Hunkemöller groeit snel; er zijn nu meer dan 900 winkels en elk jaar komen er meer winkels en meer landen bij. Deze ambitieuze groei vraagt om een andere Performance Management oplossing. Met de overstap naar OneStream zijn de rapportageprocessen geautomatiseerd, waardoor de KPI's per winkel snel en betrouwbaar beschikbaar zijn.
"We willen niet zozeer meer informatie per winkel, maar eerder snellere informatie zodat we sneller kunnen schakelen", legt Hanno van Vuren, Financial Controller bij Hunkemöller de reden uit voor de overstap naar OneStream voor inzicht in de resultaten per winkel.
Meer automatiseren
Het bestaande systeem was aan vervanging toe. "Ons vorige systeem was verouderd. Het crashte regelmatig, werd niet meer ondersteund en voldeed niet meer aan onze behoeften op het gebied van informatievoorziening," vervolgt Hanno.
"We wilden de managementinformatie meer automatiseren, stabieler maken en sneller inzicht hebben in onze (pre)-financials."
Snelheid en betrouwbaarheid zijn belangrijke doelen. "Voorheen hadden we veel handmatig werk, wat tijdrovend was. Daarnaast loop je bedrijfsrisico's als het systeem niet meer wordt ondersteund; we willen bedrijfsinformatie snel en accuraat boven water kunnen halen." De overname door een private equity partij speelt ook een rol. Hanno: "Dat vraagt om meer rapportages en meer doorsnedes."
Rapportage vanuit één bron
De internationale retailorganisatie kiest voor OneStream. "We hebben voor OneStream gekozen omdat het een platformapplicatie is in plaats van een modulaire applicatie. Als we in de toekomst extra rapportageprocessen willen toevoegen, zoals strategische planning, dan valt dat onder dezelfde licentie. Ook komen de cijfers dan uit één bron, dus we hoeven de gegevens niet opnieuw op te bouwen," zegt Hanno.
Onderhoud speelt ook een rol bij de keuze. Hanno: "OneStream is gebaseerd op moderne technologie en er verschijnen regelmatig updates. Onderhoud is eenvoudig. Dat is in de praktijk al bewezen; een update is binnen twee uur ingepland en geregeld. Daarnaast voeren we het overgrote deel van het onderhoud zelf uit."
De dynamiek van de detailhandel
Retail is een branche met een eigen dynamiek, zo ook bij Hunkemöller. Het is een van de redenen om Finext te kiezen als implementatiepartner. "Finext heeft veel ervaring in de retail," zegt Hanno. "Dat is belangrijk omdat ze onze 'taal' spreken. Typische retailtermen zoals 'like for like' en 'in de groei', maar ook verschillende verkoopkanalen zoals shop in shop, franchise en e-commerce, kunnen zij dus heel goed vastleggen."
Naast retailervaring zijn er nog twee redenen om voor Finext te kiezen. Hanno: "Ze hadden al ervaring met OneStream implementaties en zijn een van de grootste implementatiepartners in Europa. Daarnaast hebben ze een grote groep consultants die ondersteuning kunnen bieden; je bent niet afhankelijk van één of twee mensen."
Rapportage met OneStream biedt snelle resultaten per winkel
De nieuwe rapporten zijn erg gedetailleerd, vooral de winkelbasisrapporten. "Voor elk van de ruim 900 winkels is er een winst- en verliesrekening. Daarnaast kun je alle winkels 'like for like' vergelijken, rekening houdend met winkelvolwassenheid, en per type winkel," zegt Rob Visser, als Finext consultant nauw betrokken bij de rapportages van Hunkemöller. "Elke grootboekrekening wordt vertaald naar het platform." |Zoveel detail is een bewuste keuze. Hanno: "Met de winkels willen we zoveel mogelijk benchmarken; hoe doet deze winkel het ten opzichte van een gemiddelde winkel in dezelfde range. We onderscheiden verschillende verkoopkanalen, waarvan we verschillende dwarsdoorsneden willen kunnen zien."
Kritisch op de hoeveelheid gegevens
De keuze voor veel details betekent wel iets voor het ontwerp van de oplossing. Tijdens de implementatie is hier dan ook altijd kritisch naar gekeken. "Er is bijvoorbeeld inzicht in de marge en omzet per productcategorie op winkelniveau", legt Rob uit. "Dat is hier ook mogelijk omdat de data goed in de bronsystemen zit." Ook aan het overzetten van historie is gedacht. "We hebben samen gekeken naar vragen als 'hoeveel historie willen we erin hebben', 'welk detailniveau willen we erin hebben' en 'welke balansspecificaties hebben we nodig'", zegt Hanno. "Je moet zorgvuldig afwegen waar het voor dient, en vooral niet iets maken om het maken."
"Het betekent een verschuiving in de financiële afdeling: van het maken van rapporten naar het analyseren ervan."
De organisatie is van plan om ook in de toekomst kritisch te blijven op de hoeveelheid gegevens. "Naast de meer dan 900 bestaande winkels openen we nog eens 80 winkels per jaar," zegt Hanno. "We moeten goed nadenken over hoe gedetailleerd we de zaken willen opzetten. Neem personeelskosten en huurkosten, is daar echt zoveel detail nodig? Nu hebben we dat deels opgelost door te werken met nodes, waarin verschillende kostensoorten worden samengevoegd tot hoofdkostensoorten."
Efficiënte rapportage geeft sneller inzicht in resultaten per winkel
Hanno is enthousiast over de resultaten van de overstap naar OneStream. "Het afsluitingsproces is aanzienlijk versneld. Wat in het systeem komt, sluit automatisch aan en heeft dezelfde bron. Dit maakt het mechanisme om te beheren eenvoudiger; de rapporten zijn direct beschikbaar en je hoeft niets meer handmatig te tellen. Met één druk op de knop is je managementrapportage klaar, in elke gewenste dimensie."
Ook de gebruikers op de financiële afdeling zijn positief. "De controllers zijn erg tevreden," zegt Hanno. "Het geeft een verschuiving op de afdeling van het maken van rapporten naar het analyseren van de rapporten, en dat is uitdagender werk."
