Budgettering & planning op de juiste snelheid

Waarom is het zo belangrijk om je doorlooptijd te verkorten?

Zoals eerder in deze serie beschreven, vinden organisaties het verzamelen van plangegevens vaak tijdrovend. Hierdoor hebben professionals geen tijd om zinvolle analyses uit te voeren. Bovendien zijn de budgetgegevens hierdoor vaak al verouderd voordat het proces is afgerond. Dit is natuurlijk zonde van je tijd en moeite, maar gelukkig kan het ook anders.

Door je doorlooptijd sterk te verkorten, kun je sneller reageren om je organisatie aan te passen. Denk aan het tijdig kunnen reageren op snel veranderende marktomstandigheden, analysetijd en een breder gebruik van de cijfers.

Hoe doe je dat?

Bij de klanten waar we deze doorlooptijd al hebben verkort, zien we dat de winst vooral zit in het kleiner maken van je handmatige dataset. Het budgetterings- en planningsproces zal altijd een proces zijn waarbij input vanuit de financials verplicht blijft; de ene keer door top-down target setting vanuit de directie, de andere keer door input vanuit de business te verwerken. Waar je als organisatie wel invloed op hebt, is de hoeveelheid handmatige gegevens die je opvraagt. Door gebruik te maken van slimme technieken zoals allocate, spread of geavanceerde gekoppelde datamodellen, kun je van een kleine set datapunten en drivers komen tot hetzelfde detailniveau als handmatige input, maar met aanzienlijk minder werk.

toewijzen

Als je snel bepaalde kosten van je hoofdkantoor wilt kunnen toewijzen, heeft CCH Tagetik een uitstekende toewijzingsmodule. Hiermee kunt u niet alleen toewijzen over verschillende sleutels, maar ook getrapte toewijzingen maken. Hiermee kunt u dus snel een gedetailleerde eerste set gegevens creëren op basis van één gegevenspunt en meerdere drivers. Van daaruit kun je verder werken. Door je model goed te onderhouden en de bedrijfslogica in je organisatie te blijven aanscherpen, kun je hiermee snel een goed onderbouwde opzet van je budgetgegevens maken.

Verspreiden

Als je eenmaal verder bent en weet waar je aan het eind van het jaar wilt zijn, is het belangrijk om het verloop van je prestaties in de tijd in kaart te brengen. Het is zelfs een veelvoorkomende analyse van de financiële afdeling om de werkelijke resultaten af te zetten tegen de periodieke begrotingsgegevens. Verschillen hierin tussen de financiële afdeling en de business leiden vaak tot gesprekken waarin echte waarde wordt gecreëerd. Om dit punt te bereiken, is het dus ook belangrijk dat je budgetgegevens de werkelijkheid weerspiegelen. Hiervoor is er een techniek die spreiding heet. Deze techniek berekent automatisch een verdeling van ingevoerde cijfers over de assen van je werkblad. In de praktijk zien we dit het vaakst gebruikt worden voor de periodieke verdeling van eindejaarsprognoses. Verdelingen over andere dimensies zijn hier natuurlijk ook denkbaar. Het mooie van een slimme implementatie van CCH Tagetik is dat je de spreidingsfunctionaliteit niet alleen lineair of via een eenvoudig patroon kunt spreiden, maar dat je de software ook kunt laten kijken naar patronen van voorgaande jaren. Op die manier kom je voor stabielere posten in bijvoorbeeld je P&L vrij snel tot een nauwkeurige prognose.

Geavanceerde gegevensmodellering

Vaak kunnen drivers worden herleid uit financiële gegevens, maar veel vaker liggen er niet-financiële gegevens aan ten grondslag. Het is daarom goed om deze drivers vast te leggen in een aangepast datamodel binnen CCH Tagetik. Denk aan voorspellingen vanuit andere takken van je organisatie, zoals sales funnels, maar ook aan externe gegevens rondom demografie of marktontwikkelingen. Deze gegevens zijn vaak al te koop, dus dan rest uw proces alleen nog integratie. De techniek die je hiervoor het beste kunt toepassen binnen CCH Tagetik is de Analytical Information Hub. Met deze techniek kun je dergelijke ontwikkelingen tegenwoordig heel eenvoudig opslaan en verder gebruiken in je planningsproces.

Gebruik je voorsprong

Zodra alle bouwstenen op hun plaats staan, is het starten van de berekeningen het enige dat overblijft. Laat die tool al het eenvoudige werk voor je doen. Van daaruit is het aan de financial om waarde toe te voegen. Door inzicht en strategie helpt u uw organisatie vooruit.

‍