Tijdens het webinar ‘Level Up jouw in Pharma & Biotech’ hebben we dit besproken. Financiële teams in de farmaceutische sector kampen met een planningsprobleem dat EPM (Enterprise Performance ) oplost, maar Excel nooit zal kunnen oplossen. Niet omdat Excel niet kan rekenen, maar omdat het coördineren van 50.000 producten in 50 landen via spreadsheets die per e-mail worden verstuurd, geen planningsproces is. Het is een exercitie in gegevensverzameling waaraan een planningskalender is toegevoegd.
Het planning-volwassenheidsmodel: waar farmaceutische bedrijven zich daadwerkelijk bevinden
Finext brengt de mate van integratie van bedrijfsplanning in kaart aan de hand van acht niveaus. Als je weet waar je , kun je bepalen welk probleem je het eerst moet aanpakken.
Niveau 0: Alleen spreadsheets. De planning vindt volledig plaats in Excel. Geen gedeeld model, geen versiebeheer, geen audittraject.
Niveau 1: Gebaseerd op een database. De begrotingsresultaten worden in een centrale database vastgelegd, maar de invoer gebeurt nog steeds handmatig en is versnipperd over verschillende teams.
Niveau 2: Procesgestuurd. De planning volgt een kalender. Er vinden evaluaties plaats. Het model beschikt nog niet over analytische intelligentie.
Niveau 3: Op drijfveren gebaseerde planning. Multidimensionale, op drijfveren gebaseerde modellen vervangen statische spreadsheets. De meeste farmaceutische bedrijven hebben moeite om dit niveau te bereiken. De overstap van niveau 2 naar niveau 3 is geen simpele software-upgrade. Hiervoor moet het gegevensbeheer binnen de hele organisatie opnieuw worden bekeken.
Niveau 4: Voorspellende prognoses. De gegevenskwaliteit is zo hoog dat historische patronen de basis vormen voor geautomatiseerde referentiewaarden.
Niveau 5: Bedrijfsbreed geïntegreerd. Verkoop, inkoop, personeelszaken en financiën maken gebruik van één doorlopend model. Operationele en financiële gegevens worden gezamenlijk verwerkt.
Niveaus 6 tot en met 8: Uitgebreid en in de toeleveringsketen geïntegreerd. De planning reikt verder dan de organisatie en omvat ook klanten en leveranciers. Het bevoorradingssignaal van een detailhandelaar wordt in realtime doorgegeven aan het productieschema van de leverancier.
De meeste farmaceutische bedrijven die bij Finext aankloppen, bevinden zich tussen niveau 1 en niveau 2. Sommige zitten op niveau 3, maar hebben daar nog hiaten waardoor het drivermodel meer theoretisch dan praktisch is.
Vraagplanning in de farmaceutische sector: het probleem van overtollige voorraden
Bij de vraagplanning in de farmaceutische sector speelt een beperkende factor mee waar de meeste andere sectoren geen last van hebben: de houdbaarheid. Wanneer een product onverkocht de houdbaarheidsdatum nadert, staan bedrijven voor de keuze tussen volledige afschrijving of bulkverkoop zonder winstmarge. Geen van beide uitkomsten was in de prognose meegenomen.
De hoofdoorzaak is een structurele kloof tussen de verkoop- en de inkoopafdeling. Verkoopteams richten zich op het volume. Inkoopteams richten zich op productie-efficiëntie. Geen van beide teams krijgt de cijfers van de ander vroeg genoeg te zien om deze op elkaar af te stemmen.
Geïntegreerde bedrijfsplanning lost dit op door de beperkte leveringscapaciteit en de onbeperkte verkoopambities in één en hetzelfde planningsproces te integreren, waarbij duidelijk wordt vastgelegd wie ervoor verantwoordelijk is om de kloof te dichten voordat de voorraad verloopt.
Een Finext-implementatie betrof een farmaceutische organisatie met 50.000 lokale producten, 900 verkoopkanalen en activiteiten in meer dan 50 landen. Bij het planningsproces waren meer dan 1.000 mensen betrokken. Elk lokaal team werkte met afzonderlijke Excel-bestanden. Het wereldwijde team was volledig in beslag genomen door het samenvoegen van gegevens. Er bleef geen tijd over voor analyse.
