End User Training apps voor OneStream
OneStream heeft veel goede functionaliteiten voor uw eindgebruikers. En als OneStream klant of partner is er veel informatie beschikbaar om u te leren hoe het systeem werkt. Maar hoe train je je eindgebruikers? Het liefst op een manier die gebruiksvriendelijk is en niet te veel tijd kost, zowel voor u als voor de eindgebruiker? De MarketPlace heeft twee oplossingen, die samen uw eindgebruikers een reeks trainingsvideo's bieden. Hoe kunt u deze apps gebruiken om uw eindgebruikers te trainen?
Of course, the Market Place is not the only place to train end users. Outside of the MarketPlace, there are a number of ways to acquire knowledge about OneStream as well:
- OneStream Academy
- Bevat honderden video's over basis- en meer technische onderwerpen variërend van 3 tot 30 minuten, ook toegankelijk via een App om te bekijken op je mobiel of tablet.
- Classroom training
- OneStream heeft verschillende trainingsniveaus om de basis van het systeem te leren of om diepgaande kennis over een specifiek onderwerp te krijgen.
- Knowledgebase
- Bevat artikelen over specifieke onderwerpen, alleen toegankelijk na afronding van de klassikale training 'Application Build'.
End User Training apps in the OneStream MarketPlace
In de MarketPlace vindt u een breed scala aan trainingsmateriaal voor eindgebruikers. Er is standaard trainingsmateriaal beschikbaar voor:
- End User Excel Analysis training
- End User Cube Views training
- End User Workflow Training
- End User Report Books training
- End User Extensible Docs training
Al deze downloads bevatten een PowerPoint-presentatie met oefeningen, een Word-document met een gebruikershandleiding die kan worden aangepast aan uw eigen toepassing en een PDF-bestand met instructies voor de trainer.
Om uw medewerkers snel te laten wennen aan het systeem, zijn er 2 handige MarketPlace-oplossingen beschikbaar. Samen bieden ze een aantal video's die u direct in uw workflow kunt integreren en beschikbaar kunt maken voor uw gebruikers. Dit zijn de 'End User Training-Videos (EUTV)' en de 'Train Me (TRM)' oplossing.
In de oplossing User Training-Videos vind je de volgende trainingsvideo's:
- General navigation
- Using the Point of View (POV)
- Using Cube View functions
- Using Quick View functions
- Using the GetCells function in Excel
De Train Me Market Place oplossing opzetten
Om deze trainingsvideo's in OneStream te tonen, heb je ook de Train Me (TRM) MarketPlace oplossing nodig. Ik laat je zien hoe je deze oplossingen instelt binnen je eigen platform. Voor deze blogpost is Train me versie 4.1.0 SV 100 en Training video's 4.3.0 gebruikt. Het gedownloade zip-bestand kan direct in je applicatie worden geïmporteerd:
Daarna is het Train Me dashboard beschikbaar in OnePlace-Dashboards. Daar kun je de oplossing instellen door de benodigde tabellen aan te maken en de oplossing te starten:
U hebt twee niveaus van technische instellingen nodig voor deze oplossing. Ten eerste zijn er de algemene databaseserverinstellingen die van toepassing zijn op veel Market Place-oplossingen en die moeten worden aangepast door uw (technische) beheerder/installatiepartner als dat in het verleden niet is gebeurd. Deze add-in heeft echter wat extra technische instellingen nodig. Om het mogelijk te maken dat OneStream MP4 bestanden afspeelt, moeten enkele instellingen op de webserver worden aangepast door uw (technisch) beheerder of installatiepartner. Ook moet de IIS manager geconfigureerd worden om MP4 als MIME type te herkennen. Dit wordt in detail beschreven in de installatiegids.
Hoe configureer je Train Me
De navigatieknoppen voor de oplossing worden rechtsboven weergegeven. Met het tweede item (Admin-pagina weergeven) kun je je video's beheren:
De eerste stap is om categorieën aan te maken voor je video's - als je er meer hebt dan de standaard categorieën van OneStream. Ik heb er een gemaakt:
De video-inhoud die je wilt tonen moet beschikbaar zijn op de webserver en kan worden gekopieerd naar:C:\Program Files\OneStream Software\OneStreamWebRoot\OneStreamWebPages
Met de gecreëerde Video Categorie kunnen we nu de Video Lijst maken die verwijst naar de Pagina's map op de webserver (vul hier je eigen servernaam in):
Op het tabblad WorkFlow Video's kunt u linken naar video's die verwijzen naar een specifieke workflowstap. Het is heel belangrijk om de volledig gekwalificeerde servernaam te gebruiken, anders werkt de link niet en krijgt de gebruiker een foutmelding te zien.
In the Settings page the saved Workflow Videos are linked to the six steps in the workflow:
The last step is to assign the videos to a workflow profile. First, create a new workflow and then set the parent to the Home page of the TRM solution:
If required, the sub-steps (like Import) can be set to inactive or attached to a specific training:
From the workflow the user can now directly access the home page of the EndUser Training:
Or select the import step to see the video (in a larger format) that is attached to the import step:
Conclusie
Het direct vanuit de OneStream workflow aanbieden van instructievideo's aan eindgebruikers is erg handig wanneer nieuwe gebruikers het systeem gaan gebruiken of tijdens het inwerken van een nieuwe medewerker. De setup is vrij eenvoudig. Ik heb echter een tijdje geworsteld met het vinden van de juiste volledig gekwalificeerde url van onze server.
Voordelen
- Trainingsvideo's direct beschikbaar voor al je gebruikers wereldwijd
- Met de standaardvideo's van OneStream kun je meteen aan de slag
Nadelen
- De oplossing kan (nog) geen directe verbinding maken met video's binnen de OneStream academy.
De setup wordt gedetailleerd beschreven in de documentatie en voor een vrij geavanceerde setup is er geen scripting nodig. Daarom classificeer ik deze oplossing als Admin Configurable. Zie mijn eerdere post 'De OneStream Market Place in het echt' over classificaties.
