De meeste groepen voeren hun consolidatiewerkzaamheden nog steeds uit tijdens de afsluitperiode: aan het einde van de maand, het kwartaal of het jaar. De gegevens komen binnen, het consolidatieteam krijgt een paar dagen de tijd, de afsluiting wordt uitgevoerd en de cijfers worden verstuurd. Iedereen kent dit ritme.
De druk is enorm. Validaties, valutaconversies, afstemming tussen dochterondernemingen, eliminaties, handmatige boekingen, het aftekenen van de boekjes: het wordt allemaal in een paar dagen gepropt. Lange avonden zijn aan het einde van het kwartaal de norm. De pizzabezorger kent het consolidatieteam vaak bij naam. En het risico op een fout je tijd je om uit te zoeken, is juist het grootst op het moment dat er het meest op het spel staat.
Steeds meer groepen stellen dezelfde vraag: kan dit nog langer doorgaan in de loop van de maand?
Waarom de afsluiting uitmondde in een sprint
Lange tijd was het eerlijke antwoord ‘nee’. Consolidatietools stonden op een aparte datacube en de consolidatielogica werd pas uitgevoerd nadat de gegevens daarin waren geladen. De stap van het laden van de gegevens vormde de poort. Alles vóór die poort was gewoon boekhouding. De afsluiting moest een sprint zijn, omdat er geen andere manier was om het uit te voeren.
Die poort is in SAP Group Reporting niet verdwenen. Er is nog steeds een stap voor het vrijgeven van gegevens. Maar de vraag die we ons moeten stellen is waarom dit alleen aan het einde van de maand moet plaatsvinden. Niets weerhoudt een groep ervan om elke dag gegevens vrij te geven. En zodra de rest van het consolidatiewerk gedurende de maand continu kan worden uitgevoerd, lijkt het dagelijks vrijgeven van gegevens niet langer ongebruikelijk. Het begint juist het voor de hand liggende bedrijfsmodel te worden.
Drie functies voor groepsrapportage die werk uit de afsluitingsfase halen
SAP heeft gestaag functies toegevoegd waarmee boekhoudgegevens al vóór de formele vrijgave kunnen worden bewerkt. Drie daarvan zijn met name relevant voor concerns die de afsluiting willen spreiden.
Gegevensvalidatie van boekhoudgegevens. Bij validaties in consolidatiestijl hoeft niet langer te worden gewacht op vrijgegeven gegevens. Deze kunnen gedurende de maand direct op de boekhoudgegevens worden uitgevoerd, waardoor fouten al weken voordat ze een probleem vormen voor de afsluitperiode aan het licht komen.
Voorlopige overzichten van de geconsolideerde jaarrekening. Financiële teams kunnen op basis van boekhoudkundige gegevens alvast een voorlopig overzicht van de geconsolideerde jaarrekening bekijken, nog voordat de formele afsluiting heeft plaatsgevonden. De cijfers zijn nog niet definitief, maar geven wel een betrouwbare indicatie van de richting. Teams die hiervan gebruikmaken, worden aan het einde van de maand niet meer voor verrassingen gesteld.
Afstemming en reconciliatie tussen groepsmaatschappijen gedurende de maand. Dit is waarschijnlijk de grootste verandering. Vroeger was de reconciliatie tussen groepsmaatschappijen een omvangrijke klus die tijdens de afsluitperiode plaatsvond: de standen verzamelen, de afwijkingen opsporen en de dochterondernemingen aanspreken. In Group Reporting kan de afstemming gedurende de hele maand op transactieniveau plaatsvinden. Tegen de tijd dat de afsluitperiode begint, zijn de meeste afwijkingen al opgelost.
Al deze taken die vroeger in het afsluitvenster stonden, worden verplaatst naar de dagen en weken daarvoor. Het afsluitvenster verdwijnt niet, maar de hoeveelheid echt nieuw werk die daarin staat, wel.
Wat er nodig is voor een doorlopende afsluiting
De afweging is reëel. Het spreiden van de afsluiting werkt alleen als de lokale controleurs en het groepsteam consolidatie beschouwen als een continu proces, en niet als iets dat pas aan het einde van de maand in gang wordt gezet. Dat is een verandering in het werkritme, niet alleen een technische aanpassing.
Het vereist ook een strakke aanpak van de stamgegevens. Wanneer er gedurende de hele maand validaties en afstemmingen plaatsvinden, worden fouten onmiddellijk gesignaleerd in plaats van dat ze pas bij een specifieke controle aan het licht komen. Het voordeel is dat ze kleiner zijn en gemakkelijker te verhelpen zijn wanneer ze in een vroeg stadium aan het licht komen. Het nadeel is dat een slecht bijgehouden rekeningstelsel of intercompany-matrix de hele maand door voor ruis zorgt in plaats van slechts één keer.
Groepen die dit voor elkaar hebben gekregen, hebben doorgaans eerst geïnvesteerd in schone stamgegevens, en die investering is terug te zien in het verloop van de afsluiting.
Hoe werk je toe naar een doorlopende afsluiting in Groepsrapportage
Het is zelden een goed idee om de hele afsluiting in één keer te herontwerpen. De betrouwbaardere aanpak is een stapsgewijze aanpak, waarbij functies geleidelijk worden toegevoegd naarmate het team meer vertrouwen krijgt in de continue werking.
Een praktische aanpak: begin tijdens de maand met het afstemmen en reconciliëren van transacties tussen dochterondernemingen. Dat levert de snelste verlichting op tijdens de afsluitperiode en is grotendeels een op zichzelf staand proces. Voeg vervolgens validaties toe die worden uitgevoerd op basis van boekhoudkundige gegevens. Introduceer daarna voorlopige overzichten van de geconsolideerde jaarrekening voor het financiële managementteam. Voeg dagelijkse gegevenspublicaties toe zodra de rest van het proces voldoende is uitgekristalliseerd om continue invoer te verwerken.
Met elke stap wordt het tijdvenster om de bestelling af te ronden weer iets kleiner. De pizzabezorgdienst vindt geleidelijk aan andere klanten.
Bij Finext pakken we opdrachten waarbij het afronden van een transactie over meerdere avonden wordt uitgesmeerd als volgt aan: we brengen in kaart welk deel van het afrondingsproces de meeste avonden in beslag neemt, pakken dat eerst aan en bouwen van daaruit verder.
Als je eens je uitzoeken hoe die werkwijze er voor jouw uit zou kunnen zien, gaan we daar graag met je over in gesprek.
