Te vaak leidt het planningsproces tot politieke spelletjes, zoals sandbagging. Planningsprocessen staan of vallen met het gedrag van mensen. Hoe ontsluit je op een intelligente manier de collectieve wijsheid van je organisatie? Met de 5 Key Performance Questions krijg je een effectieve dialoog. En dus plannen en prognoses die kloppen.
5 'must vragen' in uw planningsproces
Het planningsproces leidt soms tot politiek en disfunctioneel gedrag, zoals "back casting". Hierbij stelt het topmanagement doelen waar de prognose toe moet leiden. Carpeting' komt ook voor, waarbij medewerkers het management tevreden willen houden, lastige vragen over prognoses vermijden en slecht nieuws achterhouden. Andere voorbeelden zijn "sandbagging", het temperen van resultaatverwachtingen om erkenning te krijgen als de prognose wordt overtroffen, en "gaming", het naar beneden bijstellen van budgetdoelstellingen om het bonussysteem te overtreffen.
Tweerichtingsverkeer
Hoe kun je dit gedrag positief veranderen? De crux is het stellen van vragen, de juiste vragen. Met antwoorden op de fundamentele vragen over de huidige en toekomstige prestaties van zijn of haar bedrijfseenheid. Het onderliggende idee is om in dialoog tot een gedeelde rationale voor de antwoorden te komen.
Belangrijkste prestatievragen
Om deze dialoog tot stand te brengen, hebben we de Key Performance Questions, afgekort KPQ's, ontwikkeld. De volgende 5 KPQ's leiden tot een effectieve dialoog over het planningsproces en zetten mensen aan tot actie:
1. Terugblik: waar staan we?
- Hebben we ons plan tot nu toe gehaald?
- Hoe nauwkeurig is de voorspelling tot nu toe?
- Wat hebben we gedaan om op het goede spoor te komen?
2. Hoe realistisch is het plan, het budget of de prognose?
- Waarin verschilt de huidige voorspelling van de vorige?
- Zijn de onderliggende aannames geldig?
- Is de prognose consistent met het vorige planjaar?
3. Is het plan, budget of prognose "genoeg"?
- Gaan we onze doelen halen met de huidige prognose?
- Welke extra middelen of investeringen zijn nodig?
4. Wat als?
- Wat zijn de opwaartse kansen en neerwaartse risico's?
- Welke noodplannen hebben we hiervoor opgesteld?
- Wat is het beeld met de bandbreedte in de voorspelling?
5. Hoe passen we ons aan?
- Hoe zorgen we ervoor dat het plan wordt gerealiseerd?
- Welke maatregelen kunnen we nemen om op het goede spoor te komen?
De juiste volgorde voor het planningsproces
We zien vaak dat een review meteen inzoomt op de 3e vraag, waardoor de dialoog over het planproces hapert. De reden dat "is het plan realistisch" voorafgaat aan "is het plan voldoende" is dat je eerst moet weten of het plan en de bijbehorende cijfers realistisch zijn voordat je überhaupt kunt beoordelen of je met datzelfde plan je doelstelling kunt halen. Omgekeerd zou je kunnen voorspellen dat je de doelen zult halen, maar dat zegt niets als de voorspelling niet realistisch is.
Een grondig antwoord
KPQ's zijn open vragen, die je helpen om sociaal wenselijke antwoorden te vermijden. Bovendien zijn onze hersenen ingesteld om een zo grondig mogelijk antwoord te geven bij open vragen. Met open vragen beginnen we na te denken over de context en herordenen, rangschikken, beoordelen. En eerlijk gezegd is dat het belangrijkste effect van het stellen van deze vragen, ongeacht het gegeven antwoord.
Deze vijf essentiële vragen zorgen dus voor een krachtige prestatiedialoog, die leidt tot meer openheid in plaats van politiek gedrag, zoals dichttimmeren of achteroverleunen. Hierdoor worden het planningsproces en de prognoses nauwkeuriger en de beslissingen beter.
.webp)