Bij Finext begeleiden we momenteel diverse klanten bij de migratie van hun op SAP BPC gebaseerde financial en management reporting systemen naar OneStream. Voor elke klant is het migreren van het huidige consolidatiesysteem naar een nieuw systeem altijd een ingrijpend veranderingstraject dat niet moet worden onderschat. Maar waar een klant die migreert van Oracle HFM naar OneStream bijvoorbeeld veel overeenkomsten zal herkennen, zal een klant die gewerkt heeft met SAP BPC naast uiteraard vele overeenkomsten ook moeten wennen aan de verschillen in de conceptuele opzet. In deze blog wil ik mijn ervaringen, tips en tricks delen, gebaseerd op de verschillende klanten die ik heb geholpen en momenteel help bij dit traject. De belangrijkste vraag die ik mijn klanten altijd stel: hoe halen we het maximale uit OneStream en implementeren we tegelijkertijd een nieuw systeem dat aansluit op je eisen?
Aanpak voor implementatie
Voordat ik dieper inga op de beste implementatieaanpak, wil ik benadrukken dat zowel SAP BPC als OneStream zeer goede, flexibele consolidatiesystemen zijn, waarbij OneStream een van de logische keuzes is wanneer je als klant een selectietraject doorloopt om SAP BPC te vervangen.
Aan het begin van de implementatie is het belangrijk om een duidelijk einddoel en ambitie vast te stellen op basis van ontwerpprincipes. Een ontwerpprincipe kan bijvoorbeeld zijn:
"zoveel mogelijk gebruik maken van standaardfunctionaliteiten"
We zien dat veel SAP BPC klanten nu hun consolidatiesysteem vervangen omdat de ondersteuning afloopt. Zonder deze trigger had het SAP BPC systeem nog vele jaren kunnen functioneren, maar nu is de klant druk bezig met de overgang naar het nieuwe systeem. Hier zien we een paar belangrijke benaderingen:
Migreer zoveel mogelijk één-op-één van SAP BPC naar OneStream
Het is natuurlijk verleidelijk om dit te doen. De gebruiker wordt geconfronteerd met een nieuw systeem en proces, dus lijkt het aantrekkelijk om een systeem aan te bieden dat zoveel mogelijk lijkt op het systeem dat hij of zij gewend is. Bovendien zijn er vaak veel goede oplossingen in het huidige systeem die nuttig zouden zijn om over te nemen in het nieuwe systeem. Maar de grootste valkuil is dat één-op-één migreren altijd een veel moeilijker implementatieproces zal zijn dan verwacht. In wezen zal het nieuwe systeem niets nieuws brengen en bovendien de problemen of tekortkomingen van het huidige systeem overnemen. Het gevolg is dat de huidige knelpunten niet worden opgelost.
Herontwerp het consolidatiesysteem en -proces op basis van de kernfunctionaliteiten van het nieuwe consolidatiesysteem
In deze aanpak zullen de eisen niet anders zijn dan in de vorige aanpak, maar het ontwerp zal gebaseerd zijn op hoe de best practices van OneStream het beste aan deze eisen kunnen voldoen. Daarnaast biedt het veranderen van een consolidatiesysteem een uitstekend moment om problemen of inefficiënties veroorzaakt door het huidige systeem op te lossen, of om de hiërarchieën op te schonen.
Op basis van onze ervaring met het implementeren van consolidatiesystemen zien we dat deze aanpak tot betere resultaten leidt. Het vereist echter wel dat de consultant een goed begrip heeft van het huidige systeem en dat de klant een goed begrip heeft van hoe het nieuwe systeem zal werken.
Het belangrijkste is dat de klant bereid moet zijn om bepaalde aspecten "los te laten" en dat de klant en de consultant nauw moeten samenwerken en elkaar goed moeten begrijpen. Deze samenwerking is essentieel voor een succesvolle implementatie die echt de voordelen van het nieuwe systeem benut.
Conclusie en advies
Zoals eerder vermeld zijn zowel SAP BPC als OneStream zeer goede consolidatiesystemen waarin eigenlijk "alles" mogelijk is. De manier waarop iets is ingericht verschilt echter soms. Een voorbeeld hiervan is de manier van consolideren: in SAP BPC voer je niet alleen een consolidatie uit als afzonderlijke taak, maar voer je ook de beginbalansen apart uit. In OneStream worden alle berekeningen, translaties enzovoort in één keer uitgevoerd wanneer je een consolidatie draait. Je moet echter wel goed opletten welke consolidatie-entity je selecteert bij het uitvoeren van de consolidatie.
Een ander voorbeeld is dat SAP BPC vanuit het perspectief van de eindgebruiker sterk op Excel is gebaseerd, terwijl OneStream een andere benadering van de gebruikerservaring hanteert, hoewel het ook een goede Excel-interface biedt. Echter, pogingen om exact dezelfde Excel-gebaseerde formulieren te herbouwen in OneStream zal niet leiden tot de beste resultaten. Volg in plaats daarvan onze voorgestelde aanpak:
- Houd rekening met de vereisten
- Bekijk hoe OneStream het beste aan deze eisen kan voldoen
- Implementeren volgens de best practices van OneStream
- Betrek gebruikers bij het wennen aan de nieuwe oplossing. Uiteindelijk begrijpen ze waarom iets nieuw is, mits je uitlegt wat er nieuw is en waarom het anders is
Als je geïnteresseerd bent in meer details en voorbeelden, neem dan gerust contact op met mij of mijn collega's.
