Das System ist in Betrieb. Der Projektleiter schließt das Projekt ab. Der Lenkungsausschuss tagt nicht mehr. Und dann, manchmal sechs Monate später, manchmal ein Jahr, fangen die Gespräche wieder von vorne an. Die Akzeptanz ist geringer als erwartet. Die Berichte stimmen nicht ganz. Die Mitarbeiter umgehen das System, anstatt es zu nutzen. Und irgendwo in einem Konferenzraum sagt jemand: Vielleicht sollten wir uns umsehen, ob es da draußen eine bessere Plattform gibt. Das ist keine Ausnahme, sondern ein Muster, und die Ursache liegt nicht im System.
Was ein EPM-Go-Live bringt (und was nicht)
Der Go-Live ist ein technischer Meilenstein bei jeder Enterprise-Performance-Management-Implementierung (EPM): Das System funktioniert, die Daten sind eingespielt, die Zugriffsrechte sind eingerichtet. Der Go-Live ist jedoch kein Meilenstein hinsichtlich der Funktionsfähigkeit. Die Finanzabteilung kann am Tag des Go-Live genauso gut prognostizieren, berichten und analysieren wie am Tag zuvor, da das neue System diese Fähigkeiten nicht mit sich gebracht hat. Es hat lediglich eine neue Plattform geschaffen, auf der sich diese Fähigkeiten im Laufe der Zeit entwickeln können. Diese Entwicklung beginnt nach dem Go-Live und hört nicht auf.
Warum die meisten EPM-Implementierungen nach der Inbetriebnahme ins Stocken geraten
Die Logik eines Implementierungsprojekts ist klar: Umfang, Zeitplan, Budget. Der Go-Live ist der Endpunkt. Danach übergibt das Unternehmen die Verantwortung an die Fachabteilungen, und der Berater widmet sich dem nächsten Projekt. Dieses Modell funktioniert bei der technischen Umsetzung, nicht jedoch bei der Kompetenzentwicklung. Kompetenzen wachsen, wenn Menschen andere Gespräche führen, andere Fragen stellen und das neue System so nutzen, wofür es konzipiert wurde – und nicht als digitale Version der alten Tabellenkalkulation.
Es gibt noch ein zweites Problem, das erst später sichtbar wird. Selbst Organisationen, die die Einführung gut bewältigen, geraten irgendwann ins Stocken. Prozesse ändern sich, die Anforderungen an die Berichterstattung verschieben sich, das Unternehmen stellt neue Fragen. Und dann stellt sich heraus, dass niemand proaktiv darüber nachdenkt, was die nächste logische Verbesserung sein sollte. Das Finanzwesen entwickelt sich nicht auf einen Schlag, sondern kontinuierlich.
Was passiert mit der Einführung von EPM ohne Support nach der Inbetriebnahme?
Ohne Begleitung nach der Inbetriebnahme sind die Folgen vorhersehbar: Die Mitarbeiter greifen wieder auf gewohnte Arbeitsweisen zurück, die Datenqualität bleibt ein Problem, und neue Berichte bleiben ungenutzt. Ohne weitere Weiterentwicklung veraltet das System schneller als nötig – nicht technisch, sondern funktional. Nach einigen Jahren ist die Kluft zwischen dem, was das System leistet, und den Anforderungen der Finanzabteilung so groß, dass ein neues Auswahlverfahren gerechtfertigt ist, und der Kreislauf beginnt von vorne.
Die drei Phasen der EPM-Implementierung: Technische, organisatorische und kontinuierliche Phase
Es gibt drei Phasen, die in der Praxis oft miteinander verwechselt werden, die jedoch jeweils einen anderen Ansatz erfordern.
- Die technische Umsetzung: Das System funktioniert, die Daten sind korrekt, die Benutzer haben Zugriff.
- Die organisatorische Umsetzung: Die Fähigkeiten haben sich verbessert, die Arbeitsweise hat sich verändert, und die neue Vorgehensweise ist zur Normalität geworden. Hier beginnt das, womit das Projekt endet.
- Kontinuierliche Weiterentwicklung: Das System und die Arbeitsweisen entwickeln sich gemeinsam weiter. Dies ist kein Projekt, sondern eine Disziplin.
Die meisten Implementierungspartner übernehmen die erste Phase. Die zweite und dritte Phase überlassen sie dem Kunden.
Kontinuierliche Verbesserung: Wie strukturelle Unterstützung aussieht
Bei Finext nennen wir das „Engagement über den Go-Live hinaus“. In der ersten Phase nach dem Go-Live begleiten wir die organisatorische Umsetzung. Danach wechseln wir zu „Continuous Improvement“: einer strukturellen Zusammenarbeit, in der wir proaktiv ermitteln, was der nächste logische Verbesserungsschritt ist. Wir warten nicht, bis die Beschwerden groß genug sind, um ein neues Projekt zu rechtfertigen, sondern entwickeln uns schrittweise weiter – mit kleinen Schritten, die zusammen eine Finanzfunktion aufbauen, die sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickelt.
Der Go-Live ist erst der Anfang. Die Frage ist, ob Sie die Finanzabteilung danach weiter verbessern lassen.
.webp)