Einer der größten Vorteile von Excel ist seine Flexibilität. Wenn Sie kreativ genug sind, können Sie fast jedes Ziel erreichen, das Sie sich wünschen. Aber nur weil es technisch möglich ist, heißt das noch lange nicht, dass es auch realistisch ist. Ob es nun an der Lernkurve, der Einrichtung oder der Wartung liegt, einige wichtige geschäftliche Anforderungen verursachen mehr Zeit und Mühe bei der Einrichtung in Excel, als sie wert sind. In diesen Fällen kann es von Vorteil sein, die Hilfe eines Programms wie Vena in Anspruch zu nehmen, um diese Schwierigkeiten zu umgehen. Ein Hauptvorteil von Vena ist, dass es direkt in Excel integriert ist. Sie müssen also nicht auf die gewohnten Excel-Funktionen verzichten, sondern können neue Funktionen hinzufügen, mit denen sich einige Fallstricke umgehen lassen, die Unternehmen bei der ausschließlichen Verwendung von Excel typischerweise erleben. Im Folgenden sehen wir uns 7 häufige Probleme in Excel an, die Vena lösen kann.
1. Prüfpfad
Ein häufiges Problem ist, dass es keine einfache Möglichkeit gibt, Änderungen in Excel zu verfolgen. Bei der Arbeit an einer persönlichen Datei ist dies kein großes Problem, aber sobald mehrere Personen beteiligt sind, kann es schwierig sein, zu wissen, was, wann und von wem geändert wurde. Obwohl Excel Online die Möglichkeit bietet, Änderungen anzuzeigen, ist es aufgrund der Sortierung und Anpassung des Blattlayouts nicht immer klar, ob sich die Zelle, die Sie betrachten, auf dieselben Daten bezieht.
2. Sicherheit
Natürlich ist die Sicherheit für viele Unternehmen ein wichtiges Anliegen. Ob es nun darum geht, dass bestimmte vertrauliche Informationen nicht eingesehen werden sollen, oder einfach nur darum, die Bearbeitungsmöglichkeiten einzuschränken, es ist wichtig, Beschränkungen für Ihre Dateien festzulegen. Zwar verfügt Excel über einen integrierten Blatt- und Arbeitsmappenschutz, doch kann die Einrichtung dieser Schutzmechanismen mühsam sein, vor allem bei großen Arbeitsmappen, und diese Passwörter können mit einigen Programmen leicht entwendet werden. Ganz zu schweigen davon, dass Sie in eine schwierige Situation geraten können, wenn das Passwort vergessen wird oder die Person, die die Arbeitsmappe eingerichtet hat, das Unternehmen verlässt.
3. Zusammenarbeit an einer Datei
Die gemeinsame Nutzung von Excel-Dateien kann für große Unternehmen eine weitere Schwierigkeit darstellen. Es ist wahrscheinlich leicht zu erkennen, wie schwierig es ist, Excel-Dateien per E-Mail weiterzugeben, ohne zu wissen, wer was geändert hat. Wenn mehrere Versionen einer Datei im Umlauf sind, wird es schwierig zu wissen, welche die aktuellste ist, was zu Verwirrung und Fehlern bei der Entscheidungsfindung führen kann. Bei großen Tabellenkalkulationen kann es außerdem zu Verzögerungen bei der Zustellung oder sogar zu einem Ausfall der Übermittlung kommen. Für Unternehmen, die auf zuverlässige Daten und effiziente Teamarbeit angewiesen sind, kann die Suche nach Alternativen zum E-Mail-basierten Dateiaustausch mehr Kontrolle, Sicherheit und Produktivität bieten.
4. Datenqualität
Die Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität in Excel kann eine ständige Herausforderung darstellen. Datenqualität scheint zwar etwas zu sein, bei dem Excel helfen würde, aber manuelle Eingabefehler, inkonsistente Formatierungen und fehlerhafte Formeln bleiben oft unbemerkt, bis sie größere Probleme verursachen. Verschiedene Benutzer können ihre eigenen Konventionen mit unterschiedlichen Datumsformaten oder Benennungsstrukturen anwenden, wodurch es schwieriger wird, Informationen zuverlässig abzugleichen und zu analysieren. Mit der Zeit summieren sich diese kleinen Ungereimtheiten und führen zu Berichten, die die Realität nicht vollständig widerspiegeln. Für ein Unternehmen, das auf genaue Erkenntnisse angewiesen ist, um Entscheidungen zu treffen, zeigen diese Risiken die Grenzen von Excel als einzige Wahrheitsquelle auf und verdeutlichen den Bedarf an robusteren, kontrollierten Lösungen.
5. Mangelnder Prozess/Arbeitsablauf
Excel bietet Flexibilität, aber diese Freiheit geht oft auf Kosten der Struktur. Im Gegensatz zu speziellen Workflow- oder Projektmanagement-Tools bieten Tabellenkalkulationen keine integrierten Prozesse, die vorgeben, wie Daten gesammelt, genehmigt oder gemeinsam genutzt werden sollen. Dieser Mangel an standardisierten Arbeitsabläufen kann zu Ad-hoc-Praktiken führen: Teams verlassen sich auf informelle Regeln oder persönliche Gewohnheiten, um die Dinge voranzutreiben. Dies kann dazu führen, dass wichtige Schritte übersprungen werden, die Verantwortlichkeit verschwimmt und die Zusammenarbeit verlangsamt wird. Für Unternehmen, die eine effiziente Skalierung und Konsistenz anstreben, kann das Fehlen eines klaren Prozesses in Excel schnell zu einem Engpass werden.
6. Menge der Daten
Excel ist auf 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten beschränkt. Bei vielen größeren Unternehmen reicht dies einfach nicht aus, um ganze Datensätze zu erfassen, insbesondere in Situationen, in denen Transaktionsdaten für Details benötigt werden. Auch bevor die Grenzen erreicht sind, kann Excel extrem langsam sein, was zu Frustration und Zeitverschwendung führt.
7. Eine einzige Quelle der Wahrheit
Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen bei der Verwendung von Excel häufig konfrontiert sind, ist die Aktualisierung aller Daten als eine Quelle der Wahrheit. Vor allem, wenn mehrere Personen Daten in verschiedene Arbeitsmappen eingeben, ist es sehr leicht, sich ein Szenario vorzustellen, in dem jemand mit veralteten Daten arbeitet, was zu falschen Schlussfolgerungen führt. Wenn z. B. das Vertriebs- und das Finanzteam in einem Prognosezyklus unterschiedliche Annahmen verwenden, müssen sie entscheiden, welche Annahme "richtig" ist, was Zeit kostet und zu falschen Entscheidungen führen kann.
Schlussfolgerung
Excel wird immer seinen Platz haben, aber wenn Ihr Unternehmen beginnt, die Belastung seiner Grenzen zu spüren, ist es vielleicht an der Zeit, einen intelligenteren Ansatz zu wählen. Vena kombiniert alles, was Sie bereits von Excel kennen und lieben, mit der Struktur, Kontrolle und Skalierbarkeit, die Unternehmen benötigen, um mit Zuversicht voranzukommen. Wenn Sie sehen möchten, wie sich diese zusätzlichen Vorteile für Ihr Team auswirken könnten, sprechen Sie uns an - wir zeigen Ihnen gerne, was mit Vena möglich ist.