De oplossing koppelde de EPM-tool aan het centrale datawarehouse. Voor producten met hoge prioriteit worden lokaal handmatig gegevens ingevoerd, waarbij teams gebruikmaken van hun praktische marktkennis. Voor stabiele producten met lage prioriteit worden voorspellende basisalgoritmen gebruikt. Lokale gebruikers kunnen deze basiswaarden overschrijven wanneer ze over specifieke informatie beschikken. Het wereldwijde team krijgt een geconsolideerd overzicht zodra de lokale gegevens binnenkomen, zonder te hoeven wachten tot iedereen zijn gegevens heeft ingediend.
O&O en financiering van vaccins: planning met het oog op portefeuillerisico’s
CEPI (de Coalition for Epidemic Preparedness Innovations) financiert de ontwikkeling van vaccins voor ziekten waaraan de commerciële farmaceutische sector geen prioriteit toekent. Tijdens de COVID-19-pandemie nam de overheidsfinanciering snel toe, waardoor een team dat was opgezet voor zorgvuldig portefeuillebeheer op de lange termijn, miljarden euro’s moest bijhouden verspreid over tientallen lopende programma’s tegelijk.
Finext heeft voor CEPI een EPM-model met twee sporen ontwikkeld.
Het eerste onderdeel betreft de inkomsten: geld dat binnenkomt van overheden, stichtingen en multilaterale fondsen. Het model is geïntegreerd met Salesforce om vastgelegde en nog niet vastgelegde toezeggingen van elkaar te onderscheiden, de verwachte inkomsten per ziekteprogramma in kaart te brengen en financieringstekorten te signaleren voordat deze tot programmarisico’s leiden.
Het tweede onderdeel betreft investeringen in onderzoek en ontwikkeling: uitgaven. Risico- en vertragingfactoren zijn hier direct ingebouwd. Als een programma € 10 miljoen uitgeeft op een budget van € 20 miljoen, interpreteert het model deze onderbesteding als een risico voor de planning, niet als een besparing. Portefeuillebeheerders zien of een programma voorloopt, op schema ligt of in de problemen zit. Niet alleen of de begroting klopt.
Vóór de implementatie duurde dat twee weken. Daarna: één tot twee dagen.
Personeelsplanning voor meerdere landen en operationele kosten
Farmaceutische bedrijven die in meerdere landen actief zijn, kampen met een probleem op het gebied van personeelsplanning dat met elke nieuwe vestiging alleen maar groter wordt. Pensioenregelingen, sociale premies, vakantierechten en contractvormen verschillen per land. Wanneer een overheid halverwege de begrotingscyclus een tarief wijzigt, moet iemand in alle lokale spreadsheets alle betreffende rijen opsporen.
Dat verloopt zelden vlekkeloos. De cijfers lopen uit. Het opstellen van nieuwe prognoses kost dagen.
Het alternatief is een wereldwijd personeelsplanningsmodel waarbij een beheerder één parameter bijwerkt. Alle entiteiten, alle valuta’s en alle landen worden onmiddellijk opnieuw berekend. De financiële afdeling krijgt nauwkeurige cijfers te zien zonder dat ze daarvoor achter HR aan hoeft te zitten. De bedrijfsonderdelen voeren hun eigen personeelsgegevens rechtstreeks in, omdat zij over die kennis beschikken, en niet de financiële afdeling.
Financiële business partnering werkt alleen als de financiële afdeling niet de bottleneck is wat betreft gegevens. Het model moet de verantwoordelijkheid toewijzen aan degenen die over de kennis beschikken, terwijl de financiële afdeling voldoende inzicht krijgt om daarop te kunnen reageren.
Op bestuurders gebaseerde kasstroom
Bij handmatige kasstroomprognoses in de farmaceutische sector werkt de treasury-afdeling doorgaans met aannames over ontvangsten, uitgaven en voorraden in een spreadsheet die losstaat van de winst-en-verliesrekening.
Finext vervangt dit door een model voor de kasomlooptijd dat is gebaseerd op drie factoren: DSO (Days Sales Outstanding), DPO (Days Payable Outstanding) en DIO (Days Inventory Outstanding). De kasstroom wordt afgeleid uit de werkelijke cijfers en de prognose van de winst- en verliesrekening. Wanneer de prognose verandert, wordt de kasstroom automatisch bijgewerkt. De afdeling Treasury hoeft niet te wachten tot de financiële afdeling een bestand doorstuurt.
