Parlevliet & Van der Plas is het grootste visserijbedrijf van Europa, met dochterbedrijven als Ouwehand en Heiploeg. Het familiebedrijf heeft de afgelopen jaren forse acquisities gedaan. Dat vraagt om een nieuw platform voor consolidatie, waarin vervolgens ook lokale modellen kunnen worden gemaakt. Lees hoe geautomatiseerde rapportages van OneStream bijdragen aan dit nieuwe platform.
Overnames vragen om nieuwe rapportageoplossing
"Sinds 2014 hebben we een aantal overnames gedaan, waardoor ons oude rapportagesysteem niet meer voldeed voor de grootte van de groep. Vooral met de overname van Heiploeg is het wel heel hard gegaan", zegt Huig Ouwehand, controller bij Parlevliet & Van der Plas. In de afgelopen jaren nam het familiebedrijf naast Heiploeg ook de Duitse visverwerker Deutsche See en CFTO, de grootste tonijnvisser van Frankrijk, over. Er was behoefte om de rapportages te stroomlijnen; de geautomatiseerde rapportages van OneStream boden de oplossing.
Eerst de consolidatie
Het primaire doel van de overstap naar een nieuw systeem was consolidatie. Daarnaast wilde het visserijbedrijf ook meteen een database aanleggen en lokale modellen kunnen opzetten. "We wilden flexibeler kunnen rapporteren. Voorheen consolideerden we de cijfers in een pakket dat vooral bedoeld was voor het opstellen van jaarrekeningen. We wilden de consolidatie in een stabielere omgeving," vervolgt Huig.
"Er is lokaal veel expertise. Voorheen maakten we daar weinig gebruik van omdat we alles centraal deden. Nu zijn de deelnemers zelf meer verantwoordelijk voor de cijfers."
Sinds de oprichting in 1949 wordt het bedrijf geleid door de families Parlevliet en Van der Plas. Dit is terug te zien in de rapportagestructuur. Huig: "Je merkt dat het management heel goed weet wat er lokaal speelt, dus ze zijn minder op zoek naar geconsolideerde managementrapportages. Vanuit de groep wordt vooral extern gerapporteerd, intern hebben we genoeg aan lokale managementrapportages."
Stapsgewijs uitbouwen
Het visserijbedrijf koos voor OneStream. Dit was geen gemakkelijke keuze. "Het beoordelen van het beste systeem vonden we lastig, we twijfelden tussen twee verschillende oplossingen. Na een kennisbijeenkomst bij Finext hebben we Finext gevraagd om een onafhankelijke mening te geven. Hieruit bleek dat OneStream voor ons beter zou uitpakken," zegt Huig.
"Met OneStream kun je eerst beginnen met consolidatie, en daarna kun je rustig uitbreiden om het platform te benutten," legt Andreas Nederhoed van Finext uit. "Een licentie geeft toegang tot het hele platform, dus na de eerste implementatie kun je een roadmap uitwerken om incrementeel steeds meer functionaliteit toe te voegen."
"Het grote voordeel is dat gebruikers zelf inloggen en al veel invullen. Wij zitten samen op één platform en regisseren wie wat waar en wanneer gebruikt. Dit stroomlijnt de hele workflow en door de geautomatiseerde rapportages van OneStream werkt iedereen op dezelfde manier", zegt Rob van der Meij, concerncontroller bij Parlevliet & Van der Plas.
Soepele implementatie
Na de toolselectie zorgt Finext ook voor de implementatie van de gekozen oplossing. "De klik met de consultants was goed, het was niet zo formeel," zegt Huig. "Achteraf gezien zijn we heel blij dat het zo gelopen is, we hebben er zeker geen spijt van", zegt Rob lachend.
Het consolidatieproject verloopt vlot; na de start in januari wordt het platform al ingezet voor het tweede kwartaal van 2017. Het rapporteert ook de jaarcijfers van 2017.
