De meeste organisaties hanteren stilletjes twee parallelle realiteiten. Enerzijds is er de wettelijke visie: de hiërarchie van rechtspersonen en de geconsolideerde jaarrekening die naar de toezichthouder gaat. Anderzijds is er de managementvisie: de segmenten, winstcentra, bedrijfsonderdelen en regio’s waarop het management zich richt.
In de meeste consolidatietools zijn die twee weergaven twee afzonderlijke consolidaties. Verschillende reikwijdtes, soms verschillende eliminaties, bijna altijd verschillende rapporten. Het op elkaar afstemmen ervan is een hele klus, en die taak komt meestal terecht bij degene in het consolidatieteam die beide modellen goed genoeg kent om uit te leggen waarom de cijfers niet op dezelfde manier kloppen.
De matrixconsolidatie in SAP Group Reporting is ontworpen om dit samen te voegen tot één rapport met twee toepassingsmogelijkheden. Dit verdient meer aandacht dan het doorgaans krijgt.
Waarom de meeste groepen twee afzonderlijke consolidaties uitvoeren
Het onderscheid tussen de wettelijke en de managementperspectief is geen toeval. Het weerspiegelt een reëel verschil in wat de twee doelgroepen nodig hebben. Toezichthouders willen cijfers op basis van juridische entiteiten, die controleerbaar en traceerbaar zijn binnen de groepsstructuur. Het management wil cijfers die aansluiten bij de manier waarop het bedrijf daadwerkelijk is georganiseerd, wat zelden naadloos overeenkomt met de juridische structuur.
Traditionele consolidatietools pakten dit aan door twee afzonderlijke processen uit te voeren: de wettelijke consolidatie via de juridische hiërarchie en een managementconsolidatie via de segment- of profitcenterhiërarchie. De eliminaties werden in elk proces afzonderlijk uitgevoerd. Het afstemmen van de twee resultaten was een handmatige klus, die steeds omvangrijker werd naarmate de bedrijfsvoering complexer werd.
De aanname die in dat ontwerp is verwerkt, is dat wettelijke en managementconsolidatie fundamenteel verschillende processen zijn. Matrixconsolidatie zet die aanname rechtstreeks op losse schroeven.
Eén eliminatie, twee toepassingsgevallen
Bij matrixconsolidatie worden de intercompany-eliminaties één keer uitgevoerd op basis van een gezamenlijke set journaalgegevens, waarna het resultaat via twee verschillende hiërarchieën kan worden ingezien: de hiërarchie van juridische entiteiten voor de wettelijke verslaglegging en de profitcenter-hiërarchie voor de managementrapportage.
Dezelfde publicatie, dezelfde gegevens, die twee gebruiksscenario’s ondersteunen in plaats van dat er afstemming tussen afzonderlijke kubussen nodig is.
Het praktische gevolg is dat de wettelijke en managementcijfers standaard synchroon blijven lopen, zonder dat daar handmatige inspanningen voor nodig zijn. Wanneer een transactie tussen gelieerde ondernemingen wordt geëlimineerd, gebeurt dit tegelijkertijd voor beide overzichten. Er hoeft geen afzonderlijke managementconsolidatie te worden bijgewerkt om de cijfers op elkaar af te stemmen, en geen enkel teamlid hoeft tijd te besteden aan het uitleggen waarom de twee uitkomsten van elkaar verschillen met een bedrag dat uiteindelijk een tijdverschil in de eliminatie blijkt te zijn.
Uitschakelingen op elk niveau van de hiërarchie
Matrixconsolidatie heeft ook invloed op waar de eliminatie van transacties tussen gelieerde ondernemingen plaatsvindt. Bij een standaardconsolidatie vindt de eliminatie van transacties tussen gelieerde ondernemingen plaats op het hoogste niveau van de groep. Transacties tussen entiteiten binnen dezelfde subgroep of hetzelfde segment worden geëlimineerd zodra alle cijfers zijn samengevoegd.
In Groepsrapportage kunnen eliminaties op elk niveau van de hiërarchie worden uitgevoerd: binnen een regionale subgroep, binnen een segment, binnen een bedrijfsonderdeel. Overal waar de hiërarchie een consolidatiekring definieert, kan de eliminatie daar worden uitgevoerd.
Voor de managementrapportage is dit van groot belang. Het betekent dat een segmentresultatenrekening duidelijke cijfers binnen het segment kan weergeven, waarbij interne transacties al zijn geëlimineerd, zonder dat er een aparte afstemmingsstap of een handmatige aanpassing nodig is. Het managementoverzicht wordt daardoor daadwerkelijk vergelijkbaar tussen de verschillende segmenten, en niet alleen op groepsniveau.
De ondergewaardeerde mogelijkheid: vergelijkingen met terugwerkende kracht na een reorganisatie
Juist hier komt matrixconsolidatie goed van pas voor concerns die regelmatig herstructureren.
Wanneer een concern zijn segmenten herindelt, bedrijfsonderdelen samenvoegt of een nieuwe managementhiërarchie invoert, ontstaat er onmiddellijk een probleem met de vergelijkbaarheid. De nieuwe structuur ziet er anders uit dan de oude. De cijfers van voorgaande jaren zijn opgesteld op basis van de oude structuur. Het opnieuw opstellen van achttien maanden aan geconsolideerde cijfers volgens de nieuwe structuur, waarbij eliminaties opnieuw worden uitgevoerd en managementcijfers worden aangepast, is een omvangrijke handmatige klus. Sommige concerns accepteren gewoon een onderbreking in hun vergelijkende reeks.
Bij matrixconsolidatie vervalt die keuze. Wanneer een nieuwe hiërarchie wordt ingevoerd, kan deze worden toegepast op historische periodes. De onderlinge eliminaties worden opnieuw uitgevoerd volgens de nieuwe structuur. De vergelijkende cijfers van voorgaande jaren worden volgens de nieuwe structuur weergegeven: intact, traceerbaar en nog steeds afgestemd op de cijfers van de juridische entiteiten.
Voor groepen die om de paar jaar een reorganisatie doorvoeren, of die momenteel bezig zijn met een reorganisatie, verandert de vraag die de CFO na een reorganisatie aan het consolidatieteam stelt. Die verschuift van „hoe lang duurt het nog voordat we over de nieuwe structuur kunnen rapporteren?“ naar „dat kunnen we nu al.“
Wat verandert er voor jouw team door de matrixconsolidatie?
Het consolidatieteam hoeft niet langer twee parallelle modellen bij te houden. De financiële businesspartners die gebruikmaken van managementrapportages krijgen geen cijfers meer waarvoor een voetnoot nodig is om uit te leggen waarom deze niet overeenkomen met de wettelijk vereiste cijfers. En de groep kan structurele veranderingen opvangen zonder de historische continuïteit te verliezen.
Bij Finext stellen we tegenwoordig GR-opdrachten op rond matrixconsolidatie voor concerns die regelmatig herstructureren of die te maken hebben met aanzienlijke overhead bij het afstemmen van de management- en wettelijke verslaglegging. De eerste vraag die we stellen is meestal de eenvoudigste: hoeveel tijd besteedt jouw team momenteel aan het afstemmen van de management- en wettelijke verslaglegging? Het antwoord daarop is vaak bepalend voor de businesscase.
Als jouw groep onlangs een reorganisatie heeft ondergaan en je nog het opschonen van de vergelijkende cijfers, of als de afstemming tussen de wettelijke en managementjaarrekening een terugkerende belasting vormt voor jouw afsluiting, dan is dat meestal het juiste gespreksonderwerp om mee te beginnen.
