De meeste evaluaties van consolidatietools eindigen met een vraag over de kosten. De vraag die je je als eerste zou moeten stellen, is echter eenvoudiger: als jouw je vraagt je de boeking te laten zien die tot de geconsolideerde balans heeft geleid, hoe lang duurt het dan voordat je het antwoord hebt? Bij een op journaalboekingen gebaseerde consolidatie duurt dat dertig seconden. Bij een op kubussen gebaseerde consolidatie is dat het begin van een hele reconstructie. Dat verschil is structureel en wordt in de loop van de tijd steeds groter.
Nog niet zo lang geleden stelde een groepsauditor aan een van onze klanten een heel eenvoudige vraag: "Laat me de boeking zien die tot deze geconsolideerde balans heeft geleid en leg me uit waarom die er is.”
Bij een consolidatie op basis van journaalposten is dat een kwestie van dertig seconden. je vanuit het geconsolideerde cijfer je naar de onderliggende groepsboekingen, zien welke regel elk cijfer heeft gegenereerd, zien wie het heeft vrijgegeven en de onderliggende brongegevens bekijken. De keten is van begin tot eind zichtbaar.
Bij een op kubussen gebaseerde consolidatie kun je het getal reproduceren. Precies reconstrueren waarom het op die waarde uitkomt, boeking voor boeking, is een heel andere opgave. Het getal staat in cellen en de logica zit in de configuratie. Het audittraject is wat iemand achteraf moet samenstellen. Het is dezelfde afweging die BPC jarenlang heeft gemaakt: flexibiliteit aan de binnenkant, ondoorzichtigheid aan de auditinterface.
Vroeger leek dit een nicheprobleem. Dat is nu niet meer zo.
Waarom de eisen op het gebied van controleerbaarheid bij consolidatie steeds strenger worden
Auditcommissies stellen scherpere vragen dan vijf jaar geleden. Groepsauditors besteden minder tijd aan fluxanalyses en meer aan de traceerbaarheid van boekingsposten. Ze willen de boeking zelf zien, niet alleen het verschil. De vraag „laat me de boeking zien” is niet langer voorbehouden aan betwiste posten. Ze duikt ook op bij standaardcontroles.
ESG-gerelateerde rapportages versnellen deze ontwikkeling. Consolidatiegegevens worden nu opgenomen in een gereguleerd rapportagekader waar ze voorheen niet thuishoorden. De controleerbaarheidsnormen die van toepassing zijn op financiële cijfers, gelden in toenemende mate ook voor indicatoren zoals emissie-intensiteit, blootstelling in de toeleveringsketen en duurzaamheids-KPI's. Voor concerns die jarenlang financiële en niet-financiële rapportage gescheiden hebben gehouden, creëert die convergentie een kloof: de financiële consolidatie is traceerbaar, de niet-financiële gegevens vaak niet, en toezichthouders beginnen beide met dezelfde nauwkeurigheid te behandelen.
De kosten die ontstaan doordat het tijdschrift niet kan worden getoond, lopen op.
Wat consolidatie op basis van journaalposten eigenlijk inhoudt
SAP Group Reporting komt in deze discussies goed uit de verf om een structurele reden: het is in de kern gebaseerd op journaalboekingen.
Elke consolidatiestap, valutaconversie, eliminatie van intercompany-transacties, opname van eigen vermogen, herclassificatie en handmatige boeking boven de balans leidt tot een boeking die in hetzelfde universele journaal wordt vastgelegd als de wettelijk vereiste boekhouding. Het geconsolideerde saldo is geen celwaarde die door een script is berekend. Het is de som van boekingen die elk voorzien zijn van een verwijzing naar een regel, een tijdstempel, een vrijgavestatus en een duidelijke koppeling naar de brongegevens.
Het audittraject is geen functie die je . Het vormt de basis waarop de consolidatie plaatsvindt.
Dat onderscheid is van belang omdat het de praktische betekenis van ‘traceerbaar’ verandert. In een op journaalposten gebaseerd systeem is traceerbaarheid structureel verankerd. Er is geen aanvullende configuratie of handmatige samenstelling voor nodig. De vraag van de auditor kan worden beantwoord omdat het systeem is ontworpen om een antwoord te genereren. In een op kubussen gebaseerd systeem is traceerbaarheid vaak een rapportagelaag die bovenop de berekening is gebouwd. Het kan weliswaar worden gerealiseerd, maar het vereist bewuste inspanning en de kwaliteit ervan neemt doorgaans af naarmate het systeem in de loop van de tijd steeds meer wijzigingen ondergaat.
Waarom de op journaalposten gebaseerde consolidatie ook in het tweede jaar standhoudt
Hier komt de voordelen van consolidatie op basis van journaalposten het duidelijkst tot uiting, niet in het eerste jaar, maar in het tweede jaar.
In het eerste jaar ziet elke consolidatietool er prima uit. De implementatie is nog vers. Het ontwikkelteam is er nog. De uitleg zit in iemands hoofd, en die persoon is meestal beschikbaar als een auditor ernaar vraagt. Het systeem levert de juiste cijfers op, en de context om ze te verklaren ligt binnen handbereik.
Het tweede jaar is anders. De reikwijdte van een entiteit verandert. Een regel wordt herschreven. Een teamlid dat een deel van de configuratie heeft ontworpen, is vertrokken. Een auditor stelt een vraag over een beweging die in geen enkel overzicht staat en waar in de documentatie geen rekening mee is gehouden. In een op kubussen gebaseerd systeem betekent het beantwoorden van die vraag dat er een logische keten moet worden gereconstrueerd door configuratielagen heen die niet zijn ontworpen om op deze manier te worden onderzocht.
In een op journaalboekingen gebaseerd systeem is het antwoord hetzelfde als in het eerste jaar. De boeking staat er, de verwijzing naar de regel staat er, en de keten is intact, ongeacht wat er rondom is veranderd.
Die persistentie is structureel van aard, niet procedureel. Je hoeft het controlespoor niet bij te houden. Het wordt automatisch gegenereerd door de manier waarop het systeem de consolidatiewerkzaamheden vastlegt.
Waar dit thuishoort in jouw evaluatie
Bij Finext brengen we de controleerbaarheid al in een vroeg stadium van de verkennende gesprekken ter sprake, en niet pas aan het einde. Vroeger kwam dit pas laat in de evaluatie van een tool aan de orde, nadat de functionaliteit en de kosten al waren besproken en beoordeeld. Nu hoort het thuis in hetzelfde gesprek als het datamodel, omdat deze twee onderwerpen bij groepsrapportage onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.
Als je momenteel consolidatietools aan het evalueren bent en de controleerbaarheid in de kolom ‘nice to have’ van uw evaluatiematrix staat, dan is dat de kolom die u als eerste opnieuw moet bekijken. De vraag die uw accountant in het tweede jaar zal stellen, is het waard om te beantwoorden voordat u de architectuurkeuze maakt.<br><br>
Als je wilt uitzoeken hoe die evaluatie er voor jouw groep uit zou moeten zien, denken we daar graag samen met je over na.
