Naarmate CEPI groeide en complexer werd, werd de behoefte aan structuur in de financiële planning steeds urgenter. Samen met Finext vernieuwde CEPI het planningsproces: meer grip, kortere doorlooptijden en één betrouwbare bron van waarheid – dankzij de inzet van slimme, doelgerichte financial planning software.
CEPI (Coalition for Epidemic Preparedness Innovations) werd in 2017 opgericht tijdens het World Economic Forum in Davos. Het is een ambitieus wereldwijd samenwerkingsverband tussen publieke, private en filantropische organisaties. Het doel: het versnellen van de ontwikkeling van vaccins en tegenmaatregelen tegen epidemieën en pandemieën – met gelijke toegang voor iedereen.
Centraal in CEPI’s strategie voor 2022–2026 staat de 100 Days Mission: een uitdaging om binnen 100 dagen vaccins te ontwikkelen tegen nieuwe ziekteverwekkers. Met activiteiten in Noorwegen, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten vereist CEPI niet alleen innovatie op het gebied van wetenschap, maar ook veerkracht en precisie in de financiële functie.
Na een periode van sterke groei – mede door de pandemie – realiseerde het finance-team van CEPI zich dat de bestaande werkwijze, gebaseerd op uitgebreide Excel-bestanden en handmatige consolidaties, niet langer houdbaar was. De noodzaak voor finance process automation werd duidelijk: processen moesten efficiënter, schaalbaarder en minder foutgevoelig worden.
“We werkten met talloze tabbladen in grote bestanden, met té veel details. Het samenvoegen van deze informatie kostte enorm veel tijd en leidde vaak tot fouten. Workforce planning was bijzonder lastig, en de investeringstemplates vroegen veel tijd van meerdere teams.”— Tuva Stolen, Head of FP&A bij CEPI
Samen bouwen aan vooruitgang
Een externe evaluatie leidde tot de keuze voor een nieuwe FP&A tool dat beter aansloot bij de behoeften van CEPI. Maar het ging niet alleen om technologie – het ging ook om vertrouwen en samenwerking. Vanaf het begin speelde Finext een cruciale rol in het creëren van draagvlak. Waar andere partijen zich richtten op systeemdemo’s, bood Finext directe antwoorden op finance-specifieke vraagstukken en hielp het team te visualiseren hoe het nieuwe systeem in hun context zou werken.
“Finext gaf ons directe antwoorden op financiële thema’s en wekten vertrouwen in het proces. Ze begrepen onze uitdagingen echt en wisten hoe ze deze konden oplossen.”— Tuva Stolen, Head of FP&A bij CEPI
De eerste toepassing – gericht op de forecasting van operationele uitgaven – stond binnen drie tot vier maanden live. De implementatie was intensief en co-creatief, waarbij het interne team nauw betrokken was bij het ontwerp en de inrichting.
“Het was echt learning by doing. Soms hectisch, omdat je de implementatie moest combineren met je dagelijkse werk. Maar Finext hielp ons focussen, prioriteren en de juiste tijd en middelen vrijmaken.”
Concrete resultaten, direct merkbaar
De transformatie bracht direct resultaat. Wat ooit een gefragmenteerd en foutgevoelig planningsproces was, is nu gestructureerd en schaalbaar:
- De planningscyclus werd gehalveerd – processen die eerder twee weken duurden, kosten nu nog maar één week
- Betere consolidatie en versiebeheer
- Meer tijd voor analyse in plaats van dataverzameling
Dankzij gestructureerde workflows, heldere eigenaarschap van data en het gebruik van de juiste finance planning software, beschikt CEPI nu over meer grip op kosten, betere forecast-nauwkeurigheid en het vertrouwen om sneller besluiten te nemen. De volgende stap? CEPI bereidt zich nu voor op een nieuwe fase, met bijdragenplanning en geconsolideerde cashflow planning.
“We zijn blij met één totaalbeeld in plaats van losse bestanden. Het nieuwe systeem stelt ons in staat om flexibel in te spelen op veranderingen – bijna op een agile manier.”
— Tuva Stolen, Head of FP&A bij CEPI
Benieuwd hoe Finext ook jouw financiële processen toekomstbestendig kan maken? Laten we kennismaken.
