Waarom Continuous Improvement cruciaal is voor jouw planningsoplossing

De reis van een connected planningsplatform

Rome is niet in één dag gebouwd. Hetzelfde kan gezegd worden van een verbonden planningsprogramma. Het is een reis zoals het bouwen van de Sagrada Familia kathedraal. Ook al heeft het meer dan 125 jaar geduurd, je kunt de duidelijke visie, het eigenaarschap en het stevige fundament zien. Je hebt improvisatie en doorzettingsvermogen nodig in een continu veranderende omgeving om de uiteindelijke doelen te realiseren.

Hetzelfde kan gezegd worden van een organisatie die de overgang van hindsight, via inzicht, naar foresight begrijpt. Tegenwoordig vereist het hebben van een concurrentievoordeel meer dan het hebben van (financiële) controle en het hebben van inzichten. Slimme organisaties gaan naar het niveau van vooruitzien met behulp van geïntegreerde voorspellingen en kunstmatige intelligentie. Dit is een reis waarvoor - naast een duidelijke visie en een sterk fundament - een roadmap voor continue verbetering cruciaal is.

Verschillende bedrijfsprocessen in één platform

"Als je kiest voor een planningsconfiguratieplatform zoals Anaplan of Pigment, dan doe je dat omdat je een duidelijke visie hebt over het automatiseren van je bedrijfsplanningsprocessen. In de meeste gevallen zien we dat de visie is om verschillende functies en hun planningsprocessen in één platform onder te brengen," zegt Stephan de Wit, Performance Management consultant bij Finext.

Het bereiken van deze visie vereist een lange termijn aanpak, omdat je niet één proces implementeert, maar veel meer. Stephan: "Een enkele bedrijfsfunctie in het planningsplatform brengen kan slechts een paar maanden duren, afhankelijk van de complexiteit van de processen. Het automatiseren van meerdere functies vereist echter vaak een meerjarenprogramma op basis van een continue verbeteringsaanpak."

De uitdaging van multi-eigenaarschap

Als je je hele organisatie wilt bedienen met de voordelen van Anaplan, zullen er veel verschillende bedrijfsonderdelen en functies bij betrokken zijn. Dit brengt de uitdaging van multi-eigenaarschap met zich mee: al deze bedrijfsonderdelen en afdelingen hebben hun eigen visie en doel voor planning en forecasting.

Een manier om deze uitdaging aan te pakken is om iedereen zijn eigen planningsmodellen te laten maken. En eerlijk is eerlijk, Anaplan en Pigment zijn zo krachtig dat je dat kunt doen. Vaak leidt deze aanpak echter tot teleurstelling omdat je niet volledig kunt profiteren van de waarde van het verbonden platform. Vervolgens zullen verschillende bedrijfsfuncties gaan twijfelen aan het gebruik van het platform en misschien zelfs hun eigen tool kiezen of vasthouden aan spreadsheets.

Voorkom stagnatie na het eerste project

Een ander nadeel van deze 'vrijheid'-benadering is dat het implementatieprogramma kan stagneren nadat de eerste bedrijfseigenaar zijn project heeft afgerond. Stel dat financiën de eerste bedrijfseigenaar is. Vaak wordt hier het eerste project gestart. Zodra financiën klaar zijn met de implementatie, de controle hebben en toegang hebben tot alle vereiste processen en rapporten, is dit team tevreden. In de praktijk zien we vaak dat finance minder gemotiveerd is om het programma te promoten voor andere bedrijfsprocessen. Ze hebben het immers druk genoeg met hun kernactiviteiten en kunnen Anaplan zelf gebruiken voor alles wat ze nodig hebben. De oorspronkelijke business case was echter gebaseerd op de visie om meerdere bedrijfsfuncties in het platform onder te brengen.

Organisatorische problemen

Deze uitdagingen doen zich niet alleen voor als je Anaplan of Pigment gebruikt. Alle robuuste platformoplossingen brengen deze uitdagingen met zich mee, omdat ze zo krachtig zijn dat het doel om meerdere processen in één oplossing onder te brengen technisch haalbaar is. De problemen zijn vooral organisatorisch van aard en vragen dus om een organisatorische oplossing.

"We hebben gezien dat het een hit and run wordt als je de implementatie niet centraal en op basis van een solide roadmap organiseert. Sommige afdelingen starten projecten en implementeren met succes hun eigen vereisten. Individueel zullen deze afdelingen er zeker baat bij hebben, maar je organisatie zal niet de volledige waarde uit het platform halen of de visie van connected planning bereiken," aldus Stephan.

Continue verbetering en een Centre of Excellence

Continu verbeteren helpt om deze uitdagingen aan te gaan, nog meer als het is georganiseerd in een Centre of Excellence. In zo'n Centre of Excellence kun je alle expertise en diepgaande kennis centraliseren die nodig is voor de implementatie. Bovenal zorg je ervoor dat de ambitie om de oorspronkelijke visie te bereiken één centrale eigenaar heeft: het Centre of Excellence.

Het gebruik van deze gecentraliseerde aanpak ondersteunt de organisatie bij het bereiken van alle doelstellingen van de business case, en nog belangrijker, het opent de deur naar het toekomstverkennende niveau dat uw organisatie een concurrentievoordeel kan opleveren. Op basis van voortdurende verbetering, stap voor stap, afdeling voor afdeling, wordt de routekaart gerealiseerd. Verbonden planning komt tot leven als uw eigen Sagrada Familia.

Hoe zet je een Centre of Excellence op?

Meer weten over het organiseren van continue verbetering door het opzetten van een Centre of Excellence? Ontdek meer in Hoe start je een Centre of Excellence voor Anaplan of Pigment.