Rekeningafstemming: Inzichten van Rico van Os van Peterson en Control Union

Wie ben je en wat is je functie?

"Ik ben Rico van Os en mijn functie is Group Controller bij het bedrijf Peterson and Control Union. Hiervoor heb ik 7 jaar als registeraccountant bij EY gewerkt, waar ik voornamelijk jaarrekeningen controleerde. Nu werk ik aan de andere kant van de tafel, waar ik onder andere onze jaarrekening samenstel en consolidaties uitvoer met behulp van CCH Tagetik. Ik ben ook betrokken bij transaction matching, dat plaatsvindt op factuurniveau en leidt tot afstemming van rekeningen."

Hoe is je functie gerelateerd aan het afstemmen van rekeningen?

"In mijn functie ben ik samen met mijn supervisor verantwoordelijk voor de implementatie van het CCH Tagetik softwarepakket, inclusief het opzetten van transaction matching. We matchen nu bij Peterson op variabelen zoals factuurnummer, bedrag, entiteit, noem maar op. Ik faciliteer de afstemming van rekeningen door ervoor te zorgen dat de tool beschikbaar is voor onze gebruikers en begeleid gebruikers door het proces, van het invullen van sjablonen tot het matchen van transacties."

Heb je ooit zelf een handmatige afstemming van rekeningen gedaan?

"Nee, dat heb ik nooit gedaan. In mijn vorige functie als registeraccountant was ik vooral bezig met het controleren van jaarrekeningen en niet met het afstemmen van rekeningen, laat staan handmatig."

Wat zijn volgens jou de valkuilen van accountreconciliatie zonder software?

"Wat ik zie als valkuilen van accountreconciliatie zonder software is dat handmatige reconciliatie foutgevoelig is. Met software kunnen we validaties toepassen bij het uploaden van gegevens, zoals controleren of de bedragen in de kolommen beide negatief zijn voor omzetregels, in plaats van dat een van de bedragen negatief is en de andere positief. Deze validaties worden al aan de voorkant geïdentificeerd bij het uploaden van gegevens in Tagetik, wat fouten voorkomt. Bovendien biedt de software een centrale database waarin alle gegevens worden opgeslagen, zodat gedetailleerde analyses mogelijk zijn. Voor ons, omdat we op factuurniveau werken, is dit bijzonder waardevol. We kunnen bijvoorbeeld zien hoe lang facturen al openstaan, zelfs facturen uit 2020 die nog niet betaald zijn. Dit geeft ons waardevolle inzichten die we niet zouden hebben als we de rekeningen handmatig zouden afstemmen. Bovendien, gezien het aantal bedrijven waar we mee werken, meer dan 150, zou handmatige reconciliatie gewoon onhaalbaar zijn gezien de grootte van ons bedrijf."

In marketingmateriaal lezen we dat softwarematige reconciliatie van rekeningen en/of het matchen van transacties veel tijd bespaart. Wat zijn jullie ervaringen in de praktijk?

"Wat ik zie als de voordelen van softwarematige reconciliatie van rekeningen en het matchen van transacties in de praktijk, is een aanzienlijke vermindering van de foutgevoeligheid. Software stelt ons in staat om gegevens nauwkeurig te analyseren, wat helpt om problemen te identificeren en een actieplan op te stellen. Hoe gaan we er bijvoorbeeld voor zorgen dat oude intercompany facturen worden betaald? Dankzij software kunnen we dit soort vragen beter beantwoorden. Het belangrijkste is dat het gebruik van de software discussies binnen de groep over openstaande vacatures stimuleert. Dankzij de software kunnen we alle gegevens verzamelen en analyseren, waardoor deze discussies helder worden en we oplossingen kunnen vinden."

Wat zijn uw ervaringen met de implementatie van de CCH Tagetik oplossing voor reconciliatie van rekeningen en het matchen van transacties?

"Onze implementatie van Tagetik verliep vrij snel. In slechts 3 maanden hebben we de hele implementatie voltooid, inclusief consolidatie, matching van transacties, maandelijkse rapportage en meer. We waren een early adopter, dus in het begin kwamen we wat bugs tegen, bijvoorbeeld het aantal ingelezen regels verdubbelde drie keer. Dit zorgde voor wat spanning en de vraag hoe we hiermee om zouden gaan. Gelukkig hebben we deze uitdaging samen met de experts van Finext binnen 2-3 dagen opgelost, zodat de software weer naar behoren functioneerde.

De implementatie van Tagetik heeft ons proces aanzienlijk gestroomlijnd, vooral op het niveau van matching van transacties. Dit heeft bijgedragen aan de efficiëntie, ook bij de externe accountants tijdens de controle van de jaarrekening. We kunnen nu duidelijk aantonen wat er is gedaan, hoe het is gedaan en wat er wel en niet is gematcht, inclusief de redenen voor eventuele afwijkingen. Dit zorgt voor een solide controlespoor dat we gemakkelijk aan onze externe accountants kunnen geven. De implementatie verliep zeer positief en snel."

Wat zou je zeggen tegen een financiële professional die overweegt om de reconciliatie van rekeningen te automatiseren?

"Ik zou hen ernstig aanraden om Tagetik te overwegen en de mogelijkheden die Tagetik op dit gebied te bieden heeft verder te onderzoeken. Het biedt real-time zichtbaarheid, verbetert de betrouwbaarheid van financiële gegevens en draagt bij aan managementinformatie. Ik zou ook aanraden om niet alleen rekeningreconciliatie te overwegen, maar ook transactiematching op het laagste niveau, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf."

Meer weten over reconciliatie van rekeningen en bedrijfsrapportage?

Op 28 maart organiseren we The Future of Corporate Reporting, hét evenement voor de finance, sustainability en corporate reporting professional die voorbereid wil zijn op de toekomst van dit vakgebied. Schrijf je in via deze link!