Viele Unternehmen haben den Ehrgeiz, eine rollierende Prognose einzuführen. Wir sehen aber auch, dass viele Unternehmen zögern, diesen Schritt tatsächlich zu tun. Sie zögern, ihn umzusetzen. Erkennbar? Mit einem intelligenten Ansatz können Sie einfach beginnen und schnell von den Vorteilen einer rollierenden Prognose profitieren. Oracle Planning and Budgeting-Experte Jeroen Goudvis verrät seine Tipps aus der Praxis.
Der große Unterschied zwischen einem Budget und einer rollenden Vorausschau?
Bevor wir uns mit der effektiven Umsetzung einer rollierenden Prognose befassen, sollten wir uns kurz ansehen, was eine rollierende Prognose eigentlich ist. Eine rollierende Prognose hat einen gleitenden Horizont, bei dem Sie jeden Monat den vergangenen Monat herausnehmen und am Ende einen Monat hinzufügen. Auf diese Weise blicken Sie immer eine bestimmte Anzahl von Monaten voraus.
Die Vorteile? Wenn Sie Ihr Jahresbudget einmal aufgestellt haben, ist es eigentlich schon überholt. Mit einer rollierenden Vorausschau überprüfen Sie Ihre Pläne monatlich. So können Sie Entwicklungen leicht umsetzen. Denken Sie zum Beispiel an interne Entwicklungen, aber natürlich auch an makroökonomische Ereignisse. Denn eines ist sicher: Auch Ihre Organisation ist von allen möglichen unerwarteten Entwicklungen betroffen.
Außerdem ist eine rollierende Vorausschau jahresübergreifend, so dass es einfacher ist, über das laufende Jahr hinauszublicken. Ein dritter Vorteil ist prozessorientiert: Er ist ein guter Start für das jährliche Budget, das Sie ohnehin erstellen müssen. Mit einer rollierenden Vorausschau wird der Budgetprozess zu einem iterativen Prozess, der die Vorlaufzeit bis zum Budget verkürzt.
5 Tipps aus der Praxis für eine effektive Umsetzung der rollierenden Prognose
Mit einem intelligenten Ansatz können Sie ohne zu zögern mit der Umsetzung beginnen. Diese Tipps aus der Praxis werden Ihnen helfen, schnell die Früchte zu ernten:
1. Bestimmen Sie, warum eine rollierende Prognose für Ihr Unternehmen nützlich ist
Wenn Sie im Vorfeld sorgfältig erörtern, welche Probleme Sie mit der Einführung einer rollierenden Prognose lösen wollen, ist es einfacher, bei der Umsetzung die richtigen Entscheidungen zu treffen. Der Hauptgrund für die Einführung einer rollierenden Prognose kann je nach Branche oder Unternehmen unterschiedlich sein.
So erleben wir beispielsweise in Produktionsunternehmen häufig, dass die Koordination zwischen Vertrieb und Fabrik nicht optimal ist. Infolgedessen werden Produkte zwar erfolgreich verkauft, aber nicht oder nicht ausreichend produziert. Dies führt zu Reklamationen und Umsatzeinbußen. Eine rollierende Prognose hilft dann, Vertrieb und Produktion besser aufeinander abzustimmen.
Das Ziel hilft auch bei der Festlegung eines sinnvollen Zeithorizonts: Wie viele Monate wollen Sie für Ihr Unternehmen und Ihren Markt vorausschauen?
2. Fangen Sie vor allem nicht zu groß an
Natürlich ist es verlockend, alle Prozesse sofort zu übernehmen. Aber es ist viel besser, klein anzufangen. Wenn Sie zunächst ein Pilotprojekt für einen begrenzten Teil des Prozesses durchführen, können Sie die Organisation daran gewöhnen. Dies kann sogar ein kleiner Teil eines Kettenprozesses sein. Berücksichtigen Sie auch, wie viel Finanz- oder IT-Wissen die Benutzer haben.
In unserem Produktionsbeispiel ist es sinnvoll, zunächst nur den Absatzmarkt zu betrachten. Gehen wir von einem 18-Monats-Horizont aus. Dann müssen die Endverbraucher nichts weiter tun, als den Monat 17 zu prüfen und den Monat 18 auszufüllen. Der Rest wird automatisch ausgefüllt. Also viel weniger Arbeit für mehr Einblick.