Inspelen op lokale behoeften
De volgende stap is het bouwen van lokale modellen bij de filialen. "We zijn begonnen bij Heiploeg," legt Andreas uit. "Met deze lokale modellen spelen we in op de lokale behoefte om ons meer op de business te richten. We incorporeren de eigen vereisten van de lokale gebruikers zodat ze het platform kunnen gebruiken voor lokale rapportering, zowel intern als extern."
"Er is lokaal veel expertise. Voorheen maakten we daar niet veel gebruik van omdat we alles centraal deden. Nu zijn de deelnemers zelf meer verantwoordelijk voor de cijfers," voegt Huig toe.
Positief verrast met geautomatiseerde rapportage OneStream
Huig en Rob zijn positief over de resultaten van het platform. "De geautomatiseerde rapportage van OneStream heeft meer opgeleverd dan verwacht. Niet alleen consolidatie, maar ook aanvullende rapportagevereisten kunnen eenvoudig worden ondervangen. Je zit niet vast aan een bepaalde manier van rapporteren, waardoor je heel flexibel bent," zegt Rob.
"Voorheen keken we van boven naar beneden; als het geconsolideerd was, waren we tevreden. Nu bouwen we op vanuit de tussentijdse rapporten."
"Vorig jaar werd bijvoorbeeld tax Country-by-Country reporting verplicht. Het heeft me positief verrast dat dit in OneStream eigenlijk gewoon een rapport is dat je in het platform bouwt; daarna is het één klik voor tax Country-by-Country reporting. Andere bedrijven worstelen om het uit verschillende bronnen te halen, dat zit nu bij ons in één systeem."
Ook de consolidatieprocessen verlopen soepeler. "Het rapporteren van de tussentijdse rapportages en de rapportagepakketten voor de buitenlandse deelnemingen is veel gestroomlijnder," vervolgt Rob. "Voorheen was het ad hoc en invulwerk, waarbij we het op het hoofdkantoor nog een keer uitsplitsten voor de lokale jaarrekening. Nu lopen de rapportagepakketten veel gemakkelijker uit het systeem, gebaseerd op wat de lokale gebruikers zelf hebben gerapporteerd."
Rob beschouwt deze gezamenlijke inspanning als een wezenlijk verschil: "Voorheen keken we van bovenaf; als de consolidatie klopte, waren we tevreden. Nu bouwen we op vanuit de tussenrapportages. Het voordeel wordt behaald omdat je de consolidatie nu als team doet."
De kracht van eenvoud
Het brede scala aan mogelijkheden van het platform kan ook een valkuil zijn. "Je moet niet alles meteen willen gebruiken. We gebruiken nu nog maar een fractie, maar de eenvoud van het project is onze kracht," zegt Rob. "We hebben geprobeerd het zo eenvoudig mogelijk te houden," beaamt Andreas. "Neem de rekeningstructuur, daar hebben we bewust niet te veel gedetailleerde informatie en niet te veel berekeningen in opgenomen."
"OneStream leent zich voor alles, maar je moet wel goed nadenken waarvoor je het gebruikt en wat je uit het ERP-systeem haalt," beaamt Huig. "We halen bijvoorbeeld managementinformatie uit het platform, gebaseerd op een aantal kpi's."
Alles op één platform
Rob en Huig zien nog meer mogelijkheden. "Er zijn zoveel aparte lijsten, zoals vangstlijsten of tripschema's, die nu allemaal in Excel gaan. Die zouden ook goed in OneStream kunnen," zegt Rob. "Er is best veel informatie die we opvragen voor consolidatie, en die ook door de hele organisatie gebruikt wordt als managementinformatie. Als je er de tijd en de wil voor hebt, kun je de Excels achter je laten en alles uit één platform halen."
Benieuwd naar meer verhalen over het gebruik van OneStream in de praktijk? Bekijk dan onze cases met Flow Traders, Hunkemöller en Ampleon.
