Baggeraar Boskalis had in 2016 niet alleen een FP&A uitdaging. Ook de operationele reporting moest beter. De implementatie van Vena zorgde voor één versie van de waarheid. De losse spreadsheets en verschillende ERP systemen werden door Vena vervangen of verbonden. We vroegen Boskalis naar hun bevindingen over dit traject.
Boskalis vóór Vena
Als grote multinational met een historie van meer dan 100 jaar is het niet verrassend dat Boskalis, actief in baggeren, offshore energy en maritieme services, heel veel data te verwerken heeft. Wat ze nog niet hadden toen Pieter Klem startte in 2018, was een ‘single source of truth’ – één plek om data beschikbaar te maken voor financiële en operationele rapportages door het hele bedrijf heen. “Divisies gebruiken hun eigen ERP systemen en iedereen exporteerde data naar Microsoft Excel”, zegt Pieter. “Vervolgens bouwde iedereen binnen die divisies eigen rapportages. Het was allesbehalve een professionele oplossing”.
Met verschillende divisies die hun eigen ERP’s en rapportages gebruikten, waren de rapportageprocessen binnen het bedrijf vaak losgekoppeld van elkaar en inefficiënt. Teams verspilden tijd door veel handmatige invoer, bewerkingen en exporten. “Iedereen exporteerde naar Excel om daar te starten met reporting. Terwijl de benodigde exporten vaak uren kostten, misschien wel vier uur per medewerker”.
Met rond de 20 gebruikers en meerdere exporten telt die tijd snel op. En om de rapportages goed op te bouwen moesten gebruikers zoeken in grote hoeveelheden data en daar zelf de juiste informatie uithalen. Daar bovenop vergroot de handmatige invoer en verrijking van data de kans op menselijke fouten en maakt het real-time integratie van data uit verschillende bronnen onmogelijk. Vooral dat laatste is erg belangrijk bij de lopende projecten binnen Boskalis. Het was duidelijk voor Pieter dat Boskalis betere mogelijkheden nodig had.
De keuze voor Vena
Het team bij Boskalis wist dat het een enorme klus zou worden om alle Reporting onder te brengen in één systeem met consistente processen en standaard templates voor het hele bedrijf. Tegelijk vertrouwden ze erop dat de juiste oplossing ze zou helpen in het consolideren van cijfers en beter beschikbaar maken van informatie aan alle afnemers binnen Boskalis. Als ze allerlei handmatige taken konden verminderen dan zouden ze een begin kunnen maken aan real-time integratie van bronnen, en het opzetten van een volwassen data landschap met naast financiële- ook operationele- en HR-data. Om ze te helpen met de realisatie hiervan, koos Boskalis voor Vena.
De implementatie
Het team begon klein, met de implementatie van Vena voor specifieke use cases, maar gebruik van Vena kreeg snel momentum. Bijvoorbeeld de Budget Control Reports (BCR) binnen Boskalis. Deze werd geïmplementeerd binnen één divisie om mee te beginnen en het gebruik verspreide zich al naar andere divisies voordat het daar officieel werd uitgerold. “Toen we startten met de BCR was het lastig om een standaard template te vinden, omdat iedereen het op zijn eigen manier deed”, zegt Pieter. “Dus toen ontwierpen we een nieuw template in afstemming met alle business units wat de nieuwe standaard binnen Boskalis werd”.
Het gebruik van Vena is sindsdien verder uitgebreid naar andere divisies en meerdere use cases. Tegenwoordig heeft Vena real-time data integraties met het centrale data warehouse en een aantal andere databronnen. Dit maakt Vena dé centrale plek voor alle rapportageprocessen zoals wekelijkse cash forecasting, rapportage over P&L, balans en HR-informatie en operationele projectrapportages. Een intern competence center van 5 mensen, geleid door Pieter, is de primaire plek voor alle Vena expertise binnen het bedrijf. Zij krijgen verzoeken van gebruikers over de hele wereld en bouwen verder aan nieuwe use cases.
“Data, BI en Reporting wordt steeds belangrijker”, zegt Denice de Groot, Business Analyst bij Boskalis en lid van het interne Vena-team. “Dit is dus niet een project dat enkele jaren belangrijk is, het is belangrijk om dit team goed op te zetten voor de lange termijn”.
“Het belangrijkste is dat rapportage nu een stuk minder tijd kost. Vena is altijd up-to-date”
Key Results
Met hulp van Vena heeft Boskalis de financiële en operationele rapportages over bedrijfsbrede processen kunnen harmoniseren. De noodzaak voor handmatige wijzigingen is weggenomen en er is standaard dashboarding neergezet waarmee informatie voor iedereen op een duidelijke manier toegankelijk zit, zonder dat er zelf gezocht moet worden in onderliggende data. Denice: “Het belangrijkste is dat rapportage nu een stuk minder tijd kost. Vena is altijd up-to-date”.
Vena geeft Boskalis de mogelijkheid om extra financiële modellen toe te voegen en inspireert Pieter, Denice en het team om continu te blijven verbeteren. Ook eindgebruikers zijn enthousiast en komen regelmatig zelf met ideeën voor doorontwikkeling bij het competence center. Deze continue afstemming met gebruikers zorgt voor een blijvende focus op procesverbetering binnen het bedrijf.
Het momentum rondom Vena heeft daarnaast buy-in opgeleverd voor het inrichten van een gedeeld ERP platform. Verschillende onderdelen binnen Boskalis komen voort uit acquisities en hadden altijd hun eigen ERP systeem. Maar de integratie tussen het nieuwe, centrale ERP systeem en Vena heeft al geleid tot een switch binnen verschillende onderdelen.
Op dit moment ervaart de hele organisatie de voordelen. De standaardisatie van Reporting over alle onderdelen heen, heeft geleid tot een meer consistente werkwijze met alle bijbehorende voordelen. Tegelijk begint de integratie met Power BI steeds meer bij te dragen aan de kant van business intelligence en data visualisatie. “De combinatie tussen Vena en Power BI is voor ons absoluut de volgende grote ontwikkeling om op te pakken”, zegt Pieter tot slot.