Sobald die Endnutzer diese Arbeitsweise angenommen haben, können Sie die anderen Prozesse in Angriff nehmen. Letztendlich werden Sie alle Ihre Einnahmequellen, Gewinne, Regionen, Produktion usw. auf diese Weise prognostizieren wollen.
3. Wählen Sie bewusst Ihre Saisonalität
Die Saisonabhängigkeit ist für die Budgetierung und die Vorhersage von wesentlicher Bedeutung. Bei einem Jahreshaushalt und einer Jahresprognose ist es ganz logisch, sie anzuwenden. Aber bei einer rollierenden Prognose, bei der sich 18 Monate manchmal über 2 Jahre erstrecken, welche Überlegungen müssen Sie anstellen? Nehmen wir an, der aktuelle Zeitraum ist der Dezember; dann betrachten Sie bei 18 Monaten Vorausschau sowohl den Januar des nächsten Jahres als auch den Januar des folgenden Jahres. Welcher Januar entspricht dann der Saisonalität, der letzte Januar oder der von vor 2 Jahren?
Wir raten oft dazu, innerhalb einer Prognose nicht zweimal dieselbe Saisonalität zu verwenden. Das bedeutet, dass Sie für den kommenden Januar die Saisonalität von vor 2 Jahren wählen. Diese Wahl ist wichtig, vor allem bei konstantem Wachstum, denn auf diese Weise bleibt das historische Wachstum erhalten.
4. Setzen Sie ein klares Schloss auf den Monat
Legen Sie eine feste Frist für Anpassungen fest. Vereinbaren Sie zum Beispiel, dass die Prognose am 23. abgeschlossen wird. Hat jemand noch Anpassungen vorzunehmen? Dann müssen diese bis zum nächsten Monat warten. Auf diese Weise hat der Leiter der Abteilung oder des Geschäftsbereichs noch bis zum Monatsende Zeit, die Anpassungen zu genehmigen.
Legen Sie bei der Festlegung der Frist einen festen Tag im Monat fest, damit alle mit einer monatlichen Struktur arbeiten. Im Finanzbereich ist dies sehr üblich, aber in anderen Bereichen ist es manchmal gewöhnungsbedürftig. Achten Sie darauf, dass zwischen dem Stichtag und dem Monatsende genügend Zeit liegt, so dass auch an Wochenenden oder Feiertagen genügend Arbeitstage für die Genehmigungsrunde zur Verfügung stehen.
5. Automatisieren Sie so viel wie möglich - es ist mehr möglich, als Sie vielleicht denken
Nicht nur der oben beschriebene Genehmigungsablauf lässt sich gut automatisieren, auch der gesamte Rolling Forecast wird besonders effektiv, wenn man den Prozess so weit wie möglich automatisiert. Eine intelligente Einrichtung sorgt beispielsweise dafür, dass ein Gesamteinnahmewert für 18 Monate, der auf der historischen Saisonalität des eigenen Unternehmens basiert, automatisch korrekt auf die 18 einzelnen Monate verteilt wird. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern ist auch viel genauer.
Und das ist nur eines der Beispiele. Das Schöne an Oracle Planning and Budgeting ist, dass Oracle sehr gut Ausnahmen zulässt, so dass Sie schwierige Modelle relativ einfach einbeziehen können. Möchten Sie wissen, was Oracle selbst über rollierende Prognosen sagt? Sie finden es in ihrem Artikel Was sind Rolling Forecasts und wie verwendet man sie in der Unternehmensplanung und -budgetierung?
Darüber hinaus befindet sich bei jeder EPM-Cloud-Lösung alles in der Cloud, so dass die Nutzer weltweit Änderungen in Echtzeit sehen. Das spart eine Menge an Versionskontrolle und allen damit verbundenen Nachteilen.
Kein Selbstläufer, aber überschaubar
Bedeutet all dies, dass die Durchführung einer gleitenden Vorausschätzung ein Routinevorgang ist? Nein, sicher nicht. Es gibt viel zu tun und Entscheidungen zu treffen, aber es ist eine überschaubare Umsetzung, die Ihnen viele Vorteile bringen wird.
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