Eerder deelden we al de 5 must-haves voor een snelle year-end close en hoe je dit proces kunt verkorten met een EPM-tool. Een cruciaal onderdeel hierbij is een Collaborative Disclosure Management (CDM)-functionaliteit in de EPM-tool. Wil je weten hoe CDM je kan helpen om maandelijkse boardpacks of het jaarverslag te automatiseren en de doorlooptijd flink te verkorten? Lees dan snel verder!
1. Eenmalige inrichting
Een (jaap)sluitingsproces is vaak tijdgebonden, en in het begin van het proces worden deadlines vaak minder strak nageleefd. Hierdoor blijft er aan het einde van het proces te weinig tijd over voor het opstellen van de bijbehorende documenten, zoals jaarverslagen of managementrapportages. Dit legt extra druk op de group finance-afdeling, die altijd de laatste controles uitvoert en het slotstuk van het proces schrijft. Een goede EPM-tool zorgt ervoor dat je eenmalig een template hoeft te bouwen en dat dit zowel in Word als PowerPoint kan. Zodra dit gebouwd is, hoef je aan het einde van de jaarafsluiting alleen nog maar op de knop te drukken om de data te verversen. Dit geeft meer rust aan het begin van het proces en meer tijd om data te analyseren.
2. Meer tijd voor data-analyse
Vaak houdt de group finance-afdeling erg weinig tijd over door onvermijdelijke vertragingen eerder in het proces. Jammer, want juist hier in de organisatie kunnen de overkoepelende conclusies worden getrokken. Het team is vaak al lang blij als de rapportage op tijd en zonder cijfermatige fouten kan worden opgeleverd. Door tijdgebrek worden de echt waardevolle analyses overgeslagen. Met CDM kost het bouwen van rapportages minder tijd. Hierdoor houd je aan het einde van het proces meer tijd over om kritisch naar je eigen data te kijken. Dit geldt ook voor de oplevering van de maandcijfers. Veel klanten die nog geen gebruikmaken van een CDM-module besteden veel tijd aan het kopiëren en continu corrigeren van cijfers voor late wijzigingen. Met een geïntegreerde oplossing kun je al beginnen met het analyseren van de cijfers voordat de laatste entiteit haar cijfers heeft ingediend. Zo kun je onderbouwde maandcijfers verklaren en waar nodig bijsturen in de organisatie.
3. Met meerdere gebruikers tegelijk aan rapportages werken
CDM heet niet voor niets "collaborative"! Eigentijdse oplossingen werken nauw samen, waardoor veel processen die normaliter na elkaar plaatsvinden nu parallel kunnen worden opgepakt. Dit is een van de grootste tijdwinsten die je in zo'n proces kunt behalen. Door de documentatie slim op te bouwen, kun je elk hoofdstuk uitbesteden aan een andere collega en zo samen toewerken naar het einddoel.
4. Heldere audit trail
Moderne EPM-oplossingen beschikken over uitgebreide audit trails. Wie heeft wanneer waar geklikt? Hoe stond het ervoor voordat de wijziging werd doorgevoerd? Met een geïntegreerde aanpak van moderne CDM-modules hoef je geen concessies te doen aan dit soort functionaliteit. Aanpassingen zijn flexibel; zelfs buiten de gebaande paden kun je op het allerlaatste moment wijzigingen doorvoeren. Optioneel met goedkeuringsmechanismen om de internal control te behouden voordat wijzigingen worden geaccordeerd in de definitieve versie. Maar omdat exact wordt bijgehouden wie wat heeft gedaan, kun je dit later altijd onderbouwd uitleggen aan de accountant.
5. Data altijd up-to-date
De data in de opgemaakte rapportages zijn altijd up-to-date met de laatste cijfers. Met één druk op de knop is je maandelijkse managementinformatie dus volledig actueel. Nog een laatste rondje door het document om te controleren of het nettoresultaat overal wel is bijgewerkt? Die tijd is voor anorganische correcties voorbij! Een late boeking in de winst-en-verliesrekening haal je namelijk eenvoudig op met een data-refresh voordat je het document naar de printer stuurt.
Ontdek onze CCH Tagetik FIT!
Voorheen was het verkorten van de doorlooptijd van de jaarafsluiting vooral weggelegd voor grotere bedrijven die de investering konden doen om deze processen te optimaliseren. Gelukkig is dat tegenwoordig niet meer zo. Om het proces van een jaarafsluiting te versnellen, hebben we al deze onderdelen ontwikkeld in een Fast Implementation Template (FIT) binnen CCH Tagetik. Met de FIT heb je na een zeer korte implementatietijd al een afsluitingsproces in een bewezen consolidatieoplossing. Bij de ontwikkeling van de FIT hebben we alle best practices van de afgelopen jaren verzameld en gebundeld in één applicatie.
.webp)