Die meisten Bewertungen von Konsolidierungstools enden mit einer Frage nach den Kosten. Die Frage, die man sich zuerst stellen sollte, ist jedoch einfacher: Wenn Ihr Wirtschaftsprüfer Sie bittet, ihm den Buchungssatz zu zeigen, der zu einer konsolidierten Bilanz geführt hat – wie lange dauert es, bis Sie die Antwort parat haben? Bei einer journalbasierten Konsolidierung sind es dreißig Sekunden. Bei einer kubusbasierten Konsolidierung ist dies der Beginn einer Rekonstruktionsarbeit. Dieser Unterschied ist struktureller Natur und verstärkt sich mit der Zeit.
Vor nicht allzu langer Zeit stellte ein Konzernprüfer einem unserer Kunden eine ganz einfache Frage: „Zeigen Sie mir den Buchungssatz, der zu dieser Konzernbilanz geführt hat, und erklären Sie mir, warum er existiert.“
Bei einer journalbasierten Konsolidierung lässt sich diese Frage in 30 Sekunden beantworten. Man kann von den konsolidierten Zahlen zu den zugrunde liegenden Konzernbuchungen vordringen, die Regel einsehen, nach der die jeweilige Buchung erstellt wurde, sehen, wer sie freigegeben hat, und die zugrunde liegenden Quelldaten einsehen. Die Kette ist von Anfang bis Ende nachvollziehbar.
Bei einer kubusbasierten Konsolidierung lässt sich der Wert nachbilden. Genau nachzuvollziehen, warum er auf diesem Wert liegt – Buchung für Buchung –, ist jedoch eine ganz andere Aufgabe. Der Wert befindet sich in den Zellen, die Logik in der Konfiguration. Den Prüfpfad muss jemand im Nachhinein zusammenstellen. Es ist derselbe Kompromiss, den BPC jahrelang eingegangen ist: Flexibilität im Inneren, Undurchsichtigkeit an der Prüfschnittstelle.
Früher schien das ein Nischenproblem zu sein. Das ist es heute nicht mehr.
Warum die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit in der Konsolidierung steigen
Prüfungsausschüsse stellen heute schärfere Fragen als noch vor fünf Jahren. Konzernprüfer widmen der Flux-Analyse weniger Zeit und konzentrieren sich stattdessen stärker auf die Rückverfolgbarkeit der Buchungssätze. Sie wollen die Buchung sehen, nicht nur die Abweichung. Die Frage „Zeigen Sie mir den Buchungssatz“ ist nicht mehr nur strittigen Posten vorbehalten. Sie taucht mittlerweile auch bei Routineprüfungen auf.
ESG-bezogene Offenlegungen beschleunigen diesen Prozess. Konsolidierungsdaten fließen nun in einen regulierten Berichtsrahmen ein, in dem sie zuvor nicht enthalten waren. Die für Finanzkennzahlen geltenden Standards zur Überprüfbarkeit gelten zunehmend auch für Kennzahlen wie Emissionsintensität, Risiken in der Lieferkette und Nachhaltigkeits-KPIs. Für Konzerne, die jahrelang die finanzielle und nichtfinanzielle Berichterstattung voneinander getrennt haben, entsteht durch diese Konvergenz eine Lücke: Die finanzielle Konsolidierung ist nachvollziehbar, die nichtfinanziellen Daten hingegen oft nicht – und die Aufsichtsbehörden beginnen, beide Bereiche mit derselben Sorgfalt zu prüfen.
Die Kosten, die dadurch entstehen, dass die Zeitschrift nicht präsentiert werden kann, steigen.
Was eine journalbasierte Konsolidierung eigentlich bedeutet
SAP Group Reporting schneidet in diesen Diskussionen aus einem strukturellen Grund gut ab: Es basiert im Kern auf Journalbuchungen.
Jeder Konsolidierungsschritt – Währungsumrechnung, Konzernaufrechnungen, Eigenkapitalausgleich, Umgliederung und manuelle Topside-Buchung – erzeugt eine Buchung, die im selben Universaljournal wie die ordnungsgemäßen Bücher gespeichert wird. Der konsolidierte Saldo ist kein Zellwert, der von einem Skript berechnet wurde. Er ist die Summe von Buchungen, die jeweils einen Regelverweis, einen Zeitstempel, einen Freigabestatus und einen eindeutigen Verweis auf die Quelldaten enthalten.
