Eerder deelden we de 5 must-haves voor een snelle jaarafsluiting en hoe dit proces kan worden verkort met een EPM-tool. Een belangrijk onderdeel hiervan is de functie Collaborative Disclosure Management (CDM) in de EPM-tool. Wil je weten hoe CDM je kan helpen om maandelijkse boardpacks of het jaarverslag te automatiseren en de doorlooptijd aanzienlijk te verkorten? Lees dan snel verder!
1. Eenmalige bouw
Een (jaarlijks) afsluitproces is vaak tijdgebonden en vroeg in het proces worden deadlines vaak minder nadrukkelijk gevolgd. Daardoor blijft er aan het eind van het proces te weinig tijd over voor het maken van de bijbehorende documenten, zoals jaarverslagen of managementrapportages. Dit legt extra druk op de financiële afdeling van de groep, die altijd de laatste controles uitvoert en het sluitstuk van het proces schrijft. Een goede EPM-tool zorgt ervoor dat je maar één keer een sjabloon hoeft te maken en dat dit zowel in Word als PowerPoint kan. Als deze eenmaal is gemaakt, hoef je aan het einde van het eindejaarsproces alleen nog maar op de knop te drukken om de gegevens bij te werken. Dit geeft meer ruimte aan het begin van het proces en meer tijd om gegevens te analyseren.
2. Meer tijd voor gegevensanalyse
Vaak heeft de financiële afdeling van de groep erg weinig tijd door onvermijdelijke vertragingen eerder in het proces. Jammer, want juist hier in de organisatie kunnen de overkoepelende conclusies worden getrokken. Het team is vaak blij als het rapport op tijd en zonder cijfermatige fouten kan worden opgeleverd. Door tijdgebrek worden de echt waardevolle analyses overgeslagen. Met CDM gaat er minder tijd zitten in het maken van rapporten. Hierdoor blijft er aan het einde van het proces meer tijd over om goed naar je eigen gegevens te kijken. Hetzelfde geldt voor de levering van maandelijkse cijfers. Veel klanten die nog geen CDM-module gebruiken, besteden veel tijd aan het kopiëren en voortdurend corrigeren van cijfers voor late aanpassingen. Met een geïntegreerde oplossing kunt u beginnen met het analyseren van de cijfers nog voordat de laatste entiteit zijn cijfers heeft ingediend. Hierdoor kun je onderbouwde maandcijfers toelichten en het bedrijf waar nodig bijsturen.
3. Werken aan rapporten met meerdere gebruikers tegelijk
CDM begint niet voor niets met "collaborative"! Hedendaagse oplossingen werken goed samen, zodat veel processen die normaal gesproken achter elkaar plaatsvinden, nu parallel kunnen worden opgepakt. Dit is een van de grootste tijdwinsten die in zo'n proces geboekt kunnen worden. Door de documentatie slim op te bouwen, kun je elk hoofdstuk aan een andere collega uitbesteden en zo samen naar het einddoel toewerken.
4. Duidelijk controlespoor
Hedendaagse EPM-oplossingen hebben uitgebreide controletrajecten. Wie klikte wanneer en waar? Wat was het voordat de wijziging werd doorgevoerd? Met een geïntegreerde aanpak van moderne CDM-modules hoeft u geen concessies te doen aan dit soort functionaliteit. Aanpassingen zijn flexibel, zelfs buiten de reguliere paden kunnen aanpassingen op het allerlaatste moment worden doorgevoerd. Eventueel met goedkeuringsmechanismen om interne controle te behouden voordat aanpassingen worden geaccepteerd in de definitieve versie. Maar omdat precies wordt bijgehouden wie wat heeft gedaan, kun je dit op een later moment met onderbouwing aan de auditor uitleggen.
5. Gegevens altijd actueel
De gegevens van de gedraaide rapporten zijn altijd up-to-date met de laatste cijfers. Dus met 1 druk op de knop is je maandelijkse managementinformatie weer helemaal up-to-date. Nog een keer door het document om te controleren of het nettoresultaat overal is bijgewerkt? Die dagen zijn voorbij! Een late journaalpost in de winst- en verliesrekening kan namelijk eenvoudig worden teruggehaald met een data refresh voordat je het document naar de drukker stuurt.
Ontdek onze CCH Tagetik FIT!
Vroeger was het verbeteren van de doorlooptijd aan het einde van het jaar vooral weggelegd voor grotere bedrijven die de investering konden doen om deze processen te optimaliseren. Gelukkig is dat tegenwoordig niet meer het geval. Om het proces van een jaarafsluiting te versnellen, hebben we al deze componenten ontwikkeld in een Fast Implementation Template (FIT) in CCH Tagetik. Met de FIT kunt u na een zeer korte implementatieperiode beschikken over een afsluitproces in een beproefde consolidatieoplossing. Bij de ontwikkeling van de FIT hebben we alle best practices van de afgelopen jaren verzameld en in één applicatie verwerkt.
.webp)