Eine agile strategische Personalplanung

Was ist Personalplanung?

Strategische Personalplanung ist ein Prozess, mit dem sichergestellt werden soll, dass das Angebot an Fähigkeiten und Talenten in einem Unternehmen dem Bedarf entspricht, der durch das Unternehmen entsteht. Um die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen, wollen Sie die besten Talente für diese Aufgabe gewinnen, entwickeln und halten. Um dies zu erreichen, brauchen Sie einen Einblick in Ihre aktuelle Belegschaft, Sie müssen wissen, wie hoch Ihr zukünftiger Bedarf ist, und Sie müssen den Überblick über die zu ergreifenden Maßnahmen und die damit verbundenen finanziellen Konsequenzen behalten.

Die strategische Personalplanung ist kein eigenständiger Prozess in einem Unternehmen; sie ist mit vielen anderen Planungsprozessen und anderen Abteilungen außerhalb der Personalabteilung verbunden. Der Vorstandsvorsitzende (das Unternehmen) möchte wissen, wie sich seine Belegschaft auswirkt, um neue Strategien und Initiativen zu entwickeln. Die Personalabteilung möchte in der Lage sein, diesen Bedarf mit ihren Prozessen gut zu erfüllen. Die Finanzabteilung wiederum möchte in der Lage sein, ihre Trends, Ziele und Ergebnisse zu messen, zu analysieren und darüber zu berichten. Alle haben ein Interesse an einem gut funktionierenden Personalplanungsprozess.

Herausforderungen

Die Belegschaft ist einer der wertvollsten Vermögenswerte eines Unternehmens. Nicht nur in Bezug auf die Kosten, sondern vor allem in Bezug auf den Wert, den sie für ein Unternehmen darstellen. Dennoch ist die Personalplanung nach wie vor einer der dynamischsten und unberechenbarsten Planungsprozesse in Unternehmen. Dies liegt nicht zuletzt an den vielen Variablen, die ihn beeinflussen, dem Fehlen eines integrierten Ansatzes und dem Mangel an geeigneter Unterstützungstechnologie.

1. Gute Prognosen bleiben schwierig

Viele Unternehmen tun sich schwer mit ihrer Einstellungsplanung. Die korrekte Vorhersage des künftigen Qualifikationsbedarfs war schon immer eine Herausforderung, aber durch die Auswirkungen der Pandemie ist er noch unbeständiger und schwieriger vorherzusagen als zuvor.

2. Reagieren statt antizipieren

Hinzu kommt, dass man sich häufig nicht auf langfristige Personalinitiativen konzentriert, sondern sich in erster Linie auf den kurzfristigen Bereich beschränkt. Das Ergebnis ist, dass man nur reagiert, anstatt die Belegschaft proaktiv so zu entwickeln, dass sie den Anforderungen der Zukunft am besten gerecht wird.

3. Silos, die nicht gut zusammenarbeiten

Eine weitere häufige Herausforderung ist die mangelnde Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen im Bereich der Personalplanung. Die bekannten Silos sind auch im Bereich der Personalplanung durchaus noch intakt. Dies führt zu einer Diskrepanz zwischen den gegenseitigen Erwartungen, uneinheitlichen Abteilungsplänen und falschen Finanzprognosen.

In 7 Schritten zur agilen strategischen Personalplanung

Vor dem Hintergrund der oben genannten Herausforderungen können Sie sich vorstellen, dass eine gut funktionierende strategische Personalplanung die Verbindung zwischen den verschiedenen Beteiligten aus Wirtschaft, Finanzen und Personalwesen sicherstellt und so die gegenseitige Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit verbessert. Welche 7 Schritte können Sie unternehmen, um dies zu erreichen?

1. Bestimmung der kritischen Fähigkeiten

Schauen Sie sich die langfristigen strategischen Ziele Ihres Unternehmens an und verbinden Sie Ihre strategische Personalplanung mit diesen. Das klingt nach einer offenen Tür, doch sehr oft stellen wir fest, dass es keine gute Verbindung zwischen der strategischen Personalplanung und der Geschäftsstrategie des Unternehmens gibt. Das liegt oft daran, dass die kritischen Fähigkeiten (was brauchen wir wirklich, um in Zukunft erfolgreich zu sein?) nicht ausreichend berücksichtigt werden.

2. Analyse des derzeitigen Personalbestands

Achten Sie natürlich auf Dinge wie Alter, Art der Verträge und demografische Erwartungen. Darüber hinaus sollten Sie klar zwischen Qualität und Quantität unterscheiden. Wie ist die Leistung der derzeitigen Belegschaft und gibt es Verbesserungsmöglichkeiten? Haben Sie ein klares Bild von den High Potentials und bieten Sie ihnen ausreichende Entwicklungsmöglichkeiten? Wissen Sie, warum diese Mitarbeiter so gute Leistungen erbringen, und können Sie dies häufiger anwenden? Dies kann zu einer Entwicklungsstrategie führen. Bei der Quantität geht es, wie Sie vielleicht vermuten, um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter, die Fluktuation und interne Verschiebungen.

