Jeder, der in einem projektorientierten Unternehmen arbeitet, weiß, wie wichtig es ist, diese Projekte gut zu managen. Aufgrund des zunehmenden Umfangs, integrierter Vertragsformen wie "Design-Build & Maintenance" und Nachhaltigkeitsanforderungen wird das Management von Projekten immer komplexer. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen die Risiken ihres Projektportfolios mit Hilfe von Tabellenkalkulationen verwalten.
In jüngster Zeit gibt es zahlreiche Beispiele für Projekte, die aus dem Ruder gelaufen sind und zu erheblichen Kostenüberschreitungen geführt haben. Manchmal ist dies auf externe Probleme wie Stickstoffnormen zurückzuführen, manchmal auf mangelnde Klarheit in Bezug auf Anforderungen und Wünsche wie im Fall von Zuidasdok, aber oft genug auch auf die Unfähigkeit, Risiken und Verzögerungen in diesen Projekten richtig zu erkennen. In diesem Artikel gehen wir auf 5 Möglichkeiten ein, wie man im Projektmanagement einen besseren Einblick in diese Risiken gewinnen und erhalten kann.
Projektverwaltung mit Tabellenkalkulationen
Viele Unternehmen verwalten ihr Projektportfolio in Tabellenkalkulationen. Die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit dieser Lösung macht sie seit vielen Jahren zu einem der beliebtesten Werkzeuge. Aber wie so oft ist die Stärke einer Lösung auch ein unmittelbarer Fallstrick. Diese Flexibilität kann zu einem Mangel an Einheitlichkeit führen, und die Benutzerfreundlichkeit geht oft auf Kosten von Dingen wie standardisierten Arbeitsabläufen und Auditierbarkeit.
Die Verwaltung von Projekten in Tabellenkalkulationen kann lange Zeit gut funktionieren. Aber vor allem bei immer größeren und komplexeren Projekten (man denke nur an große Infrastrukturprojekte) wird es mit der Zeit immer schwieriger, Probleme bei der Planung oder Ausführung rechtzeitig zu erkennen. Vor allem wenn es sich um ein Portfolio verschiedener Projekte handelt, wird es schwierig, den (finanziellen) Überblick zu behalten.
5 Wege zum besseren Verständnis von Projektrisiken
Auch in den Niederlanden stehen in naher Zukunft viele anspruchsvolle Projekte auf der Tagesordnung. Denken Sie nur an die offensichtlichsten Beispiele wie die Lösung des Wohnungsmangels, die Erdgasfreiheit bestehender Wohnungen, den Bau von 5g und große Tiefbauprojekte. Man möchte nur nicht daran denken, dass all diese Projekte den Zeitplan sprengen oder zu einem finanziellen Debakel werden könnten.
Welche 5 Schritte können Sie unternehmen, um eine angemessene (finanzielle) Kontrolle dieser Projekte zu gewährleisten?
1. Gemeinsam an denselben Zahlen arbeiten
Es wird sehr schwierig, einen guten Überblick zu behalten, wenn nicht alle Informationen in derselben Umgebung verfügbar sind. Ein typisches Problem beim groß angelegten Einsatz von Tabellenkalkulationen ist die Tatsache, dass die Informationen fragmentiert werden. Mit der Zeit werden die Dateien zu groß und zu viele Personen müssen gleichzeitig mit ihnen arbeiten. Das Zerschneiden von Dateien führt zu einer Fragmentierung und birgt die Gefahr von Diskrepanzen bei der Abstimmung. Dieses Problem tritt auch auf, wenn ein Teil des Projektmanagements in einer Softwarelösung erfolgt, andere wichtige Informationen jedoch weiterhin in Excel gespeichert werden. Anpassungen in einer Quelle müssen in anderen Quellen aktualisiert werden, was zu mehr manueller Arbeit oder fehleranfälligen Abstimmungen führt. Stattdessen ist es wichtig, dass alle Beteiligten gemeinsam an denselben Zahlen arbeiten; eine irgendwo vorgenommene Anpassung sollte sich sofort auf alle damit verbundenen Komponenten auswirken. Sorgen Sie also dafür, dass alle, die an den Zahlen eines Projekts oder Programms beteiligt sind, in derselben Umgebung arbeiten können.
