Zuvor haben wir die 5 Must-haves für einen schnellen Jahresabschluss vorgestellt und wie dieser Prozess mit einem EPM-Tool verkürzt werden kann. Eine Schlüsselkomponente ist dabei die Funktion Collaborative Disclosure Management (CDM) im EPM-Tool. Möchten Sie wissen, wie CDM Ihnen helfen kann, die monatlichen Boardpacks oder den Jahresbericht zu automatisieren und die Durchlaufzeit deutlich zu reduzieren? Dann lesen Sie schnell weiter!
1. Einmalige Konstruktion
Ein (jährlicher) Abschlussprozess ist oft zeitgebunden, und zu Beginn des Prozesses werden die Fristen oft weniger streng eingehalten. Infolgedessen bleibt am Ende des Prozesses zu wenig Zeit für die Erstellung der zugehörigen Dokumente, wie z. B. Jahresberichte oder Managementberichte. Dies setzt die Finanzabteilung des Konzerns zusätzlich unter Druck, die immer die letzten Prüfungen vornimmt und den letzten Teil des Prozesses schreibt. Ein gutes EPM-Tool sorgt dafür, dass Sie eine Vorlage nur einmal erstellen müssen und dass dies sowohl in Word als auch in PowerPoint möglich ist. Sobald die Vorlage erstellt ist, müssen Sie am Ende des Jahresendprozesses nur noch auf den Knopf drücken, um die Daten zu aktualisieren. So haben Sie zu Beginn des Prozesses mehr Platz und mehr Zeit für die Analyse der Daten.
2. Mehr Zeit für die Datenanalyse
Oft bleibt der Konzernfinanzabteilung aufgrund unvermeidlicher Verzögerungen im Vorfeld nur sehr wenig Zeit. Das ist schade, denn hier in der Organisation können die übergreifenden Schlussfolgerungen gezogen werden. Das Team ist oft froh, wenn der Bericht pünktlich und ohne numerische Fehler geliefert werden kann. Aufgrund des Zeitmangels werden die wirklich wertvollen Analysen übersprungen. Mit CDM wird weniger Zeit für die Erstellung von Berichten benötigt. So bleibt am Ende des Prozesses mehr Zeit, um sich mit den eigenen Daten zu beschäftigen. Ähnlich verhält es sich mit der Lieferung der monatlichen Zahlen. Viele Kunden, die noch kein CDM-Modul verwenden, verbringen viel Zeit mit dem Kopieren und ständigen Korrigieren von Zahlen für späte Anpassungen. Mit einer integrierten Lösung können Sie mit der Analyse der Zahlen beginnen, noch bevor die letzte Einheit ihre Zahlen eingereicht hat. So können Sie fundierte Monatszahlen erläutern und gegebenenfalls Anpassungen im Unternehmen vornehmen.
3. Arbeit an Berichten mit mehreren Benutzern gleichzeitig
CDM beginnt nicht umsonst mit "kollaborativ"! Zeitgemäße Lösungen arbeiten gut zusammen, so dass viele Prozesse, die normalerweise sequentiell ablaufen, nun parallel aufgenommen werden können. Dies ist einer der größten Zeitgewinne, die in einem solchen Prozess erzielt werden können. Durch einen geschickten Aufbau der Dokumentation können Sie jedes Kapitel an einen anderen Kollegen auslagern und so gemeinsam auf das Endziel hinarbeiten.
4. Klarer Prüfpfad
Moderne EPM-Lösungen verfügen über umfangreiche Prüfpfade. Wer hat wann und wo geklickt? Was war es, bevor die Änderung vorgenommen wurde? Mit einem integrierten Ansatz für moderne CDM-Module müssen Sie bei dieser Art von Funktionalität keine Kompromisse eingehen. Anpassungen sind flexibel, auch außerhalb der regulären Pfade können Anpassungen im allerletzten Moment vorgenommen werden. Optional mit Genehmigungsmechanismen zur internen Kontrolle, bevor die Anpassungen in die endgültige Version übernommen werden. Da genau nachverfolgt wird, wer was getan hat, können Sie dies dem Prüfer zu einem späteren Zeitpunkt mit Nachweisen erklären.
5. Daten immer auf dem neuesten Stand
Die Daten der rotierenden Berichte sind immer auf dem neuesten Stand mit den neuesten Zahlen. Mit nur einem Knopfdruck sind Ihre monatlichen Managementinformationen also auf dem neuesten Stand. Ein weiteres Mal durch das Dokument blättern, um zu prüfen, ob das Nettoergebnis überall aktualisiert ist? Diese Zeiten sind vorbei! Eine verspätete Journalbuchung in der Gewinn- und Verlustrechnung kann in der Tat leicht mit einer Datenaktualisierung abgerufen werden, bevor Sie das Dokument an den Drucker senden.
Entdecken Sie unser CCH Tagetik FIT!
Früher war die Verbesserung der Durchlaufzeit am Jahresende vor allem größeren Unternehmen vorbehalten, die die Investitionen zur Optimierung dieser Prozesse tätigen konnten. Glücklicherweise ist dies heute nicht mehr der Fall. Um den Prozess des Jahresabschlusses zu beschleunigen, haben wir alle diese Komponenten in einem Fast Implementation Template (FIT) in CCH Tagetik entwickelt. Mit dem FIT können Sie nach einer sehr kurzen Implementierungszeit einen Abschlussprozess in einer bewährten Konsolidierungslösung durchführen. Bei der Entwicklung des FIT haben wir alle Best Practices der letzten Jahre gesammelt und in einer Anwendung zusammengefasst.
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