Stel je voor: je zit aan tafel met de CFO. Het gebeurt niet zo vaak, maar nu zat je daar om de verkeerde reden. Dit was een vergadering waar je liever niet was. Het Performance Management pakket dat zes maanden geleden werd aangekondigd, blijkt een miskoop te zijn. De kans is groot dat je in een van de valkuilen van een EPM softwareselectie bent getrapt. Wat nu?
Softwareselectie: de 5 grootste valkuilen om te vermijden
Valkuilen bij het kiezen van EPM-software
De oplossing lijkt, ondanks de glimmende demo's, niet te kunnen doen wat het minimaal zou moeten doen. De leverancier lijkt andere prioriteiten te hebben. Collega's op andere afdelingen hebben hun vertrouwen al verloren en hebben zich op tijd strategisch gedistantieerd. Nu moet je het uitleggen aan de CFO. Wat had je kunnen doen om deze vergadering te voorkomen? Welke vijf tips had je zes maanden geleden willen hebben? Welke valkuilen moet je vermijden bij de selectie van EPM-software?
1. Staar je niet blind op analisten
Magic Quadrants' of 'waves' lijken een wegwijzer naar een veilige keuze voor een nieuwe oplossing. Wie kan er immers in de problemen komen door een oplossing te kiezen die door een analist 'met reputatie' als toonaangevend wordt bestempeld? Helaas: veel analistenrapporten zijn niets meer dan schijnzekerheid bij het kiezen van een EPM-oplossing. Een Magic Quadrant van Gartner is voor bijna 75% gebaseerd op onderzoek onder gebruikers in de Verenigde Staten. Helaas zijn cruciale voorwaarden voor zo'n oplossing in Nederland niet relevant in de VS. Een 'leider' volgens 'US-standaarden' kan dus niet eens voldoen aan de basisvoorwaarden in Nederland.
2. Maak je keuze in EPM-software niet alleen
Met de opkomst van cloudoplossingen lijkt het kopen van nieuwe EPM-software net zo eenvoudig geworden als het installeren van een nieuwe app op je telefoon. Dat maakt het verleidelijk om met je controllerteam een oplossing aan te schaffen voor bijvoorbeeld planning en budgettering. Zo'n aankoop met je eigen team is vaak het recept voor ellende en een van de valkuilen tijdens een EPM software selectie. Andere functies bekijken oplossingen vanuit andere perspectieven. Zij stellen de vragen die gesteld moeten worden. Een goede IT-afdeling controleert gegevensbeveiliging en gegevenseigendom. Procurement weet hoe verborgen kosten aan de oppervlakte moeten komen. Allemaal zaken die later als onaangename verrassingen aan de oppervlakte kunnen komen en voor grote problemen kunnen zorgen.
3. Kijk verder dan de kenmerken van een oplossing
In veel selectieprocessen zijn de randvoorwaarden netjes in kaart gebracht. Er worden RFI's verstuurd met de vraag of leveranciers aan deze voorwaarden kunnen voldoen. Een bekende best practice die helaas weinig nuttige informatie oplevert en er niet in slaagt het echte verschil in de oplossingen vast te leggen.
Een veel voorkomende valkuil bij de selectie van EPM-software is te veel kijken naar de features. Juist door dieper te kijken krijg je echt een beeld van oplossingen. Kijk bijvoorbeeld naar de kenmerken van de leverancier. Hoe zijn ze gefinancierd? Als er private equity aan boord is; hoe lang zijn ze al aan boord? Als de leverancier eerder is overgenomen; zijn de sleutelfiguren die de geestelijke vader van de oplossing zijn nog steeds aan boord of hebben ze inmiddels geïncasseerd en liggen ze onder een palmboom? Dit soort vragen vertellen je meer over de toekomst van een oplossing. Trap niet in deze val en kijk breder dan functies die vaak no-brainers zijn als je in de juiste categorie oplossingen zit.
4. Volg niet automatisch de markt
Het volgen van je branchegenoten is een veel voorkomend fenomeen. Bijgevolg zie je bepaalde EPM-oplossingen terugkomen in een hele branche. In een markt waar oplossingen om de paar jaar met een grote nieuwe release kwamen, leek dit een veilige route. Tijdens de selectie van EPM-software trap je al snel in deze val en laat je je te veel leiden door de markt. De wereld is echter veranderd. Sommige cloudoplossingen komen vier keer per jaar met een nieuwe release. Nieuwe functies en nieuwe integraties vier keer per jaar. Met veranderingen die in dit tempo plaatsvinden, is het automatisch volgen van een branchekeuze ervoor kiezen om achter te blijven. Doe je eigen onderzoek en breng in kaart waarom je voor een EPM-oplossing kiest.
5. Besteed de selectie van EPM-software niet uit aan ICT.
Software- en pakketselecties zijn keuzes die soms als riskant worden gezien. Je wilt immers niet in de situatie terechtkomen die we in de inleiding van dit artikel schetsten. Het 'doorschuiven' van de keuze naar een IT-afdeling is dan soms een tactiek die wordt toegepast. Het is een tactiek die bijna nooit een gelukkige keuze oplevert. Het grootste probleem is vaak niet de daadwerkelijke keuze, maar het gebrek aan commitment aan die keuze door toekomstige eindgebruikers. Als zij er niet in geloven en er niet voor staan, dan wordt het moeilijk om er een succes van te maken.
De wil om er een succes van te maken
Er zijn duizend redenen waarom een Enterprise Performance Management project zou mislukken. Er is één reden waarom ze wel slagen: de wil om van de nieuwe oplossing een succes te maken. Die wil moet vanaf dag één groeien in een pakketselectie. En die wil moet gedeeld worden door alle betrokkenen.
