Alle paar Jahre passiert es wieder. Die Verträge mit dem Anbieter laufen aus, die Kritik am aktuellen System hat sich schon oft genug gehört, oder ein neuer Finanzvorstand möchte einen Neuanfang. Ein Auswahlverfahren wird eingeleitet, Anbieter werden eingeladen, Vorführungen werden angesetzt. Und nach monatelangen Vergleichen, Bewertungsbögen und Verhandlungen wird eine Entscheidung getroffen. Ein Jahr später, manchmal auch erst nach zwei Jahren, klingen die Beschwerden bemerkenswert ähnlich wie zuvor.
Warum EPM-Auswahlverfahren die falsche Frage stellen
Das Problem ist nicht die Entscheidung an sich, sondern die Frage, die ihr vorausgeht. Die zentrale Frage bei der Systemauswahl lautet: Welche Plattform passt am besten zu uns? Diese Frage wird anhand von Funktionslisten, Referenzen, Implementierungszeitplänen und Lizenzkosten beantwortet. In der Praxis führt dies jedoch selten zu einem wirklich aussagekräftigen Vergleich, da die großen EPM- und ERP-Plattformen alle sehr viel leisten können. Die Frage, die tatsächlich den Unterschied ausmachen würde, wird selten gestellt: Was muss Ihre Finanzabteilung leisten können?
Bei einer guten EPM-Auswahl stehen die Funktionen vor den Tools
Eine Funktion ist nicht dasselbe wie ein Feature in einem System. Es handelt sich vielmehr um das, was die Finanzabteilung tatsächlich leisten können muss: zuverlässige Szenarien erstellen, Managementberichte termingerecht und mit dem richtigen Detaillierungsgrad liefern, die Liquiditätslage in Echtzeit sichtbar machen und Konsolidierungen ohne manuelle Korrekturen abschließen.
Diese Fähigkeiten sind unabhängig davon, welches System Sie verwenden. Systeme unterstützen sie zwar, schaffen sie aber nicht. Eine Plattform, die Prognosen unterstützt, macht aus einem Finanzteam, das keine guten Prognosen erstellen kann, noch kein Team, das dazu in der Lage ist. In der Praxis konzentrieren sich die meisten Auswahlprozesse nach wie vor eher auf Features und Funktionen als auf die Fähigkeiten, die das Unternehmen tatsächlich benötigt.
Wie die Finanzkompetenzkarte Ihre EPM-Auswahl strukturiert
Bei Finext beginnen wir die Systemauswahl mit einem Schritt, den die meisten Unternehmen überspringen: einer Kompetenzbewertung auf der Grundlage der „Finance Capability Map“. Diese Karte deckt die gesamte Finanzlandschaft in acht Bereichen ab: Rechnungswesen, Vermögensverwaltung, Finanzplanung und -analyse, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abrechnungen und Zahlungen, Steuermanagement, Treasury und Unternehmensrisikomanagement. Die zugrunde liegenden Kompetenzen werden für jeden Bereich einzeln aufgeführt.
Damit werden drei Dinge sichtbar, die in einer Ausschreibung nie zur Sprache kommen:
- Welche Funktionen bringen derzeit nicht die gewünschte Leistung?
- Wo gibt es in der aktuellen Landschaft Überschneidungen und Fragmentierung?
- Welche Fähigkeiten sind strategisch am wichtigsten?
Erst wenn diese drei Fragen beantwortet sind, wird die Auswahl eines EPM-Systems sinnvoll.
So sieht eine Bewertung der Finanzkompetenz in der Praxis aus
Eine Kompetenzbewertung dauert keine Monate. Eine gründliche Durchsicht der Finanzkompetenzkarte mit den richtigen Personen im Raum liefert bereits in zwei bis drei Sitzungen genügend Erkenntnisse, um die Auswahlkriterien grundlegend zu überdenken. Das Ergebnis ist eine Analyse der Kompetenzlücken: Für jeden Bereich ergibt sich ein klares Bild davon, wo der aktuelle Stand hinter den angestrebten Zielen zurückbleibt und welche systemischen Ursachen dafür verantwortlich sind.
Das verändert auch die Art der Gespräche mit Anbietern. Statt zu fragen: „Welche Funktionen bieten Sie an?“, lautet die Frage nun: „Wie unterstützt Ihre Plattform die Entwicklung dieser spezifischen Fähigkeiten?“ Gute Anbieter können diese Frage beantworten. Schwächere Anbieter werden dadurch schnell entlarvt.
Der Schritt, den die meisten EPM-Lösungen überspringen
Systemauswahlen sind kostspielig, und viele dieser Kosten lassen sich vermeiden, wenn man einen Schritt ernst nimmt, der derzeit regelmäßig übersprungen wird: zu verstehen, wozu Ihre Finanzorganisation in der Lage sein muss, bevor man entscheidet, womit dies umgesetzt werden soll. Bei Finext tun wir dies mithilfe der „Finance Capability Map“, die Teil unseres Ansatzes der „Digital Finance Architecture“ ist. Nicht als theoretisches Rahmenwerk, sondern als praktisches Werkzeug – im Dialog mit den Mitarbeitern, die diese Funktionen täglich ausführen, und den Führungskräften, die festlegen, in welche Richtung sich die Finanzabteilung entwickeln soll.
Neugierig, wie das für Ihr Unternehmen aussehen könnte? Lassen Sie uns darüber sprechen.
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