Finext is gespecialiseerd in het leveren van de nieuwe generatie financiële oplossingen die CFO's in staat stellen hun doelstellingen te bereiken. Onderdeel van deze oplossingen is SAP Profitability and Performance Management (PaPM). We interviewden Alwin Dooijeweerd, Senior Business Analyst bij Finext om te praten over SAP PaPM, de rol ervan op de financiële afdeling en hoe het past in ons portfolio. "Data is belangrijk, financiële data is belangrijk, maar die data gebruiken om berekeningen te maken voor de business is het belangrijkste, en daar heb je goede oplossingen voor nodig."
Veelzijdige berekeningen van kosten en winstgevendheid
PaPM is een uiterst veelzijdige oplossing met meerdere opties om winstberekeningen toe te passen. Bijvoorbeeld:
- Winstberekeningen met kostentoewijzingen
- Modelleren van plannen en prognoses
- Planning en modellering op basis van de bestuurder
- Verrekenprijzen
- Kasstroommodellering
- Liquiditeitsprognoses
- CO2-voetafdruk en duurzaamheidsrapportage
"Het is eigenlijk interessant als je ziet waarvoor je PaPM kunt gebruiken. Het helpt bij het berekenen van winstgevendheid, transfer pricing en ook voor prognoses. Je kunt scenarioanalyses of 'wat als'-berekeningen maken. En die technologie kan binnen een paar seconden berekeningen maken die je vertellen dat een product niet langer winstgevend is." Alwin voegt eraan toe: "Dat kan je inkomstenstroom verbeteren door de time-to-results in data-analyse te versnellen - zodat je niet langer weken of maanden hoeft te wachten op resultaten - maar binnen enkele seconden kunt zien of iets winstgevend is. Dat is heel krachtig".
"Het is eigenlijk interessant als je ziet voor hoeveel je PaPM kunt gebruiken.
Gegevensbronnen
SAP PaPM is een native oplossing voor HANA, wat betekent dat het direct kan integreren met SAP databases en ERP. Dat is ideaal voor S/4HANA-gebruikers die kunnen putten uit een groot aantal SAP-databases om PaPM-gegevens op te halen, berekeningen uit te voeren en gegevens terug te pushen naar de bronsystemen. Maar je kunt ook databases van derden integreren via API, waardoor al je datafeeds in één systeem worden samengevoegd.
"PaPM functioneert apart van financiële boekhouding omdat het doel anders is. Financial accounting, management accounting en strategic accounting zijn allemaal verschillend: ze gebruiken dezelfde gegevens uit dezelfde bronnen, maar de berekeningen zijn anders en de frequentie is anders. Met tools als PaPM kun je de uitkomsten genereren en terugsturen naar de bron, zodat de relevante mensen over die gegevens beschikken. Je kunt op die manier ook de output bepalen op basis van wie de gegevens gebruikt."
"Je wilt dit soort berekeningen niet in je financiële systeem, want dat heeft een specifiek doel - de controllers die de gegevens nodig hebben, moeten vanuit dezelfde basis kunnen werken. Dit is waar PaPM een belangrijke rol speelt."
Berekeningen voor grote volumes
Een belangrijke kracht van PaPM is de snelle berekening van grote hoeveelheden gegevens.
De USP is dat je al deze gegevens kunt verzamelen en vervolgens verschillende berekeningen of kruisingen kunt gebruiken om verschillende inzichten te creëren, zoals prognoses, kostentoewijzing, winstgevendheidstoewijzing of belastingtoewijzing. Je kunt het ook gebruiken om "wat als" scenario's te genereren.
Scenario's en voorspellingen
Vroeger had een collega van een controller of strategieafdeling dagen of zelfs maanden nodig om een bedrijfsscenario te voltooien. Naarmate de wereld volatieler wordt, vinden er voortdurend veranderingen plaats en wordt het steeds belangrijker om on-the-fly berekeningen te kunnen maken. PaPM biedt je de tools om binnen enkele seconden kostenscenario's te maken en de effecten op je bedrijfsresultaten te voorspellen.
"Als business controller kun je dus goede uitkomsten hebben en de berekening wordt altijd consistent uitgevoerd. Je kunt een 'wat als'-scenario echter snel weer aanpassen door parameters zoals salaris of regio te veranderen, vervolgens de berekening opnieuw uitvoeren en binnen enkele seconden heb je een nieuwe uitkomst.""Finext implementeert bijvoorbeeld PaPM bij een bedrijf dat ingrediënten inkoopt voor de productie van friet. Ze willen scenario's hebben om te voorspellen wat er zal gebeuren als de prijzen voor bijvoorbeeld palmolie stijgen of dalen. Ze moeten van tevoren weten wat ze moeten doen als dat gebeurt - moeten ze bijvoorbeeld een vervanger gebruiken? En hoe dat de kosten van het product zal beïnvloeden. "
"Op dezelfde manier wilden we, met betrekking tot CO2-uitstoot, de impact berekenen van het verminderen van het aantal dieselvoertuigen in een wagenpark van huurauto's - en we gebruikten PaPM om die impact te voorspellen."
