Als je Excel ooit hebt gebruikt, weet je hoe krachtig en veelzijdig het kan zijn. Maar laten we eerlijk zijn: naarmate je organisatie groeit, kunnen die vertrouwde spreadsheets meer aanvoelen als een uitdaging dan als een oplossing.
Excel als basis voor personeelsplanning, maar met beperkingen
Als het gaat om het inplannen van werknemers, doen veel bedrijven (delen van) het proces nog steeds in Excel. Waarschijnlijk heb je je huidige werknemers met hun bijbehorende gegevens in een goed systeem staan. Maar elementen zoals vacatures, externe inhuur en het werkelijke aantal medewerkers per afdeling versus de ideale (of toegestane) situatie maken het vaak ingewikkelder. Laat staan dat je een budget of prognose moet maken wanneer je toekomstige salarissen wilt toevoegen of een scenarioanalyse wilt uitvoeren.
De nadelen van Excel
Op een gegeven moment loop je tegen wegversperringen aan als je bij Excel blijft. Het plannen van personeel wordt steeds moeilijker en foutgevoeliger. Het is moeilijk om je aan een standaardproces te houden en het vergt veel handmatig werk. En misschien wel het belangrijkste als het gaat om gevoelige HR-gegevens in Excel-bestanden: je hebt geen "single version of the truth" en loopt tegen veiligheidsproblemen aan.
Voor bedrijven die werken met software voor personeelsplanning, zoals Vena, is dit verleden tijd. Het is een platform dat is ontworpen om het maximale uit Excel te halen en tegelijkertijd veelvoorkomende problemen op te lossen. In deze blog vertellen we je hoe Vena je kan helpen om je personeelsplanningsproces naar een hoger niveau te tillen, waardoor het efficiënter, betrouwbaarder en schaalbaarder wordt.
1. Optimaliseer de workflow en het procesbeheer voor personeelsplanning.
De flexibiliteit van Excel is geweldig, maar de planningsprocessen van je personeel vereisen vaak opeenvolgende stappen, verschillende gebruikersrechten of formele goedkeuringsworkflows, en dat is waar Excel tekortschiet. Vena overbrugt deze hiaten met webgebaseerd workflowbeheer: taken worden op volgorde gezet en rechten toegewezen, goedkeuringsprocessen worden ingebouwd, compleet met audit trails voor transparantie. Salarissen zijn bijvoorbeeld alleen zichtbaar voor degenen die absoluut toegang nodig hebben, waardoor procesintegriteit wordt gewaarborgd zonder dat er sprake is van starheid.
2. De kwaliteit en nauwkeurigheid van gegevens verbeteren
Het bijhouden van actuele, volledige en consistente gegevens is cruciaal voor personeelsplanning. De afhankelijkheid van Excel van handmatige gegevensinvoer en het delen van bestanden verhoogt het risico op fouten en corruptie van gegevens. Vena vermindert dit met gecentraliseerde gegevensopslag, waardoor fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer of het delen van bestanden worden voorkomen. Invoersjablonen beveiligen aangewezen velden en zorgen zo voor consistentie. Toch kun je gebruikers nog steeds de flexibiliteit geven die ze nodig hebben, bijvoorbeeld om nieuwe functies in te voeren of individuele compensatie-elementen toe te voegen.
3. Efficiënte gegevensintegratie met ERP- en HR-systemen.
Planning houdt vaak in dat gegevens uit ERP-systemen of specifieke HR-systemen zoals AFAS/Workday worden gehaald, of dat prognoses worden geëxporteerd naar oplossingen zoals Power BI. Excel heeft moeite met grote datasets en het onderhouden van betrouwbare koppelingen met externe systemen. Vena vereenvoudigt dit met robuuste data-integratie. Eenmalige verbindingen maken real-time importeren en exporteren mogelijk, zodat je verzekerd bent van nauwkeurige en actuele gegevens zonder modellen uit te breiden.
4. Snellere prestaties en real-time berekeningen
Grote gegevenssets en complexe formules kunnen Excel traag maken, vooral in samenwerkingsomgevingen. Vena's database elimineert deze knelpunten. Miljoenen rijen kunnen in enkele minuten worden geïmporteerd of gekopieerd, terwijl real-time berekeningen naadloos op de achtergrond worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen gebruikers gegevens invoeren, modellen bijwerken en resultaten analyseren zonder vertragingen. Zodra u een salaris wijzigt of een dienstverband toevoegt, worden alle gerelateerde elementen zoals pensioenkosten en belastingen direct berekend.
Vena in actie zien?
Wilt u zien hoe Vena uw personeelsplanning efficiënter en betrouwbaarder maakt? In onze interactieve demo laten we u zien hoe u Excel-processen optimaliseert en meer controle krijgt over uw personeelsplanning. Bekijk de demo hier
.webp)