Personalplanung in CCH Tagetik

Ihr HR-Plan und Ihr Finanzmodell liegen in unterschiedlichen Systemen. Also verbringen Sie den Planungszyklus damit, Zahlen zusammenzutragen, statt mit ihnen zu entscheiden. Dieser Artikel zeigt, wie ein treiberbasiertes HR-Modell in CCH Tagetik den Personalbestand mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) verbindet, vom Modellaufbau bis zum Szenariovergleich.

Warum hinkt die HR-Planung den Zahlen immer hinterher?

HR und Finance arbeiten oft in getrennten Systemen, deren Daten nicht zusammenpassen. HR kennt den Personalbestand. Finance verantwortet Budget und GuV. Jemand führt beides in Excel zusammen, und wenn das Ergebnis auf dem Tisch liegt, beschreibt es eine Lage, die sich längst verändert hat.

Die Symptome kennen Sie wahrscheinlich:

Excel-Modelle, die zusammenbrechen, sobald sie wachsen
Daten in Systemen, die nicht miteinander sprechen
Planungszyklen, die so lange dauern, dass die Zahlen bei Ankunft schon veraltet sind
Wenig Vertrauen in das Ergebnis, bei HR wie bei Finance

Hinter diesen Problemen steckt eine gemeinsame Ursache. Ihre HR-Planung ist nicht mit Ihrem Finanzmodell verbunden, und die Daten liegen an mehreren Stellen. Solange das so bleibt, reagieren Sie auf die Zahlen, statt mit ihnen zu steuern. Eine Planungsplattform wie CCH Tagetik schließt diese Lücke mit einem treiberbasierten Modell.

Was braucht ein treiberbasiertes HR-Modell?

Ein treiberbasiertes Modell berechnet seine Ergebnisse aus wenigen Eingangsgrößen. Ändert sich eine davon, ändert sich das Ergebnis überall mit. In CCH Tagetik legen Sie im ersten Schritt des Workflows vier Bausteine fest. Treiber (Drivers) sind die zentralen Variablen, etwa FTE und Gehälter. Skalen (Scales) sind die Dimensionen, nach denen Sie analysieren, etwa Ebene, Rolle oder Land. Outputs sind die Ergebnisse, die das Modell berechnen soll Formeln (Formulas) enthalten die Logik, die aus Treibern und Skalen diese Outputs macht. Zur Forecasting-Seite derselben Plattform lesen Sie „Modellierung und Vorhersage mit CCH Tagetik“.

Tagetik bringt einen vordefinierten Satz an Bezeichnungen für Treiber und Skalen mit. Sie aktivieren die, die Ihr Modell braucht, und hinterlegen für jede eine fachliche Definition. So meinen HR und Finance dasselbe, wenn sie von „FTE“ sprechen. Konfigurieren können Sie all das in der Weboberfläche von Tagetik oder über das Excel-Add-in.

Danach läuft der Workflow in zwei Phasen. In der Vorbereitungsphase legen Sie die Modellstruktur und die gewünschten Outputs fest. In der Analysephase berechnen, prüfen und analysieren Sie die Ergebnisse. Sie können den Workflow für eine einzelne Einheit ausführen oder einmal für alle Einheiten, indem Sie den obersten Knoten wählen.

Wie kommen Mitarbeiterdaten ins Modell, ohne Excel neu zu bauen?

Steht die Struktur, kommen die Daten. Für jede Berichtsperiode erfassen Sie die Ist-Werte Ihrer Treiber und Skalen, etwa Mitarbeiterzahlen und Gehaltsentwicklungen, manuell oder per Upload.

Für Daten auf Mitarbeiterebene liest der ETL-Prozess von Tagetik (Extract, Transform, Load) eine CSV-Datei ein. Sie wählen die Datei aus, klicken auf Run, und die Daten landen im Modell. Ein Kontrollbericht zeigt anschließend für jeden Mitarbeiter, was geladen wurde. Der Bericht ist schreibgeschützt, so prüfen Sie den Input, bevor eine Berechnung startet. Wenn Sie diese Ladevorgänge selbst ausführen möchten: Unsere Schulungskurs zum Thema „Datenladen“ am 17. November behandelt Quick Data Load und ETL in der Praxis.

Was passiert, wenn Sie die Berechnung starten?

Ein einziger Schritt, ein Data Transformation Package, wendet Ihre Formeln auf jeden Mitarbeiter in jeder Periode an. Er ermittelt pro Person die relevanten Treiber und Skalen und schreibt die Outputs, etwa Personalkosten und die Entwicklung des Personalbestands, ins System. Die Logik steckt im Modell statt in einzelnen Tabellen. Deshalb folgen die Ergebnisse überall denselben Regeln, egal wo Sie die Berechnung ausführen.

Wie testen Sie eine Einstellungsentscheidung, bevor Sie sie treffen?

