Bol.com wächst schnell, sowohl durch organisches Wachstum als auch durch die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Dies erfordert von der Finanzabteilung Agilität und Schnelligkeit. Um dies zu erreichen, wechselt die Online-Einzelhandelsplattform zu Vena Solutions, um flexible und detaillierte Einblicke pro virtuellem Geschäft zu erhalten.
Flexibel auf den Markt reagieren bei bol.com
Für bol.com ist es von entscheidender Bedeutung, flexibel auf den Markt zu reagieren und sich auf Details zu konzentrieren. "Wir wollen Prognosen für alle unsere Filialen auf granularer Ebene erstellen", sagt Erik van Rossem, Senior Business Planning Controller bei bol.com. Die Organisation ist dezentralisiert, mit viel Autonomie für die 40 virtuellen Läden. "Früher haben wir ein großes Excel-Modell für den Input aus allen Filialen verwendet. Dann ist man hauptsächlich damit beschäftigt, die Daten zusammenzubringen und eine schlüssige Prognose zu erstellen, anstatt den Ursachen auf den Grund zu gehen", erklärt Juriaan Verberck von bol.com.
Wachstum in Zahlen und Geschäftsmodellen
Seit seiner Eröffnung im Jahr 1999 hat sich bol.com enorm entwickelt, sowohl in Bezug auf den Umsatz als auch auf das Produktangebot. Während sich die Plattform zu Beginn vor allem auf den Online-Verkauf von Büchern konzentrierte, verkauft sie heute 22 Millionen Artikel an mehr als 10 Millionen Kunden. Neben dem Verkauf der eigenen Produkte gibt es mehr als zwanzigtausend Partner, die über bol.com verkaufen.
"Wir wollen es der Organisation erleichtern, agil zu sein und flexibel auf den Markt zu reagieren. Vena unterstützt uns dabei."
Das schnelle Wachstum hat zwei Gründe, erklärt Erik: "Wir wachsen sowohl organisch, um Dutzende von Prozent pro Jahr, als auch durch die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle." Dieses Wachstum ist der Grund für den Wechsel zu einer Performance-Management-Lösung. "Wir wollen in der Lage sein, die Geschichte des Unternehmens in Zahlen zusammenzufassen, damit wir wissen, welchen Punkt am Horizont wir erreichen wollen. Darauf können wir dann mit treiberbasierten Zielen hinsteuern", so Erik weiter.
Neutrale Ansicht bei sorgfältiger Werkzeugauswahl
Die Auswahl einer Performance Management Lösung wird von bol.com sehr ernst genommen. Es wird ein breit angelegter Auswahlprozess gestartet, mit einer Longlist von 12 Parteien. Diese Longlist führt zu 8 Demos und 3 Proof of Concepts (POCs).
Bei der Auswahl der Werkzeuge spielen die Finexter eine wichtige Rolle. "Wir wollten Finext wegen ihrer neutralen Sichtweise dabei haben. Jeder Softwareanbieter erzählt eine tolle Geschichte, aber Finext implementiert alle Tools, so dass sie ein echtes Bild davon zeichnen können, was auf dem Markt verfügbar ist." "Jede Situation ist anders. Das erfordert einen angemessenen Prozess, um das Werkzeug zu finden, das am besten zu den Zielen des Unternehmens passt", sagt Maarten Bronda, der bei Finext an der Werkzeugauswahl beteiligt ist.
Die Wahl fiel auf Vena Solutions, wobei die Flexibilität ein Hauptargument war. "Bei Vena haben wir festgestellt, dass wir die Aufteilung eines Landes oder das Hinzufügen einer neuen Filiale leicht selbst vornehmen können", sagt Juriaan. "Wir wollen nicht bei jeder Änderung auf Berater warten müssen. Wenn sich etwas im Unternehmen ändert, wollen wir es schnell im Tool anpassen können."
"Vena ist flexibel und schnell zu ergründen für 'financials'. Wir konnten die Implementierung wirklich gemeinsam mit bol.com durchführen, was enorm zum Endergebnis beigetragen hat", sagt Rogier Louter, der als Berater von Finext eng in den Implementierungsprozess bei bol.com eingebunden war.
Schnelle Einführung von Vena
Während der Implementierung zeigt sich dies auch in der Praxis; innerhalb weniger Monate wird Vena implementiert, wobei Erik und Juriaan einen Großteil der Arbeiten selbst durchführen. Die Zeit dafür wird durch den Einsatz eines Interimskontrolleurs von Finext geschaffen, der die regulären Aufgaben von Erik und Juriaan übernimmt. Dadurch können beide Controller 40 % ihrer Zeit für die Implementierung frei machen.
Juriaan und Erik stehen der Zusammenarbeit mit Finext daher positiv gegenüber. "Weil wir im Vorfeld so gut unterstützt wurden, haben wir uns entschieden, auch die Implementierung mit Finext zu machen. Das hat sich gut bewährt", erklärt Erik. "Die Experten von Finext haben auch Ideen zum Aufbau des Modells und des Dimensionsbaums beigesteuert. Ohne dieses Wissen wären wir nie in der Lage gewesen, eine so saubere und wartbare Umgebung zu schaffen."
Flexibles Reagieren auf den Markt
Das Online-Einzelhandelsunternehmen ist von den Ergebnissen von Vena begeistert. "Aus finanzieller Sicht müssen wir in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. In einer Excel-Welt, in der alles miteinander verknüpft ist, hat das Hinzufügen eines neuen Geschäftsmodells so große Auswirkungen auf die Ergebnisse, dass es fast unmöglich ist, dies ohne Fehler zu tun. Jetzt sind wir in der Lage, schnell zu reagieren und weitere Querschnittsbereiche hinzuzufügen", sagt Juriaan.
"Wir wollen es der Organisation erleichtern, agil zu sein und flexibel auf den Markt zu reagieren. Vena unterstützt uns dabei."
Diese Flexibilität passt zur Strategie von bol.com, schnell auf Marktentwicklungen zu reagieren. "Wir wollen der Organisation ermöglichen, agil zu sein und in kurzen Zyklen zu reagieren", erklärt Erik. "Nehmen wir den Aufstieg der Hörbücher. Vor sieben Jahren konnten wir nicht wissen, dass Hörbücher aufkommen würden, aber wir mussten einen Zeitplan aufstellen."
Die größere Flexibilität stellt auch eine neue Herausforderung dar. "Die Technologie ist nicht mehr der begrenzende Faktor", erklärt Erik. "Der neue begrenzende Faktor liegt auf der menschlichen Seite: Verstehen die Menschen, was sie wollen? Mehr Verständnis bedeutet auch, dass eine Vielzahl von Variablen eingegeben werden muss. Wenn sie das Tool richtig einsetzen, verbringen die Nutzer nur ein Viertel der Zeit mit der Erstellung von Prognosen. Dieser Zeitgewinn wird jedoch marginalisiert, wenn die Nachfrage nach Details steigt.
Aufhebung von Grenzwerten in Excel
Vena wird jetzt hauptsächlich für die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz, den Cashflow und die Filialplanung verwendet. Erik und Juriaan sehen jedoch noch viele weitere Anwendungen für Vena innerhalb des Unternehmens: "In Zukunft wollen wir das Tool nicht nur für die Finanzen, sondern beispielsweise auch für die Mitarbeiterfluktuation, die Logistik und den Kundenservice nutzen. Wir stehen erst am Anfang, viele Organisationseinheiten können davon profitieren. Jeder stößt an die Grenzen von Excel, nutzen wir also die Möglichkeiten von Vena, um diese Grenzen zu beseitigen."
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