Die meisten Konzerne führen ihre Konsolidierungsarbeiten nach wie vor im Abschlusszeitraum durch: Monatsende, Quartalsende, Jahresende. Die Daten gehen ein, das Konsolidierungsteam hat ein paar Tage Zeit, der Abschluss läuft, die Zahlen werden übermittelt. Jeder kennt diesen Ablauf.
Der Aufwand ist enorm. Validierungen, Währungsumrechnungen, konzerninterne Abstimmungen, Eliminierungen, manuelle Buchungen, die Freigabe der Abschlussunterlagen: All das muss innerhalb weniger Tage erledigt werden. Lange Abende sind zum Quartalsende die Regel. Der Pizzalieferdienst kennt das Konsolidierungsteam meist mit Namen. Und das Risiko eines Fehlers, für dessen Nachverfolgung man keine Zeit hat, ist genau dann am größten, wenn am meisten auf dem Spiel steht.
Immer mehr Gruppen stellen dieselbe Frage: Kann sich dieser Trend im Laufe des Monats fortsetzen?
Warum aus dem Schlussspurt ein Sprint wurde
Lange Zeit lautete die ehrliche Antwort „Nein“. Die Konsolidierungstools befanden sich auf einem separaten Cube, und die Konsolidierungslogik wurde erst ausgeführt, nachdem die Daten dort geladen worden waren. Der Datenladeschritt war das Tor. Alles, was vor diesem Tor lag, war lediglich Buchhaltung. Der Abschluss musste im Sprint erfolgen, da es keine andere Möglichkeit gab, ihn durchzuführen.
Diese Hürde ist im SAP-Konzernreporting nicht verschwunden. Es gibt nach wie vor einen Schritt zur Datenfreigabe. Die Frage, die man sich jedoch stellen sollte, lautet: Warum muss dieser Schritt ausschließlich zum Monatsende erfolgen? Nichts hindert einen Konzern daran, Daten täglich freizugeben. Und sobald die übrigen Konsolidierungsaufgaben im Laufe des Monats kontinuierlich ablaufen können, erscheint die tägliche Freigabe nicht mehr ungewöhnlich. Sie wird vielmehr zum naheliegenden Betriebsmodell.
Drei Funktionen für die Konzernberichterstattung, die Arbeitsaufwand aus dem Abschlussprozess verlagern
SAP hat nach und nach Funktionen hinzugefügt, die bereits vor dem offiziellen Freigabeschritt auf die Buchhaltungsdaten angewendet werden können. Drei davon sind besonders relevant für Konzerne, die den Abschlussprozess strecken möchten.
Datenvalidierung von Buchhaltungsdaten. Validierungen im Stil der Konsolidierung müssen nicht mehr auf freigegebene Daten warten. Sie können bereits im Laufe des Monats direkt auf den Buchhaltungsdaten durchgeführt werden, sodass Fehler bereits Wochen vor Ablauf der Abschlussfrist erkannt werden.
Vorschau auf den Konzernabschluss. Die Finanzteams können anhand der Buchhaltungsdaten bereits vor dem offiziellen Abschluss eine Vorschau auf den Konzernabschluss erstellen. Die Zahlen sind zwar noch nicht endgültig, geben aber einen verlässlichen Anhaltspunkt. Teams, die diese Funktion nutzen, erleben am Monatsende keine Überraschungen mehr.
Konzerninterne Abstimmung und Abgleich während des Monats. Dies ist wahrscheinlich die größte Veränderung. Früher war der konzerninterne Abgleich eine Massenaufgabe im Abschlussfenster: Die Bestände wurden zusammengetragen, Unstimmigkeiten ermittelt und die Tochtergesellschaften zur Klärung herangezogen. In der Konzernberichterstattung kann die Abstimmung nun den ganzen Monat über auf Transaktionsebene erfolgen. Bis zum Beginn des Abschlusses sind die meisten Unstimmigkeiten bereits behoben.
Jede dieser Aufgaben, die zuvor im „Close“-Fenster enthalten waren, wird in die Tage und Wochen davor verschoben. Das „Close“-Fenster verschwindet nicht, aber die Anzahl der wirklich neuen Aufgaben, die darin warten, nimmt ab.
Was eine fortlaufende Schlussnotierung erfordert
Der Kompromiss ist real. Die Verteilung des Abschlusses funktioniert nur, wenn die lokalen Verantwortlichen und das Konzernteam die Konsolidierung als einen kontinuierlichen Prozess betrachten und nicht als einen Vorgang, der erst am Monatsende in Gang gesetzt wird. Das ist eine Veränderung des Arbeitsrhythmus und nicht nur eine technische Konfiguration.
Außerdem erfordert dies eine konsequente Stammdatensicherung. Wenn Validierungen und Abgleiche über den gesamten Monat hinweg laufen, machen sich Fehler sofort bemerkbar, anstatt erst bei einer gezielten Überprüfung entdeckt zu werden. Der Vorteil ist, dass sie weniger schwerwiegend und leichter zu beheben sind, wenn sie frühzeitig auftauchen. Der Nachteil ist, dass ein schlecht gepflegter Kontenplan oder eine schlecht gepflegte Konzernmatrix den ganzen Monat über zu Störungen führt, anstatt nur einmalig.
Unternehmen, denen dies gelungen ist, haben in der Regel zunächst in saubere Stammdaten investiert, und diese Investition macht sich im Ablauf des Abschlusses bemerkbar.
So richten Sie in der Konzernberichterstattung einen kontinuierlichen Abschluss ein
Es ist selten die richtige Entscheidung, den gesamten Abschlussprozess auf einmal neu zu gestalten. Der zuverlässigere Weg ist ein schrittweiser Ansatz, bei dem Funktionen nach und nach hinzugefügt werden, während das Team Vertrauen in den kontinuierlichen Betrieb aufbaut.
Ein praktischer Ablauf: Beginnen Sie im Laufe des Monats mit dem Abgleich und der Abstimmung konzerninterner Transaktionen. Das sorgt für die unmittelbarste Entlastung im Abschlusszeitraum und ist weitgehend in sich geschlossen. Fügen Sie anschließend Validierungen hinzu, die anhand der Buchhaltungsdaten durchgeführt werden. Führen Sie dann Vorabansichten des Konzernabschlusses für das Finanzführungsteam ein. Fügen Sie tägliche Datenfreigaben hinzu, sobald der übrige Prozess ausgereift genug ist, um kontinuierliche Eingaben zu verarbeiten.
Mit jedem Schritt verengt sich das Zeitfenster ein wenig mehr. Der Pizzalieferdienst gewinnt nach und nach weitere Kunden hinzu.
Bei Finext gehen wir bei Projekten zur Verteilung des Abschlussprozesses folgendermaßen vor: Wir ermitteln, welcher Teil des Abschlusses die meisten Abende in Anspruch nimmt, ziehen diesen Teil als Erstes vor und bauen darauf auf.
Wenn Sie sich Gedanken darüber machen möchten, wie dieser Ablauf für Ihre Gruppe aussehen könnte, stehen wir Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.
