Es ist ein ganz normaler Freitagnachmittag, mittags, während der immerwährenden Corona-Krise. Als Projektcontroller müssen Sie den ganzen Nachmittag damit verbringen, Ihre Kollegen anzurufen, um sie aufzufordern, noch vor dem Wochenende Projektfortschritte und Zeitpläne zu liefern. Dann verbringen Sie oft einige Zeit damit, all diese einzelnen Fortschrittsberichte zusammenzufügen. Bald ist es 18.30 Uhr und Sie wollen von Ihrem Büro in die Küche, um mit dem Abendessen zu beginnen. Wie üblich kommt ein frühes Wochenende nicht in Frage.
Aktueller Stand eines Projektcontrollers
Einige Projektleiter haben vergessen, eine Aktualisierung zu senden, andere haben die Zahlen etwas anders gemeldet. Nach vielen Kopier- und Einfügevorgängen sind Sie in der Lage, die Prognose finanziell zu erstellen. Sie können sich die wirklich großen Unterschiede ansehen, und es wird ein Bericht erstellt, der dem Management vorgelegt wird. Sie waren noch nicht in der Lage, eine wirklich gute Analyse zu machen, das kommt nächste Woche... Dies ist eine Situation, die wir häufig bei neuen Kunden antreffen, die (teilweise) auf Projektbasis arbeiten. Jeder führt seine eigene Tabelle, und einmal pro Woche oder Monat wird das alles zu einem Ganzen zusammengeführt. Das ist natürlich oft mit zu viel Arbeit verbunden, und dann stellt sich die Frage, ob wir eine effektivere Methode der Projektplanung einführen können. Und das alles, ohne den Benutzer aus seiner Tabellenkalkulation zu vertreiben, denn ja, das funktioniert so schön und vertraut. Im Rahmen des Projektmanagements versuchen wir sicherzustellen, dass ein Projektcontroller in einem Unternehmen seine Zeit so sinnvoll und effektiv wie möglich verbringen kann. Ziel ist es, dass schnelle Einblicke und Analysen gemacht werden können, die sowohl für die Finanzbranche als auch für das Unternehmen von Interesse sind.
Im Rahmen des Projektmanagements versuchen wir sicherzustellen, dass ein Controller seine Zeit so sinnvoll und effektiv wie möglich verbringen kann.
Eine der Lösungen, die wir zu diesem Zweck anbieten, ist Vena Solutions. Vena bietet eine Benutzeroberfläche im vertrauten und flexiblen Excel, aber mit einer robusten Datenbank im Backend. Darüber hinaus verfügt Vena über einen eigenen Arbeitsablauf, einen Prüfpfad und eine automatische Datenaggregation, was es perfekt für die Projektplanung macht.
Wir stellen häufig fest, dass Unternehmen, die versuchen, Tabellenkalkulationen abzuschaffen, häufig trotzdem (teilweise) zu ihnen zurückkehren. In diese Lücke stößt Vena vor.
Ein Schritt zurück zum Freitagnachmittag, aber jetzt mit Vena.
Der Projektcontroller sieht auf seinem Vena-Dashboard, dass 95 % der Projektleiter ihre Zeitpläne aktualisiert haben. Tatsächlich haben die Projektleiter bereits gestern eine automatische E-Mail von Vena erhalten, um ihren Zeitplan zu aktualisieren. Jede Person hat ihre eigene Aufgabe, in der sie die neuesten Zahlen sehen und sie über Vena in Excel aktualisieren kann. Beim Speichern werden diese Zahlen nicht lokal, sondern direkt in einer Datenbank gespeichert.
Dadurch sieht der Controller den neuen Stand der Dinge sofort in seinem Statusbericht und seine Prognose liefert ein vollständiges Bild aller Projekte auf aggregierter Ebene. Er bittet die 2 Projektleiter, die ihre Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben, dies kurz zu tun. Dann geht er die Projekte durch und dokumentiert einige Ausreißer. Um vier Uhr schickt Vena eine automatische Mail mit dem Bericht an das Management.
Mit Vena kann der Projektcontroller wieder mehr Zeit für die Analyse und Überprüfung des Zeitplans aufwenden. Außerdem muss sich die Person nicht mehr mit der Verknüpfung von Tabellenkalkulationen befassen.
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