Viele Finanzteams arbeiten härter, als sie müssten. Nicht, weil sie nicht gut genug wären, sondern weil ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess strukturell mehr verlangt, als er zurückgibt. 50.000 Rechnungen pro Jahr mit nur drei Mitarbeitern. Lieferanten, die anrufen, weil sie den Status ihrer Rechnung nicht finden können. Ein Monatsabschluss, bei dem alle hektisch arbeiten und die Hälfte der Ausnahmen erst spät im Prozess auftaucht. Das ist keine Ausnahme. Das ist die Norm für einen Großteil des Mittelstands. Die gute Nachricht: Sie müssen den Prozess nicht von Grund auf neu aufbauen. Vier Schritte reichen aus, um strukturelle Kontrolle zu erlangen.
Schritt 1: Finden Sie heraus, was eine Rechnung Sie tatsächlich kostet
Bevor man etwas verbessert, muss man wissen, wo man steht. Das klingt selbstverständlich, doch die meisten Unternehmen kennen ihre eigenen Kosten pro Rechnung nicht.
Rechnen Sie selbst nach: Bei 50.000 Rechnungen pro Jahr und Bearbeitungskosten von 8 bis 12 Dollar pro Rechnung belaufen sich die Kosten auf 400.000 bis 600.000 Dollar pro Jahr. In der Praxis liegt dieser Betrag meist noch höher, da Ausnahmen und Nachbesserungen selten in die Berechnung einbezogen werden.
Ohne diese Zahlen ist es unmöglich, dem Rest des Unternehmens überzeugende Argumente für Verbesserungen zu liefern. Wenn Sie dies nicht im Griff haben, führen Sie das Gespräch über Verbesserungen eher auf der Grundlage von Bauchgefühl als auf der Grundlage von Fakten.
Ein Finanzvorstand, der seine eigene Abteilung nicht mit anderen vergleichen kann, verliert in dem Moment an Glaubwürdigkeit, in dem er versucht, andere Geschäftsbereiche wegen ihrer Ausgaben zur Rede zu stellen.
Die Transparenz bei den Kosten pro Rechnung ist keine interne Verwaltungsaufgabe. Sie ist die Grundlage für finanzielle Entscheidungsbefugnis.
Schritt 2: Erfassen Sie Ihre Ausnahmen und Schwachstellen
Ein Workflow-Tool oder eine OCR-Lösung ist kein optimierter End-to-End-Prozess. Tatsächlich automatisieren die meisten Unternehmen den Standardablauf, während die eigentliche Arbeit in den Ausnahmen liegt.
Rechnungen, die nicht mit einer Bestellung übereinstimmen. Lieferanten, die doppelte Rechnungen einreichen. Genehmigungsrunden, die ins Stocken geraten, weil eine Person abwesend ist. Jeder dieser Momente kostet Zeit, Geld und Aufmerksamkeit.
Ermitteln Sie, wo und wann der Druck entsteht. Am Monatsende? Bei bestimmten Lieferanten? In bestimmten Unternehmensbereichen? Sobald Sie die Muster erkennen, können Sie strukturell darauf reagieren, anstatt in jedem Zyklus dieselben Probleme zu beheben.
Schritt 3: Intelligente Erkennungs- und Kontrollmechanismen entwickeln
Sobald man weiß, wo es zu Fehlern kommt, kann man den Prozess so gestalten, dass Probleme früher sichtbar werden. Das bedeutet intelligentere Kontrollen an den richtigen Stellen im Prozess, nicht mehr Kontrollen am Ende.
Die meisten Teams lösen dieses Problem derzeit durch zusätzliche nachträgliche Überprüfungen. Das verlangsamt den Prozess, ohne das Problem tatsächlich zu beheben.
Denken Sie an den automatischen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, die Kennzeichnung doppelter Rechnungen vor deren Bearbeitung und den Echtzeit-Überblick über ausstehende Genehmigungen. Nicht als zusätzliche Ebene, die Ihren Prozess überlagert, sondern als integraler Bestandteil Ihrer Arbeitsabläufe.
Die dafür erforderliche Technologie steht Ihnen über Ihr bestehendes ERP-System zur Verfügung, unterstützt durch die richtige Workflow-Logik. Die Herausforderung liegt selten in den tooling. Es kommt vielmehr darauf an, wie Sie den Prozess gestalten und umsetzen.
Peppol trägt zur Standardisierung des Rechnungsaustauschs bei, löst jedoch keine internen Ausnahmen. Auch die Kommunikation mit Lieferanten verbessert es nicht. Dazu braucht es mehr.
Schritt 4: Die Kommunikation mit Lieferanten digital unterstützen
Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in der Kreditorenbuchhaltung entfällt nicht auf die Bearbeitung von Rechnungen, sondern auf Fragen zu diesen Rechnungen. Lieferanten, die wissen möchten, wann ihre Rechnung bezahlt wird. Interne Kollegen, die nach dem Stand ihrer Genehmigung fragen. Wiederholte E-Mails zu ein und demselben offenen Posten.
Für viele Teams ist dies mittlerweile zur größten versteckten Arbeitsbelastung geworden.
Hier liegt für die meisten AP-Teams auch das größte ungenutzte Potenzial für Effizienzsteigerungen. Digitale Unterstützung bei der Kommunikation, die das Team ergänzt, sorgt dafür, dass Fragen automatisch beantwortet werden, ohne dass jedes Mal ein Teammitglied eingreifen muss.
Das Ergebnis: weniger Abhängigkeit von dem Wissen einzelner Mitarbeiter, weniger Druck am Monatsende und ein Kreditorenbuchhaltungsteam, das sich auf Aufgaben konzentriert, die tatsächlich einen Mehrwert schaffen.
Von reaktiv zu skalierbar
Der Übergang von manuellen und reaktiven Abläufen zu einer intelligent organisierten und skalierbaren Struktur erfordert keine radikale Umstellung. Er erfordert vielmehr einen klaren Überblick über Ihre aktuelle Situation, konkrete Entscheidungen darüber, wo angesetzt werden soll, sowie einen schrittweisen Aufbau, der dem Umfang und der Komplexität Ihres Unternehmens gerecht wird.
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