Wat is SAP S/4HANA voor Group Reporting en waarom is SAP S/4HANA interessant voor mijn bedrijf? Deze vragen komen steeds vaker terug. Eigenlijk betekent de komst van Group Reporting de komst van een nieuw concept in de consolidatiewereld.
Jarenlang maakte het consolidatieproces gebruik van verschillende lagen van het IT-landschap. Boekhoudkundige cijfers werden bijvoorbeeld vastgelegd in het boekhoudsysteem en geladen in een bedrijfsmagazijn. Daar werden dezelfde cijfers gegroepeerd en gestructureerd voordat ze werden geconsolideerd en toegankelijk gemaakt via EPM-pakketten. Met de komst van Group Reporting staat dat traditionele beeld op het punt te veranderen. Group Reporting gaat namelijk consolideren in het transactiesysteem, binnen SAP's S/4HANA om precies te zijn. Hieronder delen we graag de voor- en nadelen die dit met zich meebrengt.
Real-time consolidatie
Een van de gevolgen is dat je gedurende de hele maand "actuele" cijfers hebt, wie wil dat nu niet? Elke boeking die wordt gemaakt (geautomatiseerd of niet) wordt meteen verwerkt in de groepscijfers, waardoor je scherper kunt monitoren. Helaas is dit iets te kort door de bocht. Simpelweg omdat bepaalde kosten en opbrengsten een maandelijks karakter hebben. De huur van het pand, salarissen, leasekosten enzovoort. Allemaal kosten die je ineens ergens in de maand moet boeken. Een volledige P&L door de maand heen leidt dus tot cijfers die niet echt vergelijkbaar zijn en dus niet veel zeggen.
Natuurlijk zijn er bepaalde bedrijfstakken waar je een dagelijks rapport kunt maken op basis van bepaalde KPI's. Denk aan bedrijven in de detailhandel waar dagelijkse verkoop en marge relevant zijn. Ook bankboekingen kunnen interessante informatie bevatten voor een treasury-afdeling. De eerlijkheid gebiedt echter te zeggen dat er vaak al alternatieve systemen zijn. Nee, de echte toegevoegde waarde lijkt in een andere hoek te liggen.
Supersnel sluiten met groepsrapportage
Enkele jaren geleden hebben veel organisaties zich ingespannen om het afsluitproces aan het einde van de maand te versnellen. De focus lag vooral op activiteiten die eerder konden plaatsvinden, het duidelijker en eenvoudiger maken van afspraken en het goed verdelen van verantwoordelijkheden. Met name op het eerste punt zou Group Reporting aanzienlijke vooruitgang kunnen boeken door verschillende activiteiten eerder te laten plaatsvinden. De meest voor de hand liggende is waarschijnlijk om intercompany reconciliatie gedurende de maand te doen. Dit kan centraal worden gecontroleerd en decentraal worden opgelost, en mogelijk zelfs grotendeels worden geautomatiseerd. Maar er zijn meer mogelijkheden.
Op die manier kan corporate control al tijdens de maand "controles" uitvoeren om te valideren of bepaalde boekingen zijn gedaan zoals afgesproken. Indien nodig kunnen de daaruit voortvloeiende correcties tijdens de maand worden geboekt. Dit voorkomt latere boekingen die het nodig zouden maken om afgesloten periodes te heropenen. Bovendien zorgt het ervoor dat uw boekhoud- en consolidatiesysteem niet uit de pas lopen omdat er in andere periodes correcties worden doorgevoerd.
Integratie
Deze correcties weerspiegelen een voordeel waar het echt interessant begint te worden: de verregaande integratie. In een traditionele opzet laden we boekingen eerst in een centraal datawarehouse en vervolgens in een consolidatietool. Met deze nieuwe opzet zit alles in hetzelfde systeem, dus de uiteindelijke impact is veel sneller zichtbaar.
Omgekeerd biedt deze integratie voordelen voor het analyseren van gegevens. Als gegevens op geconsolideerd niveau niet kloppen, kan de analyse inzoomen op de feitelijke invoer met uitleg, naam, datum en alle beschikbare details. Een bijkomend voordeel van de integratie is natuurlijk de integriteit. Omdat je rechtstreeks in de bron kijkt, ziet iedereen dezelfde cijfers. Discussies over "wat de juiste cijfers zijn" behoren daarmee tot het verleden.
Helaas moeten we aan al deze voordelen ook een kleine kanttekening toevoegen. Eigenlijk komen al deze voordelen pas tot hun recht als de hele organisatie (of in ieder geval een aanzienlijk deel) op één S/4HANA-installatie zit. Als er een paar bedrijven zijn die niet direct rapporteren in S/4HANA, kost het maar relatief weinig tijd in de maandafsluiting om die paar bedrijven extra te verzorgen. Als het echter om grote delen van de organisatie gaat, dan moeten ze via Central Finance op het S/4HANA-systeem worden aangesloten.
Central Finance is een applicatie die door SAP wordt aangeboden om boekingen te repliceren in het S/4HANA-systeem. Deze replicatie vindt in real-time plaats, maar brengt onderhoud met zich mee op het gebied van master data mapping. Daarnaast betekent het ook extra kosten in termen van licenties.
Concept voor de toekomst
Die laatste opmerking gaat zeker op voor een aantal bedrijven. Er zijn genoeg bedrijven die zijn ontstaan uit fusies en overnames en die nooit echt een stimulans hebben gehad om hun boekhoudsystemen te harmoniseren. Het is mogelijk dat er nu een stimulans ontstaat om dat wel te doen. Stap voor stap wordt de reikwijdte van S/4HANA dus groter en komt het concept van geïntegreerde consolidatie steeds dichterbij.
