Het is een gewone vrijdagmiddag, 's middags, tijdens de eeuwigdurende Corona-crisis. Als projectcontroller moet je de hele middag collega's bellen om ze te vertellen dat ze voor het weekend projectvoortgang en planningen moeten aanleveren. Daarna ben je vaak nog een tijdje bezig om al die afzonderlijke voortgangsrapportages in elkaar te passen. Al snel is het 18.30 uur en wil je van je thuiskantoor naar de keuken om aan het avondeten te beginnen. Een vroeg weekend zit er zoals gewoonlijk niet in.
Huidige status van een projectcontroller
Sommige projectmanagers zijn vergeten een update te sturen, anderen hebben de cijfers net iets anders gerapporteerd. Na veel kopiëren en plakken kun je de prognose financieel maken. Je kunt kijken naar de echt grote verschillen en er komt een rapport uit dat wordt gerapporteerd aan het management. Je hebt nog geen echt goede analyse kunnen maken, dat komt volgende week wel... Dit is een situatie die we veel tegenkomen bij nieuwe klanten die (gedeeltelijk) op projectbasis werken. Iedereen houdt zijn eigen spreadsheet bij en eens per week of maand wordt dit allemaal samengevoegd tot één geheel. Natuurlijk is dit vaak te veel werk, waarna de vraag rijst of we een effectievere methode van projectplanning kunnen implementeren. En dit alles zonder de gebruiker uit zijn spreadsheet te jagen, want ja, dat werkt zo lekker vertrouwd. In de context van projectmanagement proberen we ervoor te zorgen dat een projectcontroller binnen een organisatie zijn tijd zo nuttig en effectief mogelijk kan besteden. Het doel is dat er snel inzichten en analyses gemaakt kunnen worden die interessant zijn voor zowel de financiële tak als de business.
In de context van projectmanagement proberen we ervoor te zorgen dat een controller zijn tijd zo nuttig en effectief mogelijk kan besteden.
Een van de oplossingen die we hiervoor bieden is Vena Solutions. Vena biedt een gebruikersinterface in het vertrouwde en flexibele Excel, maar met een robuuste database aan de achterkant. Bovendien heeft Vena zijn eigen workflow, audit trail en automatische aggregatie van gegevens waardoor het perfect is voor projectplanning.
Wat we veel zien is dat organisaties die spreadsheets proberen te elimineren er vaak toch (gedeeltelijk) naar teruggrijpen. Dit is het gat waar Vena in springt.
Even terug naar vrijdagmiddag 12 uur, maar nu met Vena.
De projectcontroller ziet op zijn Vena dashboard dat 95% van de projectmanagers hun planning hebben bijgewerkt. Sterker nog, de projectmanagers hebben gisteren al een automatische e-mail ontvangen van Vena om hun planning bij te werken. Elke persoon heeft zijn eigen taak waar hij de laatste cijfers kan zien en bijwerken via Vena in Excel. Bij het opslaan worden deze cijfers niet lokaal opgeslagen maar direct in een database.
Hierdoor ziet de controller meteen de nieuwe stand van zaken in zijn statusrapport en geeft zijn forecast een compleet beeld van alle projecten op geaggregeerd niveau. Hij vraagt de 2 projectmanagers die hun taak nog niet hebben afgerond om dit kort te doen. Daarna loopt hij door de projecten en documenteert enkele uitschieters. Om vier uur stuurt Vena een automatische mailing van het rapport naar het management.
Met Vena kan de projectcontroller weer meer tijd besteden aan het analyseren en controleren van de planning. Ook hoeft hij zich niet langer bezig te houden met het aan elkaar knopen van spreadsheets.
.webp)