Der Prüfpfad ist keine Funktion, die man einfach aktivieren kann. Er bildet die Grundlage, auf der die Konsolidierung abläuft.
Diese Unterscheidung ist wichtig, da sie die praktische Bedeutung des Begriffs „rückverfolgbar“ verändert. In einem journalbasierten System ist die Rückverfolgbarkeit strukturell verankert. Sie erfordert keine zusätzliche Konfiguration und keine manuelle Zusammenstellung. Die Frage des Prüfers lässt sich beantworten, da das System darauf ausgelegt ist, eine Antwort zu liefern. In einem kubusbasierten System ist die Rückverfolgbarkeit oft eine Berichtsebene, die auf der Berechnung aufbaut. Sie lässt sich zwar zum Laufen bringen, erfordert jedoch gezielten Aufwand und neigt dazu, an Qualität zu verlieren, wenn sich im Laufe der Zeit Änderungen im System ansammeln.
Warum sich die journalbasierte Konsolidierung auch im zweiten Jahr bewährt
Hier zeigt sich am deutlichsten, dass sich die journalbasierte Konsolidierung lohnt – nicht im ersten, sondern im zweiten Jahr.
Im ersten Jahr sieht jedes Konsolidierungstool gut aus. Die Implementierung ist noch frisch. Das Entwicklungsteam ist noch dabei. Die Erklärungen befinden sich im Kopf einer bestimmten Person, und diese Person steht in der Regel zur Verfügung, wenn ein Prüfer Fragen stellt. Das System liefert die richtigen Zahlen, und der Kontext zu deren Erklärung ist griffbereit.
Im zweiten Jahr sieht die Lage anders aus. Der Geltungsbereich einer Entität ändert sich. Eine Regel wird neu formuliert. Ein Teammitglied, das einen Teil der Konfiguration entworfen hat, hat das Unternehmen verlassen. Ein Prüfer fragt nach einer Bewegung, die in keinem Deck enthalten ist und in der Dokumentation nicht vorgesehen war. In einem kubusbasierten System bedeutet die Beantwortung dieser Frage, eine Logikkette durch Konfigurationsschichten hindurch zu rekonstruieren, die nicht dafür ausgelegt sind, auf diese Weise abgefragt zu werden.
In einem journalbasierten System ist die Antwort dieselbe wie im ersten Jahr. Die Buchung ist vorhanden, der Verweis auf die Regel ist vorhanden, und die Kette ist intakt, unabhängig davon, was sich um sie herum geändert hat.
Diese Nachvollziehbarkeit ist struktureller Natur und nicht verfahrenstechnischer Art. Sie müssen den Prüfpfad nicht separat führen. Er entsteht automatisch durch die Art und Weise, wie das System die Konsolidierungsarbeiten erfasst.
Wo dies in Ihrer Bewertung einzuordnen ist
Bei Finext sprechen wir das Thema Nachvollziehbarkeit bereits früh in den Gesprächen zur Festlegung des Leistungsumfangs an – und nicht erst am Ende. Früher kam dieses Thema erst spät im Rahmen einer Tool-Bewertung zur Sprache, nachdem Funktionalität und Kosten bereits erörtert und bewertet worden waren. Heute gehört es in dieselbe Diskussion wie das Datenmodell, denn im Bereich der Konzernberichterstattung sind dies ein und dasselbe Thema.
Wenn Sie derzeit Konsolidierungstools evaluieren und die Nachvollziehbarkeit in Ihrer Bewertungsmatrix in der Spalte „Wäre schön, wenn …“ steht, sollten Sie sich genau diese Spalte als Erstes noch einmal genauer ansehen. Die Frage, die Ihr Wirtschaftsprüfer im zweiten Jahr stellen wird, sollten Sie beantworten, bevor Sie die Entscheidung über die Architektur treffen.
Wenn Sie gemeinsam mit uns erörtern möchten, wie eine solche Bewertung für Ihre Gruppe aussehen sollte, sind wir gerne bereit, dies mit Ihnen zu besprechen.
