Das System ist live. Der Projektmanager beendet das Mandat. Der Lenkungsausschuss tagt nicht mehr. Und dann, manchmal sechs Monate später, manchmal ein Jahr, beginnt das Gespräch von vorn. Die Akzeptanz ist geringer als erwartet. Die Berichte stimmen nicht ganz. Die Mitarbeiter arbeiten um das System herum statt darin. Und irgendwo in einem Konferenzraum sagt jemand: Vielleicht sollten wir prüfen, ob es eine bessere Plattform gibt. Das ist keine Ausnahme, das ist ein Muster, und die Ursache liegt nicht im System.
Was ein EPM-Go-live liefert (und was nicht)
Der Go-live ist ein technischer Meilenstein bei jeder Implementierung von Enterprise Performance Management (EPM): Das System funktioniert, die Daten sind eingepflegt, der Zugriff ist eingerichtet. Aber der Go-live ist kein Meilenstein für die Fähigkeiten. Finance kann am Tag des Go-live genauso gut forecasten, berichten und analysieren wie am Tag zuvor, denn das neue System hat diese Fähigkeiten nicht einfach mitgebracht. Es hat lediglich eine neue Plattform geschaffen, auf der sich diese Fähigkeiten im Laufe der Zeit entwickeln können. Diese Entwicklung beginnt nach dem Go-live und hört nicht mehr auf.
Warum die meisten EPM-Implementierungen nach dem Go-live ins Stocken geraten
Die Logik eines Implementierungsprojekts ist unkompliziert: Scope, Zeitplan, Budget. Der Go-live ist das Ende. Danach übergibt die Organisation die Dinge an das Business und der Berater zieht zum nächsten Projekt weiter. Dieses Modell funktioniert für die technische Bereitstellung, aber nicht für die Entwicklung von Fähigkeiten. Fähigkeiten wachsen, wenn Menschen andere Gespräche führen, andere Fragen stellen und das System für das nutzen, wofür es entwickelt wurde – und nicht als digitale Version des alten Spreadsheets.
Hinzu kommt ein zweites Problem, das erst später sichtbar wird. Selbst Organisationen, die die Landung gut bewältigen, bleiben irgendwann stecken. Prozesse ändern sich, die Anforderungen an das Reporting verschieben sich, das Business stellt neue Fragen. Und dann zeigt sich, dass niemand proaktiv darüber nachlässt, was der nächste logische Verbesserungsschritt sein sollte. Finance entwickelt sich nicht auf einen Schlag weiter, sondern kontinuierlich.
Was ohne Post-Go-Live-Support mit der EPM-Akzeptanz passiert
Ohne Begleitung nach dem Go-Live sind die Ergebnisse vorhersehbar: Die Beteiligten fallen in gewohnte Arbeitsweisen zurück, die Datenqualität bleibt ein Problem und neue Berichte bleiben ungenutzt. Ohne kontinuierliche Weiterentwicklung altert das System schneller als nötig, nicht technisch, sondern funktional. Nach einigen Jahren ist die Lücke zwischen dem, was das System leistet, und dem, was das Finanzwesen benötigt, groß genug, um einen neuen Auswahlprozess zu rechtfertigen, und der Kreislauf beginnt von vorn.
Drei Phasen der EPM-Implementierung: Technisch, organisatorisch und kontinuierlich
Es gibt drei Phasen, die in der Praxis oft vermischt werden, von denen aber jede einen anderen Ansatz erfordert.
- Die technische Landung: Das System funktioniert, die Daten sind korrekt, die Nutzer haben Zugriff.
- Die organisatorische Landung: Die Fähigkeiten haben sich verbessert, die Arbeitsweise hat sich verändert, der neue Weg ist zur Normalität geworden. Dies beginnt dort, wo das Projekt endet.
- Kontinuierliche Entwicklung: Das System und die Arbeitsweisen entwickeln sich gemeinsam weiter. Das ist kein Projekt, sondern eine Disziplin.
Die meisten Implementierungspartner liefern die erste Phase. Die zweite und dritte überlassen sie dem Kunden.
Kontinuierliche Verbesserung: Wie strukturelle Unterstützung aussieht
Bei Finext nennen wir das „Committed beyond Go-Live“. In der ersten Phase nach dem Go-live begleiten wir die organisatorische Landung. Danach wechseln wir zu Continuous Improvement: einer strukturellen Zusammenarbeit, in der wir proaktiv den nächsten logischen Verbesserungsschritt ermitteln. Wir warten nicht, bis die Beschwerden groß genug sind, um ein neues Projekt zu rechtfertigen, sondern entwickeln uns in kleinen Schritten weiter. Gemeinsam bauen wir so eine Finance-Funktion auf, die sich parallel zur Organisation weiterentwickelt.
Der Go-live ist erst der Anfang. Die Frage ist, ob Sie Finance danach weiter verbessern lassen.
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