Rekeningafstemming: Inzichten van citizenM's Johan Palmboom

Wie ben je en wat is je functie?

Mijn naam is Johan Palmboom, ik ben de Head of Finance Transformation bij citizenM. Ik ben trots op mijn achtergrond in finance en consulting en werk nu 8 jaar bij citizenM. Voordat ik officieel bij het bedrijf kwam, adviseerde ik het bedrijf als consultant. Mijn carrière bij het bedrijf begon met de verantwoordelijkheid voor boekhouding en rapportage. Ik merkte echter al snel dat er een sterke behoefte was aan verandering en transformatie binnen onze financiële afdeling. Dit inzicht leidde tot het vormen van een toegewijd team dat zich richtte op het transformeren van de financiële organisatie en het optimaliseren van onze systemen, processen en het versterken van ons team.

Hoe is je functie gerelateerd aan het afstemmen van rekeningen?

Ik werk bij citizenM, een snelgroeiende organisatie met verschillende hotels wereldwijd. Door de voortdurende groei van ons bedrijf zijn we in 2015 begonnen met het automatiseren van ons consolidatieproces via CCH Tagetik. Vóór deze overstap besteedden onze financiële teams veel tijd aan het handmatig afstemmen van gegevens in Excel. Gezien de hoge transactievolumes binnen de horeca was het noodzakelijk om dit proces te versnellen en onze controle erover te verbeteren. Daarom implementeerden we begin 2023 ook de software van CCH Tagetik voor Account Reconciliation en Transaction Matching.

Heb je ooit zelf een handmatige afstemming van rekeningen gedaan?

Ja, in mijn vorige functie als hoofd boekhouding en rapportage was ik persoonlijk betrokken bij het handmatig uitvoeren van aansluitingen van rekeningen. Hiervoor gebruikten we Excel en Google Drive. Het was een uitdaging om de bestanden te beheren en de afstemmingsstatus bij te houden, vooral gezien de internationale aanwezigheid van citizenM. Maar nadat we CCH Tagetik hadden geïmplementeerd, was het proces aanzienlijk gestandaardiseerd en vereenvoudigd.

Wat zijn volgens jou de valkuilen van accountreconciliatie zonder software?

Een van de grootste valkuilen is ongetwijfeld het verspreid houden van dossiers, wat leidt tot een gebrek aan zichtbaarheid van de afstemmingsstatus. Dit zorgt voor aanzienlijke uitdagingen, zoals een grotere tijdsinvestering en intensief handmatig werk om een duidelijk inzicht te krijgen in lopende zaken. Door over te stappen op reconciliatiesoftware integreren we alle informatie op één platform. Dit biedt niet alleen realtime inzicht in de status, maar stelt ons ook in staat om ons te richten op de uitzonderingen, wat de effectiviteit enorm verhoogt. Met een continu boekhoudproces kun je het systeem tijdens het proces voortdurend verbeteren en aanpassen. Dit geeft de flexibiliteit om de spelregels gaandeweg te optimaliseren, wat de doorlooptijd en de kwaliteit van de afstemmingsprocessen verbetert. Uiteindelijk helpt het ons om het grotere doel te bereiken: snellere afsluiting van hoge kwaliteit.

In marketingmateriaal lezen we dat softwarematige reconciliatie van rekeningen en/of het matchen van transacties veel tijd bespaart. Wat zijn jullie ervaringen in de praktijk?

Ik heb gemerkt dat het matchen van transacties op het meest gedetailleerde niveau inderdaad enorm veel tijd bespaart. Door het volledig te automatiseren, worden transacties naadloos op elkaar afgestemd. Dit betekent dat elke afzonderlijke financiële transactie - neem als voorbeeld iets eenvoudigs als het kopen van een drankje in een hotel - wordt vastgelegd in het systeem en automatisch wordt aangesloten met overeenkomstige items zoals inkomsten en kasstromen. Als er een discrepantie is in de reconciliatie, is deze onmiddellijk zichtbaar. Dit stelt ons in staat om proactief te handelen en controle te houden over onze financiën, wat uiteindelijk leidt tot een aanzienlijke tijdsbesparing bij de maandafsluiting."

Wat zijn uw ervaringen met de implementatie van de CCH Tagetik oplossing voor reconciliatie van rekeningen en het matchen van transacties?

Het systeem werd met succes geïmplementeerd, maar de verandering in onze manier van werken en de aanpassing van onze bedrijfscultuur namen meer tijd in beslag dan verwacht. Vooral voor de financial controllers was het een omschakeling; zij moesten zich aanpassen aan een nieuwe manier van werken door te vertrouwen op gegevens en transacties uit verschillende systemen. We benaderden het implementatieproces stap voor stap, wat uiteindelijk leidde tot een succesvolle geleidelijke overgang. Het is inderdaad een kwestie van mentaliteitsverandering binnen de accountingteams. Je moet afstappen van je oude, vertrouwde Excel-sheets en meer gaan vertrouwen op automatisering. Dat kan een uitdaging zijn. Aanvankelijk hadden we de impact hiervan onderschat, maar uiteindelijk zijn we er met kleine stapjes gekomen, mede dankzij de inspanningen van het verandermanagement.

Wat zou je zeggen tegen een financiële professional die overweegt om de reconciliatie van rekeningen te automatiseren?

Ik raad financiële professionals aan om met kleine stappen te beginnen. Maak gebruik van automatisering om de snelheid van uw werkprocessen te verhogen. Het is cruciaal om samen te werken en geleidelijk over te stappen om de overgang naar automatisering van de afstemming van rekeningen soepeler te laten verlopen. De stapsgewijze aanpak is essentieel om kennis op te bouwen zonder overweldigd te raken; het vereist een mentaliteitsverandering binnen boekhoudteams. Het is belangrijk om in te zien dat automatisering je in staat stelt om te werken volgens het principe van continuous close. Dit legt de basis voor verdere verbeteringen in de doorlooptijd van je processen door in een later stadium Kunstmatige Intelligentie toe te passen op je continuous close-proces. In feite stap je over van periodieke batchverwerking naar continu boekhouden. Ter vergelijking: stel je voor dat je dagelijks een deel van je huis laat schoonmaken door een robotstofzuiger, zodat je tijdens de verslagperiode alleen de hoekjes hoeft bij te werken voordat je gasten ontvangt.

Meer weten over reconciliatie van rekeningen en bedrijfsrapportage?

Op 28 maart organiseren we The Future of Corporate Reporting, hét evenement voor de finance, sustainability en corporate reporting professional die voorbereid wil zijn op de toekomst van dit vakgebied. Schrijf je in via deze link!