Das hört man in letzter Zeit oft. Ein Finanzdirektor, der einen Wechsel vom BPC zum Konzernreporting plant, sagt etwa: „Wir wollen es zunächst einfach nur übernehmen und umstellen. Die Neugestaltung kommt später.“ Dieser Instinkt ist nachvollziehbar. Die Jahresabschlussphase ist heikel, und eine saubere Kopie des aktuellen Systems erscheint sicherer als eine Neugestaltung während der Migration. Das Problem ist jedoch, dass die Vorgehensweise „zuerst übernehmen und umstellen“ davon ausgeht, dass die beiden Systeme ähnlich genug sind, um dieselbe Logik zu verwenden. Das sind sie aber nicht.
BPC und die Konzernberichterstattung basieren auf unterschiedlichen Annahmen
SAP BPC ist eine Berichtsplattform mit integrierten Konsolidierungsfunktionen: ein Cube, in den Sie Daten laden und in dem Sie kreative Eingabeformulare erstellen, komplexe Berechnungen durchführen, frei formatierte Journalbuchungen vornehmen und die Ergebnisse in ein anderes Modell übertragen können. Die Architektur ist von Grund auf flexibel gestaltet. Sie können nahezu alles modellieren, bei Bedarf Dimensionen hinzufügen und Berechnungen übereinander schichten.
Die Konzernberichterstattung basiert auf einer völlig anderen Grundlage. Sie ist eine Erweiterung Ihrer Buchhaltung und keine darüber liegende Ebene. Die Konsolidierungslogik ist dort verankert, wo auch die Buchungen stattfinden: im selben Universaljournal, aus dem Ihre gesetzlich vorgeschriebenen Abschlüsse erstellt werden. SAP hat die Konzernberichterstattung so konzipiert, dass sie mit den bereits in S/4HANA vorhandenen Daten arbeitet und kein separates analytisches Modell nachbildet.
Dieser Unterschied ist entscheidend, bevor Sie auch nur einen einzigen Schritt Ihrer Migration planen.
Warum die Flexibilität von BPC ein langfristiges Risiko darstellt
Die Flexibilität von BPC ist zwar wirklich nützlich, hat aber ihren Preis, der sich mit der Zeit summiert. Kreative Eingabepläne führen zu Daten, deren Herkunft sich nicht mehr zurückverfolgen lässt. Berechnungen auf Skript-Ebene werden zu „Black Boxes“: Die Zahlen ändern sich, und niemand kann schnell erklären, warum. Es werden frei formatierte Journalbuchungen vorgenommen, um Abweichungen zu korrigieren, die nie richtig verstanden wurden.
Wenn sich das über mehrere aufeinanderfolgende Abrechnungszyklen hinweg summiert, entsteht eine Konsolidierung, die zwar die richtige Zahl liefert, über die das Team jedoch nicht mehr die volle Kontrolle hat. Wirtschaftsprüfer stellen Fragen, deren Beantwortung Tage in Anspruch nimmt. Neue Teammitglieder können sich nicht einarbeiten, ohne neben jemandem zu sitzen, der sich daran erinnert, warum eine bestimmte Berechnung überhaupt existiert.
Flexibilität zeigt sich auf lange Sicht in der Transparenz. Das ist kein spezifischer Mangel von BPC. Es ist das Ergebnis davon, dass ein System Raum für Improvisation lässt und der Druck des monatlichen Abschlusses dazu führt, dass man auf Behelfslösungen zurückgreift.
Was SAP Group Reporting tatsächlich bietet
Die Konzernberichterstattung schränkt diese Flexibilität stark ein, was für Konsolidierungszwecke aber auch weitgehend der Sinn der Sache ist. Die Eingabevorgaben sind strenger. Freiformat-Buchungen sind eingeschränkt. Benutzerdefinierte Berechnungen finden in der Konzernberichterstattung oft keine direkte Entsprechung. Wenn Sie von BPC kommen und erwarten, das dort Erstellte eins zu eins nachbilden zu können, werden viele Dinge einfach nicht passen.
Aber GR verfügt über etwas, was BPC nie hatte: das vollständige S/4HANA-Datenmodell als Grundlage. BPC basiert auf einem Cube mit einer begrenzten Anzahl von Dimensionen. S/4 enthält bei jeder Buchung weitaus mehr Details: Profitcenter, Segment, Partner, Bewegungsart, Projekt und vieles mehr. Ein Großteil der Flexibilität, die BPC-Teams im Laufe der Jahre aufgebaut hatten, diente eigentlich dazu, die fehlenden Dimensionsdetails des Cubes auszugleichen. In GR sind diese Details bereits im Journal enthalten.
Das verändert die Migrationsfrage völlig.
Neugestaltung: Stellen Sie zuerst die richtige Frage
Anstatt zu fragen: „Wie lassen sich die einzelnen BPC-Funktionen in GR nachbilden?“, lautet die richtige Frage: Welche BPC-Workarounds haben die Einschränkungen ausgeglichen, die das S/4-Datenmodell nun nicht mehr aufweist?
Das traf auf viele von ihnen zu. Eine Berechnung, bei der das Segment aus der Kostenstelle in BPC abgeleitet wurde, erübrigt sich, wenn das Segment bereits in der Buchung enthalten ist. Ein benutzerdefiniertes Eingabeformular, mit dem konzerninterne Daten erfasst wurden, lässt sich möglicherweise durch eine direkte Integration in die Buchhaltungsebene ersetzen. Die „Black Box“ verschwindet, da die zugrunde liegenden Daten umfangreicher sind.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die Migration dadurch einfach wird. Einige BPC-Funktionen haben in GR keine Entsprechung und erfordern eine grundlegende Neugestaltung – nicht nur eine andere technische Umsetzung. Doch gerade die frühzeitige Unterscheidung zwischen diesen beiden Kategorien – also zwischen den Funktionen, die sich nahtlos auf das S/4-Datenmodell übertragen lassen, und denen, die ein echtes Umdenken erfordern – ist entscheidend dafür, ob eine Migration erfolgreich abgeschlossen wird oder ins Stocken gerät.
Bei Finext richten wir jedes GR-Projekt genau auf diese Analyse aus: Welche Dimensionen im Universal Journal können die Aufgaben übernehmen, die bisher in der benutzerdefinierten BPC-Konfiguration angesiedelt waren, und welche BPC-Funktionen müssen von Grund auf neu entwickelt werden?
Wo fängt man bei der Migration von BPC zu Group Reporting an?
Die wichtigste Frage, die Sie Ihrem Team stellen sollten, bevor Sie eine Migration planen, lautet: Welche BPC-Funktion würden Sie am ehesten verteidigen wollen?
Genau dort liegen fast immer die wichtigsten Entscheidungen bei der Neugestaltung. Dort hat sich zudem in der Regel die größte Komplexität der BPC-Flexibilität angesammelt, und dort wird sich der Übergang zum buchhaltungsintegrierten Modell von GR entweder am meisten auszahlen oder das größte Maß an ehrlicher Reflexion erfordern.
Wenn Sie eine Migration von BPC zu Group Reporting planen und dies gemeinsam mit jemandem besprechen möchten, der bereits Erfahrung damit hat, helfen wir Ihnen gerne gerne dabei, die Details zu erörtern.