Wat xP&A betekent voor de financiële sector in de farmaceutische industrie
Traditionele FP&A levert financiële resultaten op. xP&A (afdelingsoverschrijdende planning) beschouwt die resultaten als het gevolg van factoren die in de hele organisatie aanwezig zijn: commerciële prognoses, vraagplannen, leveringsbeperkingen, personeelskosten en R&D-pijplijnen.
Voor de farmaceutische sector is dit van belang omdat de financiële resultaten het gevolg zijn van beslissingen die worden genomen op het gebied van verkoop, toeleveringsketen, productie en R&D. Een FP&A-team dat uitsluitend op basis van financiële gegevens werkt, reageert altijd achteraf. Een xP&A-model geeft de financiële afdeling de middelen om een bijdrage te leveren nog voordat de cijfers vastliggen.
De S&OP-processen die binnen grote farmaceutische bedrijven goed functioneren, zijn vrijwel altijd gebaseerd op een goed werkende xP&A-integratie. Bij de processen die vastlopen, ontbreekt dit meestal.
AI in de farmaceutische planning: wat staat ons te wachten en wat is daarvoor nodig?
De integratie van AI in EPM-platforms evolueert van een proefproject naar een volwaardige functie. Op korte termijn is scenario-planning op basis van natuurlijke taal een van de mogelijkheden.
In plaats van door sjablonen te bladeren om een promotie-effect in december te modelleren door het volume aan te passen, de capaciteit te controleren en de bezettingsgraad van de productielijn te bekijken, typt een planner: "Pas in december een promotie van 10% toe voor dit product en laat me zien wat het effect is op de capaciteit van deze productielijn." Het model voert het scenario uit.
Dit is geen vervanging voor de planner. Het overbrugt de kloof tussen een zakelijke vraag en het antwoord daarop.
Organisaties op niveau 3 en hoger, die beschikken over schone data en goed functionerende bestuurdersmodellen, zijn klaar om deze tools te gebruiken zodra ze beschikbaar komen. Organisaties die nog steeds met spreadsheets werken, zullen de komende twee jaar besteden aan het leggen van de basis, voordat AI een haalbare optie wordt.
Veelgestelde vragen: EPM en geïntegreerde planning in de farmaceutische sector
Wat is EPM in de farmaceutische sector, en waarom is het belangrijk?
EPM (Enterprise Performance ) brengt financiële planning, budgettering, prognoses en rapportage samen in één model. Voor de farmaceutische sector betekent dit dat vraagplanning, personeelsplanning, beperkingen in de toeleveringsketen en het beheer van de R&D-portefeuille allemaal in één enkele versie van de cijfers worden geïntegreerd, in plaats van dat ze aan het einde van de maand handmatig moeten worden afgestemd. Het alternatief is een versnipperde planning verspreid over verschillende systemen en spreadsheets, waarbij de financiële afdeling haar tijd kwijt is aan het consolideren in plaats van aan het analyseren.
We hebben al een ERP-systeem. Hebben we daarbovenop ook nog EPM nodig?
ERP-systemen registreren transacties. EPM-tools zorgen voor planning en prognoses. jouw vertelt je er is gebeurd. jouw vertelt je gaat gebeuren, wat de oorzaken van afwijkingen zijn en hoe verschillende scenario’s de uitkomst beïnvloeden. De meeste financiële teams in de farmaceutische sector hebben beide nodig, en die moeten parallel draaien.
Op welke schaal is op chauffeurs gebaseerde planning zinvol voor de farmaceutische sector?
Planning op basis van factoren begint zich terug te betalen zodra de handmatige inspanningen voor het bijhouden van een spreadsheetmodel hoger uitvallen dan de kosten van een goed stuk software. Voor farmaceutische bedrijven met meerdere markten of productlijnen ligt die drempel lager dan de meeste teams verwachten. De complexiteit van de planningsfactoren is belangrijker dan het aantal medewerkers of de omvang van de omzet.
Hoe lang duurt de implementatie van een EPM-systeem in de farmaceutische sector?
De omvang van het project is bepalender voor de doorlooptijd dan de grootte van het bedrijf. Een gerichte module voor personeelsplanning of cashflow kan binnen enkele maanden in gebruik worden genomen. Een wereldwijd model voor vraagplanning dat 50.000 SKU’s in meer dan 50 landen omvat, is een meerjarenproject. Implementaties die in de problemen raken, zijn bijna altijd die waarbij men alles in één keer wilde oplossen in plaats van het project in fasen uit te voeren op basis van gebruiksscenario’s.
