OneStream heeft veel geweldige functies voor uw eindgebruikers. En als OneStream klant of partner is er veel informatie beschikbaar om u te leren hoe het systeem werkt. Maar hoe train je je eindgebruikers? Het liefst op een manier die gebruiksvriendelijk is en niet te veel tijd kost, zowel voor u als voor de eindgebruiker? The MarketPlace heeft twee oplossingen, die samen uw eindgebruikers voorzien van een reeks trainingsvideo's. Hoe kunt u deze apps gebruiken om uw eindgebruikers te trainen?
Natuurlijk is de Market Place niet de enige plek om eindgebruikers te trainen. Ook buiten de MarketPlace zijn er een aantal manieren om kennis over OneStream op te doen:
- OneStream Academie
- Bevat honderden video's over basis- en meer technische onderwerpen, variërend van 3 tot 30 minuten, ook toegankelijk via een App om te bekijken op je mobiel of tablet.
- Klassikale training
- OneStream heeft verschillende trainingsniveaus om de basis van het systeem te leren of om diepgaande kennis op te doen over een specifiek onderwerp.
- Kennisbank
- Bevat artikelen over specifieke onderwerpen die alleen toegankelijk zijn na afronding van de klassikale training Application Build.
Eindgebruiker training apps in de OneStream MarketPlace
In de MarketPlace vindt u een breed scala aan trainingsmaterialen voor eindgebruikers. Standaard trainingsmaterialen zijn beschikbaar voor:
- Eindgebruiker training Excel-analyse
- Training kubusweergaven voor eindgebruikers
- Workflow training voor eindgebruikers
- Training voor eindgebruikersrapporten
- Eindgebruiker training uitbreidbare documenten
Al deze downloads bevatten een PowerPoint-presentatie met oefeningen, een Word-document met een gebruikershandleiding die aan uw eigen toepassing kan worden aangepast en een PDF-bestand met instructies voor de trainer.
Om uw medewerkers snel aan het systeem te laten wennen, zijn er 2 handige MarketPlace-oplossingen beschikbaar. Samen bieden ze een aantal video's die u direct in uw workflow kunt integreren en beschikbaar kunt stellen aan uw gebruikers. Dit zijn de "End User Training-Videos (EUTV)" en de "Train Me (TRM)" oplossing.
In de oplossing User Training-Videos vind je de volgende trainingsvideo's:
- Algemene navigatie
- Het gezichtspunt (POV) gebruiken.
- Functies voor kubusweergave gebruiken
- Functies voor snelle weergave gebruiken
- De functie GetCells gebruiken in Excel
De Train Me Market Place oplossing opzetten
Om deze trainingsvideo's in OneStream weer te geven, heb je ook de Train Me (TRM) MarketPlace oplossing nodig. Ik zal je laten zien hoe je deze oplossingen kunt instellen binnen je eigen platform. Voor deze blogpost zijn Train me versie 4.1.0 SV 100 en Training videos 4.3.0 gebruikt. Het gedownloade zip-bestand kan direct in je applicatie worden geïmporteerd:
Daarna is het Train Me dashboard beschikbaar in OnePlace-Dashboards. Daar kun je de oplossing instellen door de benodigde tabellen aan te maken en de oplossing te starten:
U hebt twee niveaus van technische instellingen nodig voor deze oplossing. Ten eerste zijn er de algemene databaseserverinstellingen die van toepassing zijn op veel Market Place-oplossingen en die moeten worden aangepast door uw (technische) beheerder/installatiepartner als dit in het verleden nog niet is gedaan. Deze add-in heeft echter een aantal aanvullende technische instellingen nodig. Om het mogelijk te maken dat OneStream MP4 bestanden afspeelt, moeten enkele instellingen op de webserver worden aangepast door uw (technisch) beheerder of installatiepartner. Ook moet de IIS manager geconfigureerd worden om MP4 als MIME type te herkennen. Dit wordt in detail beschreven in de installatiegids.
Hoe Train Me configureren
De navigatieknoppen voor de oplossing worden rechtsboven weergegeven. Met het tweede item (Admin-pagina weergeven) kun je je video's beheren:
De eerste stap is om categorieën te maken voor je video's - als je er meer hebt dan de standaardcategorieën van OneStream. Ik heb er een gemaakt:
De video-inhoud die u wilt weergeven moet beschikbaar zijn op de webserver en kan worden gekopieerd naar:C:Program FilesWebPages
Nu de videocategorie is gemaakt, kunnen we de videolijst maken die verwijst naar de map Pagina's op de webserver (voer hier je eigen servernaam in):
Op het tabblad WorkFlow Video's kunt u linken naar video's die verwijzen naar een specifieke workflowstap. Het is erg belangrijk om de volledig gekwalificeerde servernaam te gebruiken, anders zal de link niet werken en krijgt de gebruiker een foutmelding te zien.
Op de pagina Instellingen zijn de opgeslagen workflowvideo's gekoppeld aan de zes stappen in de workflow:
De laatste stap is het toewijzen van de video's aan een workflowprofiel. Maak eerst een nieuwe workflow en stel de bovenliggende waarde in op de startpagina van de TRM-oplossing:
Indien nodig kunnen de substappen (zoals Importeren) op inactief worden gezet of aan een specifieke training worden gekoppeld:
Vanuit de workflow kan de gebruiker nu direct naar de startpagina van de Eindgebruikerstraining:
Of selecteer de importstap om de video (in een groter formaat) te zien die aan de importstap is gekoppeld:
Conclusie
Het aanbieden van instructievideo's direct vanuit de OneStream workflow aan eindgebruikers is erg handig wanneer nieuwe gebruikers het systeem gaan gebruiken of tijdens het inwerken van een nieuwe medewerker. De setup is vrij eenvoudig. Ik heb echter een tijdje geworsteld met het vinden van de juiste volledig gekwalificeerde url van onze server.
Voordelen
- Trainingsvideo's direct beschikbaar voor al uw gebruikers wereldwijd
- Met de standaard video's van OneStream kun je meteen aan de slag
Nadelen
- De oplossing kan (nog) geen directe verbinding maken met video's binnen de OneStream academy.
De installatie wordt gedetailleerd beschreven in de documentatie en voor een redelijk geavanceerde installatie is geen scripting nodig. Daarom classificeer ik deze oplossing als Admin Configureerbaar. Zie mijn eerdere post "The OneStream Market Place in Real Life" over classificaties.
