Der Status-Tracker von Vena wird oft zu wenig genutzt, obwohl er die Transparenz und Kontrolle im Planungsprozess erheblich verbessern kann. Diese Funktion ist auf der Registerkarte „Manager“ verfügbar und hilft Finanzteams dabei, Prozessprüfungen zu vereinfachen, den Fortschritt von Aufgaben zu überwachen und Planungszyklen einzuhalten. Für Unternehmen, die mit Vena arbeiten, bietet der Status-Tracker einen klaren Prüfpfad und eine strukturierte Transparenz der Arbeitsabläufe. Dadurch erhalten Finanzteams eine bessere Kontrolle über die Ausführung und können besser vorhersehbare Planungszyklen unterstützen.
Warum den Vena Status Tracker verwenden?
Viele Finanzteams verlassen sich bei der Budgetierung und Prognoseerstellung nach wie vor auf manuelle Statusüberprüfungen. Mit zunehmender Komplexität der Prozesse wird dieser Ansatz jedoch immer zeitaufwändiger und schwieriger aufrechtzuerhalten.
Der Vena Status Tracker ersetzt fragmentierte Statusprüfungen durch eine zentrale Übersicht. Damit können Sie:
- Alle Aufgaben eines Prozesses mit ihrem Verantwortlichen, Typ, Status, Fälligkeitsdatum und Zeitpunkt der letzten Änderung an einem Ort anzeigen
- Überwachen Sie anhand visueller Indikatoren und Prozentangaben, wie viel Arbeit in Bearbeitung, abgeschlossen oder überfällig ist.
- Aufgaben in einem Kalender anzeigen, um die Arbeitsbelastung und Fristen nach Tag oder Woche zu verstehen
- Teilen Sie die Aufgabenliste mit erweiterten Filtern (nach Eigentümer, Status, Überprüfungsstatus, aktuellem Prüfer, Fälligkeitsdatum und mehr) auf.
- Exportieren Sie das vollständige Prozessaudit als CSV-Datei, um es in Excel weiter zu analysieren oder mit Auditoren und Stakeholdern zu teilen.
In der Praxis ist der Status Tracker in Vena Solutions zu einem zuverlässigen Überblick über den Prozessfortschritt und zeigt, wer im Zeitplan liegt, wer hinterherhinkt und wo möglicherweise eingegriffen werden muss.
Was zeigt der Vena Status Tracker an?
Das Dashboard bietet eine strukturierte Übersicht über Ihren Planungsworkflow. Es enthält ein Donut-Diagramm für laufende Arbeiten (das beispielsweise einen Fortschritt von 2 % anzeigt), Fertigstellungsbalken und eine Kalenderansicht für anstehende Termine.
Darunter befindet sich ein filterbares Raster, in dem der Name jeder Aufgabe, die Verantwortlichen, der Überprüfungsstatus, der aktuelle Prüfer, das Fälligkeitsdatum und weitere Details aufgeführt sind. So können Teams potenzielle Engpässe schnell erkennen und die Prozessleistung überwachen.
Wie man darauf zugreift
- Melden Sie sich bei Vena an und gehen Sie zur Registerkarte „Manager “.
- Wählen Sie Ihren Prozess aus der Liste auf der Startseite aus.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Status Tracker“, um die Ansicht zu laden.
Das Dashboard zeigt sofort die neuesten Prozessdaten an.
Filtern für Präzision
Die Filterfunktion ermöglicht es den Finanzteams, den Planungsworkflow detaillierter zu analysieren.
Sie können Filter anwenden nach:
- Eigentümer
- Status (z. B. „In Bearbeitung“ oder „Überfällig“)
- Überprüfungsstatus
- Aktueller Rezensent
- Datumsbereich
Filter können kombiniert werden, um gezielte Fragen zu beantworten, wie z. B.: „Zeige überfällige Finanzaufgaben für diese Woche an.“ Dadurch werden Audits schneller und zielgerichteter.
Export von Audits
Nachdem Sie die Filter eingestellt haben, klicken Sie oben rechts auf „Exportieren“, um eine CSV-Datei mit den übereinstimmenden Aufgaben herunterzuladen. Öffnen Sie die Datei in Excel, um sie zu analysieren, weiterzugeben oder für Compliance-Dokumentationen zu verwenden.
Dies reduziert den manuellen Nachverfolgungsaufwand und gewährleistet einen konsistenten Prüfpfad.
Praktische Anwendungsfälle
Teams verwenden den Vena Status Tracker in der Regel in den folgenden Szenarien:
Überwachung am Monatsende oder im Budgetzyklus: Verfolgen Sie die Fertigstellungsquoten, identifizieren Sie Eigentümer, die im Rückstand sind, und weisen Sie die Arbeit bei Bedarf neu zu.
Audit-Unterstützung: Stellen Sie einen Export mit Zeitstempel bereit, aus dem hervorgeht, wer welche Vorlage eingereicht hat, wann sie geändert und wann sie genehmigt wurde.
Kontinuierliche Verbesserung: Analysieren Sie nach Abschluss eines Zyklus die Exporte, um festzustellen, wo Verzögerungen aufgetreten sind und welche Aufgabentypen oder Entitäten regelmäßig in Verzug geraten.
Durch den Ersatz von Ad-hoc-Statusprüfungen durch strukturierte Workflow-Transparenz hilft der Status Tracker Finanzteams dabei, besser vorhersehbare und kontrollierte Planungszyklen durchzuführen und gleichzeitig die Audit-Bereitschaft zu stärken.