3. Analysieren Sie die erwartete Diskrepanz zu Ihrem künftigen Personalbestand

Sobald Sie Ihren derzeitigen Personalbestand analysiert haben, können Sie auch einen Blick in die Zukunft werfen. So können Sie beispielsweise feststellen, welche Mitarbeiter aufgrund ihres Alters in den Ruhestand gehen und welches Fachwissen sie mitnehmen werden. Wie planen Sie, dieses Fachwissen zu übernehmen? Werden Sie die derzeitigen Mitarbeiter weiterbilden oder umschulen? Oder werden Sie sich für eine externe Lösung entscheiden? Das Weltwirtschaftsforum geht davon aus, dass bis 2025 50 % der Arbeitnehmer umgeschult werden müssen.

4. Arbeiten Sie immer an verschiedenen Szenarien

Viele Unternehmen machten sich bereits Gedanken über die Auswirkungen neuer technologischer Entwicklungen, wie z. B. der Robotisierung, auf ihre bestehende Belegschaft. Aber wer hat die aktuelle Pandemie und die Beschleunigung der Digitalisierung in seine Szenarien einbezogen? Die Welt hat sich in einem schnelleren Tempo verändert, und das wird Auswirkungen auf verschiedene Arbeitsplätze haben. Auch die wirtschaftlichen Folgen werden sich auf den Arbeitsmarkt auswirken. Wie schön ist es, wenn man ein solches Szenario bereits einkalkuliert hat und somit weiß, was in Bezug auf Neueinstellungen, Entlassungen und Umschulungen zu tun ist? Eine gute Antizipation kann größere Entlassungswellen verhindern.

5. Verknüpfen Sie Ihre Einstellungserwartungen mit den Finanzen

Mit der richtigen Technologie sind Sie als Personalabteilung in der Lage, Ihre Einstellungserwartungen tatsächlich mit den Finanzen zu verknüpfen. So können Sie sofort nachweisen, was es kosten wird, die Expansionspläne des Unternehmens zu erfüllen, und was es für den Cashflow bedeutet, wenn er tatsächlich steigt oder sinkt.

6. Verbesserung der Vorhersagegenauigkeit

Heute können Sie mit Hilfe statistischer Prognosen die Personalfluktuation und ihre Auswirkungen auf die künftige Belegschaft und ihre Ziele vorhersagen. So können Sie bereits in einem früheren Stadium geeignete Maßnahmen einleiten.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Personalkosten sehr detailliert zu planen und zu kalkulieren, können Sie auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die variable Vergütung und andere personenbezogene Kosten viel genauer berechnen. Dadurch wird die Genauigkeit der Prognose erheblich verbessert und Sie können auch veränderte Auswirkungen in allen möglichen Szenarien direkt berechnen.

7. Umsetzung, Überwachung und Anpassung

Wenn Sie die oben genannten Schritte durchlaufen haben, können Sie endlich damit beginnen, die erforderlichen Maßnahmen umzusetzen. Dies sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, da sich die Situation fast täglich ändert. Als Organisation müssen Sie sich ständig anpassen und umstellen. Das können Sie nur, wenn Sie Ihren aktuellen Prozess kontinuierlich analysieren können. Eine solide Analyselösung ist dafür unerlässlich.

Datengestützte Personalplanung

Im Bereich der strategischen Personalplanung kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz. Neben den bekannten Punktlösungen sehen wir zunehmend Plattformlösungen, die diese Herausforderungen angehen. Das macht es einfacher, die verschiedenen Silos zu verbinden. Einige kommen eher aus dem Bereich des Human Capital Management (HCM), wie z. B. Workday. Andere werden eher als Planungslösungen gesehen, wie Anaplan und Pigment.

Die strategische Personalplanung wandelt sich durch den Einsatz der richtigen Technologie von einem arbeitsintensiven Prozess mit fragmentierten, nicht konsistenten Daten aus verschiedenen Quellen zu einem datengesteuerten Prozess, der die Abteilungen miteinander verbindet und zu einem wichtigen Motor für die Erreichung strategischer Ziele wird. Der Prozess wird dadurch zuverlässiger, um ein Vielfaches effektiver und vor allem beweglicher. Wie notwendig dies ist, hat Covid-19 im vergangenen Jahr deutlich gemacht.

Möchten Sie mehr erfahren?

Wir sehen, dass Sie viele der Herausforderungen mit einer Planungslösung wie Anaplan oder Pigment lösen können und dass es sich dabei um ein leistungsstarkes Werkzeug für eine agile Personalplanung handelt. Finden Sie heraus, wie Sie Anaplan oder Pigment für Ihre Personaleinsatzplanung nutzen können und buchen Sie eine 30-minütige Discovery Session mit einem Experten. Während dieser Sitzung ist Raum für die Beantwortung all Ihrer Fragen und Sie können angeben, über welche Komponenten Sie mehr wissen möchten. Wir zeigen Ihnen unter anderem, wo die Herausforderungen im Planungsprozess liegen und wie Sie eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen sicherstellen können.

‍