Account Reconciliation: inzichten van Johan Palmboom van Another Star

Wie ben je en wat is je rol?

Mijn naam is Johan Palmboom, ik ben Head of Finance Transformation bij Another Star (voorheen CitizenM). Ik ben trots op mijn achtergrond in finance en consultancy en werk nu al 8 jaar bij Another Star. Voordat ik officieel in dienst trad, heb ik het bedrijf geadviseerd als consultant. Mijn carrière bij het bedrijf begon met verantwoordelijkheid voor accounting en reporting. Al snel merkte ik echter dat er binnen onze finance-afdeling grote behoefte was aan verandering en transformatie. Dit inzicht leidde tot de oprichting van een dedicated team dat zich volledig richt op het transformeren van de finance-organisatie, het optimaliseren van onze systemen en processen en het versterken van ons team.

Hoe verhoudt jouw rol zich tot account reconciliation?

Ik werk bij Another Star, een snelgroeiende organisatie met verschillende hotels wereldwijd. Door de aanhoudende groei van ons bedrijf zijn we in 2015 gestart met het automatiseren van ons consolidatieproces via CCH Tagetik. Vóór deze overstap besteedden onze financeteams veel tijd aan het handmatig reconciliëren van data in Excel. Gezien de hoge transactievolumes binnen de hospitality-sector was het noodzakelijk om dit proces te versnellen en er meer controle over te krijgen. Hiervoor hebben we begin 2023 ook de software van CCH Tagetik geïmplementeerd voor Account Reconciliation en Transaction Matching.

Heb je zelf wel eens handmatige account reconciliation gedaan?

Ja, in mijn vorige rol als head of accounting and reporting was ik er persoonlijk bij betrokken om accountreconciliaties handmatig uit te voeren. We gebruikten hiervoor Excel en Google Drive. Het was een uitdaging om de bestanden te beheren en de status van de reconciliatie bij te houden, zeker gezien de internationale aanwezigheid van Another Star. Maar nadat we CCH Tagetik hadden geïmplementeerd, werd het proces aanzienlijk gestandaardiseerd en vereenvoudigd.

Wat zie je als de valkuilen van account reconciliation zonder software?

Een van de grootste valkuilen is zonder twijfel het verspreid opslaan van bestanden, waardoor je het overzicht verliest op de status van de reconciliaties. Dit leidt tot flinke uitdagingen, zoals veel tijdsinvestering en intensief handwerk om te zien wat er nog openstaat. Door over te stappen op account reconciliation-software brengen we alle informatie samen op één platform. Dit geeft niet alleen direct inzicht in de status, maar stelt ons ook in staat om te focussen op de uitzonderingen, wat de effectiviteit enorm vergroot. Met een continuous accounting-proces kun je de systemen continu verbeteren en bijsturen. Dit geeft de flexibiliteit om de spelregels onderweg te optimaliseren, wat de doorlooptijd en kwaliteit van de reconciliatieprocessen ten goede komt. Uiteindelijk helpt dit ons om het grotere doel te bereiken: een snelle en kwalitatief hoogwaardige close.

In marketingmateriaal lezen we dat softwarematige account reconciliation en/of transaction matching veel tijd bespaart. Wat zijn jouw ervaringen in de praktijk?

Ik heb gemerkt dat het matchen van transacties op het meest gedetailleerde niveau inderdaad enorm veel tijd bespaart. Door het volledig te automatiseren, worden transacties naadloos op elkaar afgestemd. Dit betekent dat elke afzonderlijke financiële transactie - neem als voorbeeld iets eenvoudigs als het kopen van een drankje in een hotel - wordt vastgelegd in het systeem en automatisch wordt aangesloten met overeenkomstige items zoals inkomsten en kasstromen. Als er een discrepantie is in de reconciliatie, is deze onmiddellijk zichtbaar. Dit stelt ons in staat om proactief te handelen en controle te houden over onze financiën, wat uiteindelijk leidt tot een aanzienlijke tijdsbesparing bij de maandafsluiting."

Wat zijn je ervaringen rondom de implementatie van de CCH Tagetik-oplossing voor account reconciliation en transaction matching?

Het systeem is succesvol geïmplementeerd, maar de cultuurverandering en de aanpassing van onze werkwijze kostten meer tijd dan verwacht. Vooral voor de financial controllers was dit even schakelen; zij moesten wennen aan een nieuwe werkwijze waarbij ze moesten vertrouwen op data en transacties uit verschillende systemen. We hebben het implementatietraject stap voor stap aangepakt, wat uiteindelijk leidde tot een succesvolle, geleidelijke overgang. Het is inderdaad een kwestie van de mindset veranderen binnen de accountingteams. Je moet afscheid nemen van je vertrouwde Excel-sheets en meer gaan leunen op automatisering. Dat kan uitdagend zijn. In eerste instantie hadden we de impact hiervan onderschat, maar dankzij kleine stappen en de inzet van change management zijn we er gekomen.

Wat zou je willen meegeven aan een financials die overwegen om account reconciliation te automatiseren?

Ik raad financials aan om in kleine stappen te beginnen. Benut automatisering om snelheid te brengen in je werkprocessen. Het is cruciaal om samen te werken en geleidelijk over te stappen om de automatisering van account reconciliation soepel te laten verlopen. Een stapsgewijze aanpak is essentieel om kennis op te bouwen zonder overbelast te raken; het vraagt nu eenmaal om een mentaliteitsverandering binnen accountingteams. Het is belangrijk te beseffen dat automatisering je in staat stelt om volgens het continuous close-principe te werken. Dit legt de basis om later nog verdere slagen te maken in de doorlooptijd van je processen door Artificial Intelligence toe te passen op je continuous close-proces. Zo verschuif je van periodieke batchverwerking naar continuous accounting. Vergelijk het hiermee: stel je voor dat een robotstofzuiger dagelijks een deel van je huis schoonmaakt, zodat je tijdens de afronding van de periodieke rapportage alleen nog even de hoekjes hoeft bij te werken.

Meer weten over reconciliatie van rekeningen en bedrijfsrapportage?

Op 28 maart organiseren we The Future of Corporate Reporting, hét evenement voor de finance, sustainability en corporate reporting professional die voorbereid wil zijn op de toekomst van dit vakgebied. Schrijf je in via deze link!