Personalplanung in Oracle PBC

Die Herausforderung: Zwei Welten, eine Organisation

Für viele Finanzteams, die mit Oracle Cloud EPM oder Fusion arbeiten, bleibt die Personalplanung eine Schwachstelle. Die Technologieplattform ist leistungsfähig. Der Ehrgeiz ist vorhanden. In der Praxis läuft die Personalplanung jedoch parallel zur Finanzprognose, anstatt in diese einfließen zu können.

Dies führt zu vorhersehbaren Problemen. Szenarioberechnungen erfolgen manuell. Die Abstimmung zwischen Personal- und Finanzabteilung kostet Zeit, die für Analysen genutzt werden könnte. Und wenn die Geschäftsleitung fragt, was eine 10-prozentige Personalreduktion für das EBIT im nächsten Jahr bedeutet, kann niemand mit Sicherheit antworten, zumindest nicht schnell.

Das Kernproblem ist struktureller Natur. Eine Personalplanung, die nicht in das Finanzmodell integriert ist, muss immer umgerechnet werden. Und jeder Umrechnungsvorgang führt zu Verzögerungen, Inkonsistenzen und dem Risiko von Fehlausrichtungen genau in dem Moment, in dem Entscheidungen getroffen werden müssen.

Was Oracle PBCS möglich macht

Oracle PBCS (auch bekannt als Oracle EPBCS, wenn die Unternehmensmodule enthalten sind) ist die Cloud-native Planungslösung von Oracle innerhalb der Oracle Cloud EPM-Suite. Das Modul zur Personalplanung innerhalb von PBCS wurde entwickelt, um die Lücke zwischen Personalentscheidungen und finanziellen Auswirkungen zu schließen, und zwar nicht als Add-on, sondern als struktureller Bestandteil des Planungsrahmens.

Wenn die Personalplanung in Oracle PBCS durchgeführt wird, werden Änderungen bei Vollzeitäquivalenten, Gehaltsstufen, Vertragsarten oder Leistungsstrukturen automatisch in aktualisierte Zahlen umgesetzt, und zwar in folgenden Bereichen:

• Gewinn und Verlust (Personalkosten, Auswirkungen auf das EBITDA)
• Bilanz (Rückstellungen, Abgrenzungen)
• Cashflow (Zeitpunkt der Gehaltszahlungen, Sozialabgaben)

Dadurch entfällt die manuelle Übersetzungsschicht zwischen Personalwesen und Finanzwesen vollständig. Beide Teams arbeiten mit demselben Modell, denselben Annahmen und denselben Szenarien.

Die praktischen Auswirkungen sind erheblich. Anstatt tagelang vor einer Vorstandspräsentation verschiedene Tabellenkalkulationsversionen abzugleichen, können Finanzteams innerhalb weniger Minuten kontrollierte Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen. Wie sieht ein Einstellungsstopp im Vergleich zu einer 5-prozentigen Gehaltserhöhung in Verbindung mit selektiver Neubesetzung aus? In Oracle PBCS ist das ein Szenario-Umschalter und keine mehrtägige Übung.

Integrierte Planung als strategische Kompetenz

Integrierte Personalplanung ist in erster Linie keine Frage der Technologie, sondern der Unternehmensführung. Wenn Personal- und Finanzabteilung ein gemeinsames Modell nutzen, verbessert sich die Qualität der Entscheidungen, da die ihnen zugrunde liegenden Annahmen transparent und konsistent sind.

Die Finanzabteilung ist nicht mehr nur das Team, das die Vorgaben der Personalabteilung in finanzielle Auswirkungen umsetzt. Sie wird zum Team, das einen gemeinsamen Dialog über organisatorische Entscheidungen ermöglicht, gestützt durch zuverlässige Echtzeitdaten. Das ist eine grundlegend andere Rolle. Es ist auch eine wertvollere Rolle.

Organisationen, die diesen Wandel vollzogen haben, beschreiben eine Veränderung in der Art der Planungsgespräche. Die Frage lautet nicht mehr „Sind diese Zahlen korrekt?“, sondern „Was wollen wir tun und was kostet uns das?“

Genau diese Rolle sollte das Finanzwesen spielen, und Oracle PBCS schafft die Voraussetzungen dafür.

Diese Organisationen haben sich für eine integrierte Personalplanung entschieden.

Finext hat mehrere Organisationen bei der Implementierung und Einbettung der Personalplanung in Oracle PBCS als Teil einer umfassenderen Oracle Cloud EPM-Landschaft unterstützt. Dazu gehören VTTI, die Radboud-Universität und Wolters Kluwer. Unterschiedliche Branchen, unterschiedliche organisatorische Komplexitäten und eine gemeinsame Schlussfolgerung: Die Integration der Personalplanung in die Finanzsteuerung ist kein IT-Projekt. Es ist ein strategischer Schritt hin zu einer besseren organisatorischen Kontrolle.

Die menschliche Dimension

Die Implementierung einer integrierten Personalplanung in Oracle PBCS erfordert mehr als nur eine technische Konfiguration. Es bedarf eines gemeinsamen Verständnisses zwischen der Personalabteilung und der Finanzabteilung darüber, was eine gute Planung eigentlich bedeutet, welche Annahmen realistisch sind und wer für deren Pflege verantwortlich ist.

Unserer Erfahrung nach ist der wichtigste Erfolgsfaktor nicht das Tool. Es ist der Dialog, den das Tool ermöglicht. Wenn Personal- und Finanzabteilung an einem Tisch sitzen und dasselbe Modell betrachten, wird der Planungsprozess zu einer echten Zusammenarbeit. Das verändert nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Beziehung zwischen den beiden Funktionen.

Die Akzeptanz kommt ganz natürlich, wenn die Menschen erkennen, dass das System ihre Realität widerspiegelt und den Verwaltungsaufwand reduziert, den sie bisher hatten. Das Ziel ist immer dasselbe: weniger Zeit für Abstimmungen, mehr Zeit für Entscheidungen.

Ein struktureller Fortschritt

Eine Personalplanung, die nicht mit der Finanzprognose abgestimmt ist, birgt Risiken – nicht nur in Bezug auf die Zahlen, sondern auch hinsichtlich der Zuverlässigkeit, mit der diese Zahlen verteidigt werden können. Durch die Integration der Personalplanung in Oracle PBCS wird aus einem fragmentierten Prozess eine kontrollierte, überprüfbare und strategisch nützliche Funktion.

Für Unternehmen, die bereits mit Oracle Cloud EPM oder Fusion arbeiten, ist die Grundlage oft schon vorhanden. Was benötigt wird, ist der richtige Implementierungsansatz und das Fachwissen, um die Verbindungen zwischen HR-Daten, Finanzstruktur und Managementberichten herzustellen.

Wenn Sie mit Oracle Cloud EPM arbeiten und verstehen möchten, wie die Personalplanung Teil Ihres Finanzsteuerungsmodells werden kann, besprechen wir dies gerne mit Ihnen. In einer gezielten Sitzung können wir Ihnen zeigen, wie Oracle PBCS Ihre HR-Annahmen direkt mit den finanziellen Auswirkungen verbindet, Szenario für Szenario.