Die Analysephase beginnt mit einer Data Entry, die die Werte je Mitarbeiter auflistet. Sie bearbeiten sie Zeile für Zeile und hinterlegen pro Person einen Kommentar mit der Begründung. Ändern Sie die FTE einer einzelnen Person, bewegt sich der Headcount-Verlauf im Diagramm mit.

Angenommen, Sie wollen in einem Land oder einer Rolle aufstocken oder einen Einstellungsstopp verhängen. Sie ändern den Input und sehen sofort die Wirkung auf den Personalbestand, ohne eine neue Version einer Tabelle zu bauen.

Wie zeigt sich eine Personalveränderung in Ihrer GuV?

Der letzte Schritt verbindet Personalbestand und Finanzen. Ein Profit-&-Loss-Bericht zeigt die Personalkosten, vergleicht die Ergebnisse mit Budget- oder Forecast-Szenarien und hilft Ihnen, die Abweichungen zu analysieren. Der Bericht Scenario Comparison stellt Forecast, Budget und Ist-Werte in einer GuV-Ansicht nebeneinander, mit Diagrammen, die die Kostenwirkung Ihrer Personalentscheidungen zeigen.

Ändern sich Ihre Inputs, starten Sie die Berechnung erneut. Die Formeln werden neu angewendet, und der Vergleich zeigt die neuen Zahlen. So wird Planung zu einem Prozess, den Sie bei jeder Datenänderung wiederholen können, und HR und Finance arbeiten mit denselben Zahlen. Mehr zur Planungsseite der Plattform: Budgetierung und Planung mit CCH Tagetik.