Belastingberekeningen
"Bedrijven moeten belastingberekeningen altijd op een consistente manier uitvoeren. Geavanceerde tools zoals PaPM kunnen dat vrij eenvoudig. Dat kan vooral nuttig zijn voor organisaties die worstelen om te voldoen aan de nieuwe Europese Pijler 2-wetgeving - maar het is nuttig voor iedereen."
Haal meer uit PaPM
Hoe ontwikkel je een initieel model in PaPM? Bij voorkeur werk je samen met een consultant om scenario's en formules op te stellen omdat dit de meest cruciale stap is. Om goede gegevens te genereren, heb je goede en consistente formules nodig. Natuurlijk wil je je eigen controllers en strategische analisten erbij betrekken, maar het is cruciaal dat je expertise gebruikt om ervoor te zorgen dat deze elementen correct worden opgezet.
Finance heeft het altijd over toewijzingen, maar dat is niet de eerste stap. Eerst moet je weten welke informatie je wilt presenteren, dan moet je relevante bedrijfsparameters vastleggen, een goede formule opzetten, de gegevens vastleggen en dan kun je inzicht creëren en stappen ondernemen om het te verbeteren. Als je een consistente manier hebt om gegevens te berekenen - je hebt alle informatie die nodig is om resultaten in de loop van de tijd te vergelijken - dan kun je die inzichten gebruiken om actie te ondernemen.
Je kunt bijvoorbeeld kijken naar overheadkosten en een formule maken om die kosten te verdelen over de producten die je verkoopt en op basis daarvan de werkelijke kosten per product beter bepalen." "Het laatste wat je wilt is een discussie over de nauwkeurigheid van de cijfers. Je moet de gegevens vertrouwen zodat je de impact van de cijfers kunt bespreken. Als je een goede opzet hebt en een goede formule als uitgangspunt, moet het goed komen. Je wilt altijd de uitkomst kunnen verklaren."
PaPM @ Finext
PaPM is een volwassen product met een geschiedenis van meer dan 6 jaar. Maar in Nederland wordt het nog niet zoveel gebruikt als in de VS en Duitsland. "De VS is veel meer geïnteresseerd in winstgevendheid per product," zegt Alwin, "Duitsland heeft ook gewoon veel SAP klanten, en PaPM blinkt uit met SAP data feeds. En in Duitsland wordt het vooral gebruikt voor belastingberekeningen. Toch wordt PaPM in Nederland steeds populairder."
Finext werkt momenteel aan de eerste Nederlandse implementatie van PaPM met onder andere de volgende doelstellingen:
- Prognoses maken met behulp van gedetailleerde productgegevens
- Gedetailleerde voorspellingen berekenen voor de komende drie jaar.
- Wat-als scenario's genereren.
"We brengen zaken als aardappelproductie en -kosten, olieprijzen en andere productiegegevens in kaart, naast energie-, transport- en personeelskosten om een model te bouwen dat klanten kan helpen beslissingen te nemen over producten, klanten en contracten - inclusief 'wat als'-scenario's. Dit maakt snellere besluitvorming mogelijk in een snel veranderende markt. Dit maakt snellere besluitvorming mogelijk in een snel veranderende markt."
PaPM integreert alles op één plaats. Zolang je de formule goed uitwerkt, kun je op de gegevens vertrouwen. Er zijn altijd veel discussies over welke gegevens je moet gebruiken en er zijn altijd veel meningen, maar alles bij elkaar zou het voor iedereen duidelijk moeten zijn. Veel organisaties gebruiken Excel al voor dit doel - dus je hebt al een formule, maar door PaPM te gebruiken wordt het een gestandaardiseerde formule. Finext kan je helpen om die formules op elkaar af te stemmen als onderdeel van de setup. Het idee is om een logsheet erdoor te krijgen zodat de resultaten consistent zijn: elke keer dat je een productmarge berekent, is het gebaseerd op dezelfde gegevens.
De gegevens die je gebruikt en die beschikbaar zijn, zijn belangrijk, dan weet je altijd of de gegevens kloppen of niet. En die gegevens zullen veranderen, maar de formule moet altijd gestandaardiseerd zijn.
Alwin maakt deel uit van Finext's Cost & Profitability team en brengt expertise mee op het gebied van tooling, processen en winstgevendheid in de hele industrie. "We zijn georganiseerd rond winstgevendheid en we adviseren onze klanten over winstgevendheid op een gedetailleerd niveau. Dat kunnen databases zijn, uw financiële gegevens, toewijzingen, inzicht, winstgevendheid per product. We hebben hier al enkele jaren ervaring mee en de belangstelling voor deze service neemt alleen maar toe - omdat veel organisaties deze tools alleen voor allocaties hebben gebruikt. De focus verleggen naar winstgevendheid op bijvoorbeeld klantniveau betekent een grote verschuiving. Veel mensen hebben kostentoewijzing per product in Excel opgezet, maar je hebt meer aan een gestandaardiseerde tool en consistentere berekeningen."
Finext kan je organisatie adviseren over kosten en winstgevendheid, door samen te werken met je S/4HANA, Oracle of andere software teams. Neem contact met ons op voor meer informatie.
