Wat is SAP S/4HANA for Group Reporting en waarom is SAP S/4HANA interessant voor je bedrijf? Deze vragen komen steeds vaker naar voren. De komst van Group Reporting betekent in feite de komst van een nieuw concept in de consolidatiewereld.
Jarenlang maakte het consolidatieproces gebruik van verschillende lagen in het IT-landschap. Zo werden boekhoudkundige cijfers vastgelegd in het systeem en ingeladen in een business warehouse. Daar werden dezelfde cijfers gegroepeerd en gestructureerd voordat ze werden geconsolideerd en benaderd via EPM-pakketten. Met de komst van Group Reporting gaat dat traditionele beeld veranderen. Group Reporting start namelijk met consolideren in het transactiesysteem, om precies te zijn binnen SAP's S/4HANA. De voor- en nadelen hiervan delen we graag met je.
Realtime consolidatie
Een van de gevolgen is dat je gedurende de maand over "up-to-date" cijfers beschikt, wie wil dat nu niet? Elke boeking die wordt gedaan (geautomatiseerd of niet) wordt direct verwerkt in de groepscijfers, waardoor je scherper kunt monitoren. H่วง is dit wat te kort door de bocht. Simpelweg omdat bepaalde kosten en opbrengsten een maandelijks karakter hebben. De huur van het pand, salarissen, leasekosten ga zo maar door. Alle uitgaven die je ineens ergens in de maand moet boeken. Een volledige P&L door de maand heen leidt dus tot cijfers die niet echt vergelijkbaar zijn en daardoor niet veel zeggen.
Natuurlijk zijn er bepaalde branches waar je wel een dagelijkse rapportage kunt doen op basis van bepaalde KPI's. Denk aan bedrijven in de retail waar dagelijkse omzet en marge relevant zijn. Ook kunnen bankboekingen interessante informatie bevatten voor een treasury-afdeling. Eerlijk is eerlijk, vaak zijn daar al alternatieve systemen voor ingericht. Nee, de echte toegevoegde waarde lijkt in een andere hoek te zitten.
Superfast close met Group Reporting
Een aantal jaar geleden hebben veel organisaties ingezet op het versnellen van het maandafsluitingsproces. De focus lag vooral op activiteiten die eerder konden plaatsvinden, afspraken helderder en eenvoudiger maken en verantwoordelijkheden goed verdelen. Vooral op het eerste punt kon Group Reporting flinke stappen zetten door te zorgen dat diverse werkzaamheden eerder plaats kunnen vinden. Het meest voor de hand liggende is wellicht om intercompany reconciliation al gedurende de maand te doen. Dit kun je centraal bewaken en decentral oplossen, en mogelijk zelfs grotendeels automatiseren. Maar er zijn meer mogelijkheden.
Zo kan corporate control al gedurende de maand "controles" uitvoeren om te valideren of bepaalde boekingen zijn gedaan zoals afgesproken. Eventuele correcties kun je dan direct tijdens de maand boeken. Dit voorkomt nacontroles waardoor gesloten periodes weer open moeten. Daarnaast zorgt het ervoor dat je administratie en consolidatiesysteem niet uit de pas lopen doordat er correcties in andere periodes worden gedaan.
Integratie
Die correctieboekingen tonen een voordeel waarmee het echt interessant wordt: de verregaande integratie. In een traditionele set-up laden we boekingen eerst naar een central data warehouse en daarna pas naar een consolidatietool. Met deze nieuwe set-up staat alles in hetzelfde systeem, waardoor je de uiteindelijke impact veel sneller ziet.
Omgekeerd biedt deze integratie voordelen voor het analyseren van data. Als data op geconsolideerd niveau niet klopt, kan de analyse inzoomen tot op de daadwerkelijke boeking met toelichting, naam, datum en alle beschikbare details. Een bijkomend voordeel van de integratie is uiteraard de integriteit. Omdat je rechtstreeks in de bron kijkt, ziet iedereen dezelfde cijfers. Discussies over "wat nu de juiste cijfers zijn" behoren hiermee tot het verleden.
Helaas moeten we bij al deze voordelen wel een kleine kanttekening plaatsen. Al deze voordelen komen pas echt tot hun recht wanneer de gehele organisatie (of in ieder geval een groot deel) op één S/4HANA-installatie draait. Als het om een paar entiteiten gaat die niet direct in S/4HANA rapporteren, kost het relatief weinig tijd om die maandafsluiting alsnog te regelen. Maar als het om grote onderdelen van de organisatie gaat, moeten deze via Central Finance worden gekoppeld aan het S/4HANA-systeem.
Central Finance is een applicatie van SAP om boekingen te repliceren in het S/4HANA-systeem. Deze replicatie vindt real-time plaats, maar vraagt wel om onderhoud op het gebied van master data mapping. Daarnaast brengt het extra licentiekosten met zich mee.
Concept naar de toekomst
Die laatste opmerking geldt ongetwijfeld voor een aantal bedrijven. Er zijn genoeg ondernemingen ontstaan door fusies en overnames die nooit echt een aanleiding hadden om hun administratieve systemen te harmoniseren. Die aanleiding komt er nu mogelijk wel. Stap voor stap groeit zo de scope van S/4HANA en komt het concept van integrated consolidation steeds dichterbij.
