Budgettering & planning op de juiste snelheid

Waarom is het zo belangrijk om jouw doorlooptijd te verkorten?

Zoals eerder in deze serie beschreven, vinden organisaties het verzamelen van plangegevens vaak tijdrovend. Hierdoor hebben professionals geen tijd om zinvolle analyses uit te voeren. Bovendien zijn de budgetgegevens hierdoor vaak al verouderd voordat het proces is afgerond. Dit is natuurlijk een verspilling van jouw tijd en moeite, maar gelukkig kan het ook anders.

Door jouw doorlooptijd sterk te verkorten, kun je sneller reageren om jouw organisatie aan te passen. Denk aan het tijdig kunnen reageren op snel veranderende marktomstandigheden, analysetijd en een breder gebruik van de cijfers.

Hoe doe je dat?

Bij de klanten waar we deze doorlooptijd al hebben verkort, zien we dat de winst vooral zit in het kleiner maken van jouw handmatige dataset. Het budgetterings- en planningsproces zal altijd een proces zijn waarbij input vanuit de financials verplicht blijft; de ene keer door top-down target setting vanuit de directie, de andere keer door input vanuit de business te verwerken. Waar je als organisatie wel invloed op hebt, is de hoeveelheid handmatige gegevens die je opvraagt. Door gebruik te maken van slimme technieken zoals allocate, spread of geavanceerde gekoppelde datamodellen, kun je van een kleine set datapunten en drivers hetzelfde detailniveau bereiken als met handmatige input, maar met aanzienlijk minder werk.

toewijzen

Als je snel bepaalde kosten van jouw hoofdkantoor wilt kunnen toewijzen, heeft CCH Tagetik een uitstekende toewijzingsmotor. Hiermee kun je niet alleen toewijzen over verschillende sleutels, maar ook getrapte toewijzingen maken. Hiermee kan je dus snel een gedetailleerde eerste set gegevens creëren op basis van één gegevenspunt en meerdere drivers. Van daaruit kan je verder werken. Door jouw model goed te onderhouden en de bedrijfslogica in jouw organisatie te blijven aanscherpen, kun je hiermee snel een goed onderbouwde opzet van jouw budgetgegevens maken.

Verspreiden

Dan, als je verder bent gegaan en weet waar je aan het eind van het jaar wilt zijn, is het belangrijk om het verloop van jouw prestaties in de tijd in kaart te brengen. In feite is een veelvoorkomende analyse van financiën het uitzetten van actuele gegevens tegen periodieke budgetgegevens. Verschillen hierin tussen de financiële afdeling en de business leiden vaak tot gesprekken waar echte waarde wordt gecreëerd. Om dit punt te bereiken, is het daarom ook belangrijk dat jouw budgetgegevens de werkelijkheid weerspiegelen. Hiervoor is er een techniek die spreiding heet. Deze techniek berekent automatisch een verdeling van ingevoerde cijfers over de assen van jouw werkblad. In de praktijk zien we dit het vaakst gebruikt worden voor periodieke verdeling van eindejaarsprognoses. Verdelingen over andere dimensies zijn hier natuurlijk ook denkbaar. Het mooie van een slimme implementatie van CCH Tagetik is dat je de spreidingsfunctionaliteit niet alleen lineair of via een eenvoudig patroon kunt spreiden, maar dat je de software ook kunt laten kijken naar patronen van voorgaande jaren. Op die manier kom je voor stabielere posten in bijvoorbeeld jouw P&L vrij snel tot een nauwkeurige prognose.

Geavanceerde gegevensmodellering

Vaak kunnen drivers worden herleid uit financiële gegevens, maar veel vaker liggen er niet-financiële gegevens aan ten grondslag. Het is daarom goed om deze drivers vast te leggen in een aangepast datamodel binnen CCH Tagetik. Denk hierbij aan voorspellingen vanuit andere takken van jouw organisatie, zoals sales funnels, maar ook aan externe gegevens rondom demografie of marktontwikkelingen. Deze gegevens zijn vaak al te koop, dus dan rest jouw proces alleen nog integratie. De techniek die je hiervoor het beste kunt toepassen binnen CCH Tagetik is de Analytical Information Hub. Deze techniek maakt het tegenwoordig heel eenvoudig om dergelijke ontwikkelingen op te slaan en verder te gebruiken in jouw planningsproces.

Gebruik jouw rand

Zodra alle bouwstenen op hun plaats staan, is het starten van de berekeningen het enige dat overblijft. Laat die tool al het eenvoudige werk voor je doen. Van daaruit is het aan de financial om waarde toe te voegen. Door inzicht en strategie help je jouw organisatie vooruit.

‍