Das HR-Modul von CCH Tagetik in Aktion

So verwenden Sie die HR-Modellvorlage für die Personalplanung und die Berechnung der Personalkosten in CCH Tagetik. Die HR-Modellvorlage dient als Rahmen für die Personalplanung und die Berechnung der Personalkosten. Anwender passen wichtige Planungsfaktoren an und bewerten deren Auswirkungen auf Budgets, Prognosen und Personalkosten. Die Modellstruktur unterstützt die Szenarioplanung und datengestützte Personalentscheidungen. Der CCH Tagetik-Workflow führt Anwender durch einen strukturierten Prozess von der Modellkonfiguration bis zur abschließenden Analyse und sorgt so für Konsistenz, Transparenz und Kontrolle bei allen Personalplanungsaktivitäten. Der Zugriff auf den Workflow erfolgt über die Verknüpfung auf der Startseite; eine grafische Workflow-Ansicht kann durch Auswahl der entsprechenden Option aktiviert werden. Der Workflow umfasst zwei Phasen. In der Vorbereitungsphase werden die Modellstruktur und die gewünschten Ergebnisse definiert. In der Analysephase werden die Ergebnisse berechnet, validiert und analysiert. Der Workflow kann auf der Ebene einzelner Einheiten (wie in dieser Demo) oder einmalig für alle Einheiten durch Auswahl des obersten Knotens ausgeführt werden. Vorbereitungsphase, erste Dateneingabe: Benutzer konfigurieren die Struktur des HR-Modells und definieren dabei Planungsfaktoren, Skalen, Ergebnisse und Berechnungsformeln. Die Konfiguration kann über die Tagetik-Weboberfläche oder über das Excel-Add-in erfolgen. Diese Demo präsentiert alle Dateneingaben und Berichte in der Weboberfläche. Beim Aufrufen des Berichts wählen Benutzer das zu konfigurierende Szenario aus einem Dropdown-Menü aus. Die Navigation durch die Konfigurationselemente erfolgt über Registerkarten. Treiber sind Schlüsselvariablen des Modells (z. B. Vollzeitäquivalente, Gehälter). Skalen sind Analysedimensionen (z. B. Ebene, Rolle, Land). Ergebnisse sind die vom Modell berechneten Werte. Formeln sind die Logik, die zur Berechnung der Ergebnisse verwendet wird. CCH Tagetik stellt standardmäßig einen vordefinierten Satz von Treiberbezeichnungen bereit. Benutzer wählen die einzubeziehenden Treiberbezeichnungen über ein Dropdown-Menü aus, und nur die ausgewählten Bezeichnungen werden aktiviert. Für jede ausgewählte Bezeichnung kann in einem Textfeld eine Beschreibung eingegeben werden, um eine betriebswirtschaftliche Definition bereitzustellen und eine einheitliche Verwendung in der gesamten Planung sicherzustellen. Auf der Registerkarte „Skalen“ gilt derselbe Ansatz: Benutzer aktivieren die relevanten Bezeichnungen und weisen jeder eine Beschreibung zu. Für Ergebnisse definieren Benutzer eine Anzahl von Zeilen, die der Anzahl der zu berechnenden Ergebnisse entspricht, und weisen jeder eine Beschreibung zu. Auf der Registerkarte „Formeln“ erstellen die Benutzer pro definiertem Ergebnis eine Zeile und definieren eine Formel, die die Berechnungslogik festlegt und auf die zuvor konfigurierten Kennzeichnungen verweist. Nachdem Treiber, Skalen, Ergebnisse und Formeln definiert wurden, muss die Konfiguration gespeichert werden. Zweite Dateneingabe der Vorbereitungsphase in der Weboberfläche: Die Benutzer laden die Ist-Werte für Treiber und Skalen hoch oder geben sie manuell ein. Diese Werte bilden die Grundlage für nachfolgende Berechnungen und Szenarioanalysen im HR-Modell. Die Registerkarte „Treiber“ zeigt die Beschreibungen an, die den in der vorherigen Dateneingabe aktivierten Treiberbezeichnungen zugewiesen wurden, und der Benutzer gibt für jeden Treiber spezifische Werte pro Periode ein. Dasselbe gilt für Skalen, wobei die Werte für jede Periode eingegeben werden. Der Benutzer speichert die Eingaben, indem er auf das Symbol in der oberen linken Ecke klickt, um die Werte zu bestätigen und zu laden. Anschließend lädt ein ETL-Prozess in CCH Tagetik eine CSV-Datei hoch, die mitarbeiterbezogene Eingabedaten enthält. Durch Auswahl von „Konfigurieren“ öffnet sich eine Oberfläche, in der die Benutzer zum Abschnitt „Hochladen“ navigieren, „Datei auswählen“ wählen, um die Datei von ihrem lokalen Rechner auszuwählen, und auf „Ausführen“ in der unteren rechten Ecke klicken, um den ETL-Prozess auszulösen. Das folgende Formular ist ein Kontrollbericht, keine Dateneingabe, und kann nicht bearbeitet werden. Es zeigt die im vorherigen Schritt geladenen Daten an, in diesem Fall Mitarbeiterdaten (die „Knopfdrücker“ oder „knoppenbonkers“ auf Niederländisch), für die die im ersten Schritt definierten Ergebnisse anhand der relevanten Skalen berechnet werden. Der letzte Schritt der Vorbereitungsphase startet ein DTP (Data Transformation Package), eine Berechnungs-Engine, die die definierten Formeln auf die Eingabedaten anwendet und die relevanten Treiber und Skalen für jede einzelne Person und jeden Zeitraum ermittelt. Nach Abschluss dieses Schritts stehen die Ergebniswerte im System zur Verfügung, und die Benutzer können zur nächsten Phase übergehen. Analysephase: Sie umfasst drei Aufgaben, beginnend mit einer weiteren Dateneingabe. Dieser Bericht zeigt die für jede Person geladenen Werte an und ermöglicht die Bearbeitung auf Zeilenebene. Pro Person kann ein Kommentar hinzugefügt werden. Die Anpassung einzelner Werte zeigt in Echtzeit, wie sich die Anzahl der Vollzeitäquivalente (FTEs) im Laufe der Zeit verändert und wie sich dies auf den Trend im Diagramm auswirkt. Die Endergebnisse werden in einem speziellen Gewinn- und Verlustbericht analysiert, der die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen zur Personalplanung aufzeigt. Benutzer überprüfen die Personalkosten, vergleichen die Ergebnisse mit Budget- oder Prognoseszenarien und analysieren wesentliche Abweichungen, sodass Finanz- und HR-Teams die Ergebnisse der Planungsannahmen bewerten und die Entscheidungsfindung unterstützen können. Der Szenariovergleichsbericht vergleicht Prognose-, Budget- und Ist-Ergebnisse in einer einzigen Gewinn- und Verlustansicht mit integrierten Visualisierungen zur Analyse der Personalkosten und zur Bewertung der finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen zur Personalplanung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein treiberbasiertes HR-Planungsmodell?

Ein treiberbasiertes Modell berechnet Ergebnisse aus Eingangsgrößen, den sogenannten Treibern, etwa FTE und Gehälter. Sie analysieren sie nach Skalen wie Ebene, Rolle oder Land, und Formeln machen daraus Outputs wie Personalkosten. Ändern Sie einen Treiber, ändert sich jeder Output mit, der davon abhängt.

Muss ich in der Weboberfläche arbeiten oder kann ich Excel nutzen?

Beides geht. In CCH Tagetik konfigurieren Sie das Modell in der Weboberfläche oder über das Excel-Add-in. Die Demo zeigt die Weboberfläche.

Wie kommen Mitarbeiterdaten ins Modell?

Sie erfassen Werte pro Periode manuell oder laden sie hoch. Für Daten auf Mitarbeiterebene lädt der ETL-Prozess von Tagetik eine CSV-Datei, und ein schreibgeschützter Kontrollbericht zeigt für jeden Mitarbeiter, was geladen wurde.

Kann ich pro Einheit oder für den ganzen Konzern planen?

Beides. Sie können den Workflow für eine einzelne Einheit ausführen oder einmal für alle Einheiten, indem Sie den obersten Knoten wählen.

Personalplanung in CCH Tagetik: von verstreuten HR-Daten zu einem Plan, auf den sich Finance verlassen kann