Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sitzen mit dem Finanzvorstand am Tisch. Das kommt nicht oft vor, aber jetzt saßen Sie aus dem falschen Grund dort. Dies war ein Treffen, bei dem Sie lieber nicht dabei sein wollten. Das Leistungsmanagement-Paket, das vor sechs Monaten angepriesen wurde, hat sich als Fehlkauf erwiesen. Wahrscheinlich sind Sie in eine der Fallen bei der Auswahl von EPM-Software getappt. Und was nun?
Softwareauswahl: die 5 größten Fallstricke, die es zu vermeiden gilt
Fallstricke bei der Auswahl von EPM-Software
Die Lösung scheint trotz der glänzenden Demos nicht in der Lage zu sein, das zu tun, was sie zumindest tun sollte. Der Anbieter scheint andere Prioritäten zu haben. Die Kollegen in anderen Abteilungen haben bereits das Vertrauen verloren und sich rechtzeitig strategisch distanziert. Jetzt müssen Sie es dem CFO erklären. Was hätten Sie tun können, um dieses Treffen zu vermeiden? Welche fünf Tipps hätten Sie gerne schon vor sechs Monaten gehabt? Welche Fallstricke sollten Sie bei der Auswahl von EPM-Software vermeiden?
1. Starrt nicht blindlings auf Analysten
Die "magischen Quadranten" oder "Wellen" scheinen ein Wegweiser für die sichere Wahl einer neuen Lösung zu sein. Wer könnte schon Probleme bekommen, wenn er sich für eine Lösung entscheidet, die von einem "renommierten" Analysten als führend bezeichnet wird? Leider sind viele Analystenberichte nichts anderes als eine falsche Sicherheit bei der Wahl einer EPM-Lösung. Ein Magic Quadrant von Gartner basiert zu fast 75 % auf Befragungen von Anwendern in den Vereinigten Staaten. Leider sind die entscheidenden Bedingungen für eine solche Lösung in den Niederlanden in den USA nicht relevant. Ein 'Leader' nach 'US-Standards' kann daher nicht einmal die Grundvoraussetzungen in den Niederlanden erfüllen.
2. Treffen Sie Ihre Wahl bei der EPM-Softwareauswahl nicht allein
Mit dem Aufkommen von Cloud-Lösungen scheint der Kauf einer neuen EPM-Software so einfach geworden zu sein wie die Installation einer neuen App auf Ihrem Telefon. Das macht es verlockend, eine Lösung für Planung und Budgetierung zu kaufen, zum Beispiel mit Ihrem Controller-Team. Ein solcher Kauf mit dem eigenen Team ist oft das Rezept für eine Misere und einer der Fallstricke bei der Auswahl einer EPM-Software. Andere Funktionen betrachten die Lösungen aus anderen Perspektiven. Sie stellen die Fragen, die gestellt werden müssen. Eine gute IT-Abteilung prüft die Datensicherheit und das Eigentum an den Daten. Die Beschaffungsabteilung weiß, wie man versteckte Kosten an die Oberfläche bringt. Alles Themen, die später als böse Überraschungen auftauchen und große Probleme verursachen können.
3. Schauen Sie nicht nur auf die Merkmale einer Lösung
In vielen Auswahlverfahren sind die Voraussetzungen genau festgelegt. Es werden Ausschreibungen verschickt mit der Frage, ob die Anbieter diese Bedingungen erfüllen können. Ein bekanntes bewährtes Verfahren, das leider wenig nützliche Informationen liefert und den tatsächlichen Unterschied zwischen den Lösungen nicht erfasst.
Ein häufiger Fehler bei der Auswahl von EPM-Software besteht darin, zu sehr auf die Funktionen zu achten. Gerade wenn Sie tiefer blicken, erhalten Sie einen echten Überblick über die Lösungen. Schauen Sie sich zum Beispiel die Eigenschaften der Anbieter an. Wie werden sie finanziert? Wie lange sind sie schon an Bord, wenn es sich um Private Equity handelt? Wenn der Anbieter zuvor übernommen wurde: Sind die Schlüsselfiguren, die der geistige Vater der Lösung sind, immer noch an Bord, oder haben sie inzwischen abkassiert und stehen unter einer Palme? Solche Fragen geben Aufschluss über die Zukunft einer Lösung. Tappen Sie nicht in diese Falle und schauen Sie nicht nur auf die Funktionen, die oft selbstverständlich sind, wenn Sie sich in der richtigen Kategorie von Lösungen befinden.
4. Folgen Sie nicht automatisch dem Markt
Es ist ein weit verbreitetes Phänomen, dass man sich an den Branchenkollegen orientiert. Infolgedessen gibt es bestimmte EPM-Lösungen, die sich in einer ganzen Branche wiederholen. In einem Markt, in dem Lösungen alle paar Jahre mit einer neuen Version auf den Markt kommen, schien dies ein sicherer Weg zu sein. Bei der Auswahl von EPM-Software tappt man schnell in diese Falle und lässt sich zu sehr vom Markt leiten. Doch die Welt hat sich verändert. Manche Cloud-Lösungen kommen viermal im Jahr mit einem neuen Release auf den Markt. Viermal im Jahr gibt es neue Funktionen und neue Integrationen. Bei einem derartigen Tempo des Wandels ist es sinnvoll, sich automatisch an den Entscheidungen der Branche zu orientieren, um nicht ins Hintertreffen zu geraten. Recherchieren Sie selbst und überlegen Sie, warum Sie sich für eine EPM-Lösung entscheiden.
5. Lagern Sie die Auswahl der EPM-Software nicht an ICT aus.
Die Auswahl von Software und Paketen ist eine Entscheidung, die manchmal als riskant angesehen wird. Schließlich wollen Sie nicht in die Situation geraten, die wir in der Einleitung zu diesem Artikel beschrieben haben. Die Entscheidung an die IT-Abteilung weiterzugeben, ist dann manchmal eine Taktik, die angewandt wird. Es ist eine Taktik, die fast nie zu einer glücklichen Entscheidung führt. Das größte Problem ist oft nicht die eigentliche Wahl, sondern das mangelnde Engagement der künftigen Endbenutzer für diese Wahl. Wenn sie nicht daran glauben und sich nicht dafür einsetzen, wird es schwierig, sie zum Erfolg zu führen.
Der Wille, sie zum Erfolg zu führen
Es gibt tausend Gründe, warum ein Enterprise Performance Management-Projekt scheitern könnte. Es gibt jedoch einen Grund, warum sie erfolgreich sind: der Wille, die neue Lösung zu einem Erfolg zu machen. Dieser Wille muss vom ersten Tag an bei der Auswahl eines Pakets wachsen. Und er muss von allen Beteiligten geteilt werden.