2. Erstellen Sie eine integrierte Übersicht
Bei der Projektkontrolle wollen verschiedene Parteien ihre eigenen Fragen beantwortet haben. Ein Projektcontroller benötigt Einblicke in mehrere Projekte, während ein Projektmanager oder Kunde mehr Details zu einem einzelnen Projekt wünscht. Auch Informationen über die Nachhaltigkeit werden immer wichtiger, aber diese Verantwortung liegt wahrscheinlich bei anderen Beteiligten.
Je größer und komplexer das Projekt ist, desto wichtiger ist es, einen integrierten Überblick zu haben. So lassen sich die Beziehungen zwischen diesen Komponenten leicht nachvollziehen. Eine Anpassung der Planung wirkt sich dann sofort auf die Kosten und ggf. auch auf andere Bereiche aus. Auch hier ist es wichtig, dass alle Beteiligten ihren Überblick auf dieselben Informationen stützen können, sie betrachten nur unterschiedliche Querschnitte und Detailstufen. Versuchen Sie also, die Übersichten miteinander zu verknüpfen und sie nach Möglichkeit auf eine einzige Quelle zu stützen.
3. Transparenz bis auf die unterste Detailstufe schaffen
Neben der gemeinsamen Arbeit an denselben Zahlen und einer integrierten Sichtweise ist es wichtig, dass alle erforderlichen Zahlen bis auf die unterste Ebene verfügbar sind. Das bedeutet nicht, dass alle Details aus einem ERP-System für Ihre Projektsteuerung erforderlich sind, aber es bedeutet, dass alle relevanten Details bei Bedarf verfügbar sein sollten. Wenn Sie für jede Detailfrage auf Ihre Transaktionssysteme (ERP) zurückgreifen müssen, führt dies zu Verzögerungen und in der Regel zu Diskussionen über die Zahlen. Es ist wichtig, dass die Beteiligten von einer aggregierten Ebene aus ohne Verzögerung und ohne Abstimmungsdiskrepanzen auf die zugrunde liegenden Details zugreifen können.
4. Wählen Sie die richtige Softwarelösung
Wählen Sie eine Lösung, die Struktur und genügend Flexibilität bietet, um neue Erkenntnisse einzubeziehen. Der Grund dafür, dass Tabellenkalkulationen in diesem Bereich immer noch so weit verbreitet sind, liegt in ihrer großen Flexibilität. Das Projektmanagement ist oft weniger standardisiert als andere Planungs- und Kontrollprozesse, auch weil es große Unterschiede zwischen den Projekten geben kann. Flexibilität ist in diesem Bereich besonders wichtig. Gleichzeitig möchte man aber auch bestimmte Dinge strukturieren und standardisieren, um richtig analysieren und steuern zu können.
Die Umstellung von Excel auf eine starre Softwarelösung stößt oft auf Widerstand und führt dazu, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Excel-Dateien parallel dazu erstellen. Sie wollen auch nicht von (teuren) Anpassungen innerhalb der Software abhängig sein. Es gibt mehrere Lösungen auf dem Markt, die es den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen ermöglichen, die Einstellungen bei Bedarf selbst anzupassen. Die Wahl der richtigen Lösung ist hier also sehr wichtig.
5. Pünktlichkeit gewährleisten
Während die "Aktualität" von Informationen in vielen Prozessen wichtig ist, sehen wir gerade bei der Projektkontrolle oft Herausforderungen, die wiederum mit der Vielfalt der Beteiligten und ihren Interessen zusammenhängen. Ein Projektcontroller wird wahrscheinlich wöchentliche und monatliche Analysen über alle Projekte hinweg durchführen wollen. Projektplaner und -manager hingegen sind weniger an diesen (finanziellen) Zyklus gebunden. Sie wollen eigentlich ständig Anpassungen vornehmen und den aktuellen Stand kennen.
Es ist wichtig, alle Interessen und Bedürfnisse in einem klaren Prozess mit klarer Abfolge zu erfassen. Eine Lösung mit guten Workflow-Funktionen kann dabei helfen. Wenn sie richtig eingerichtet ist, stellt sie sicher, dass alle Beteiligten genau wissen, wann welche Informationen verfügbar sind. Es minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass jemand seinen eigenen Überblick behält, und sorgt dafür, dass neue Risiken in einem Projekt schnell erkannt werden können.
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