Zuvor haben wir die 5 Must-haves für einen schnellen Jahresabschluss vorgestellt und gezeigt, wie sich dieser Prozess mit einem EPM-Tool verkürzen lässt. Ein zentraler Bestandteil dabei ist eine Funktion für Collaborative Disclosure Management (CDM) im EPM-Tool. Möchten Sie wissen, wie CDM Ihnen dabei helfen kann, monatliche Board-Packs oder den Geschäftsbericht zu automatisieren sowie die Durchlaufzeit drastisch zu verkürzen? Dann lesen Sie schnell weiter!
1. Einmaliger Aufbau
Ein (Jahres-)Abschlussprozess ist oft zeitlich gebunden, und zu Beginn des Prozesses werden Fristen häufig weniger streng eingehalten. Infolgedessen bleibt am Ende des Prozesses zu wenig Zeit für die Erstellung der dazugehörigen Dokumente wie Geschäftsberichte oder Management-Reports. Dies übt zusätzlichen Druck auf die Konzernfinanzabteilung aus, die stets die Endprüfungen durchführt und den abschließenden Bericht verfasst. Ein gutes EPM-Tool sorgt dafür, dass Sie eine Vorlage nur einmal erstellen müssen und diese sowohl in Word als auch in PowerPoint nutzen können. Ist dies einmal eingerichtet, müssen Sie am Ende des Jahresabschlusses nur noch auf den Knopf drücken, um die Daten zu aktualisieren. Dies schafft mehr Freiraum zu Beginn des Prozesses sowie mehr Zeit für die Datenanalyse.
2. Mehr Zeit für die Datenanalyse
Häufig bleibt der Konzernfinanzabteilung aufgrund unvermeidlicher Verzögerungen im früheren Prozessverlauf sehr wenig Zeit. Das ist schade, denn genau hier im Unternehmen können die übergeordneten Schlussfolgerungen gezogen werden. Das Team ist oft schon froh, wenn der Bericht pünktlich und ohne Rechenfehler geliefert werden kann. Wegen des Zeitmangels fallen die wirklich wertvollen Analysen unter den Tisch. Mit CDM fließt weniger Zeit in die Erstellung von Berichten. Das lässt am Ende des Prozesses mehr Zeit, um die eigenen Daten genau unter die Lupe zu nehmen. Gleiches gilt für die Bereitstellung der Monatszahlen. Viele Kunden, die noch kein CDM-Modul nutzen, verbringen viel Zeit damit, Zahlen zu kopieren und ständig für verspätete Anpassungen zu korrigieren. Mit einer integrierten Lösung können Sie bereits mit der Analyse der Zahlen beginnen, bevor die letzte Gesellschaft ihre Daten eingereicht hat. So können Sie fundierte Monatszahlen erläutern und bei Bedarf steuernd im Unternehmen eingreifen.
3. Gleichzeitiges Arbeiten an Berichten mit mehreren Benutzern
CDM beginnt nicht umsonst mit „collaborative“. Zeitgemäße Lösungen arbeiten nahtlos zusammen, sodass viele Prozesse, die sonst nacheinander ablaufen, nun parallel bearbeitet werden können. Dies ist einer der größten Zeitgewinne, die sich in einem solchen Prozess erzielen lassen. Durch einen geschickten Aufbau der Dokumentation können Sie jedes Kapitel an einen anderen Kollegen delegieren und so gemeinsam auf das Endziel hinarbeiten.
4. Klarer Prüfpfad
Zeitgemäße EPM Lösungen verfügen über umfangreiche Prüfpfade. Wer hat wann und wo geklickt? Wie sah es vor der Änderung aus? Mit einem integrierten Ansatz moderner CDM Module müssen Sie bei dieser Art von Funktionalität keine Kompromisse eingehen. Anpassungen sind flexibel, auch außerhalb der regulären Wege können im allerletzten Moment noch Änderungen vorgenommen werden. Optional mit Freigabemechanismen, um die interne Kontrolle zu wahren, bevor Anpassungen in die Endversion übernommen werden. Da jedoch genau nachverfolgt wird, wer was getan hat, können Sie dies dem Wirtschaftsprüfer im Nachhinein fundiert erklären.
5. Daten immer aktuell
Die Daten der rotierenden Reports sind stets auf dem neuesten Stand. Mit nur einem Knopfdruck sind Ihre monatlichen Managementinformationen komplett aktuell. Noch einmal das Dokument durchgehen, um zu prüfen, ob das Nettoergebnis überall aktualisiert wurde? Diese Zeiten sind vorbei! Ein nachträglicher Buchungssatz in der Gewinn- und Verlustrechnung lässt sich vor dem Drucken des Dokuments ganz einfach über eine Datenaktualisierung abrufen.
Entdecken Sie unseren CCH Tagetik FIT!
Früher war die Verkürzung der Bearbeitungszeit zum Jahresende in erster Linie größeren Unternehmen vorbehalten, die es sich leisten konnten, diese Prozesse zu optimieren. Glücklicherweise ist das heutzutage nicht mehr so. Um den Prozess des Jahresabschlusses zu beschleunigen, haben wir all diese Komponenten in einem Fast Implementation Template (FIT) in CCH Tagetik entwickelt. Mit dem FIT können Sie nach einer sehr kurzen Implementierungszeit einen Abschlussprozess in einer bewährten Konsolidierungslösung nutzen. Bei der Entwicklung des FIT haben wir alle Best Practices der letzten Jahre zusammengetragen und in eine einzige Anwendung integriert.
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