Es ist sicherlich enttäuschend, wenn die Formatierung einer Excel-Tabelle, an der man stundenlang gearbeitet hat, plötzlich nicht mehr stimmt, sobald man versucht, sie in eine PDF-Datei zu konvertieren. Wichtige Informationen können sich verschieben, unlesbar werden, Diagramme können sich verschieben und Spalten können abgeschnitten werden. All diese Probleme können sehr demotivierend und unprofessionell sein, ganz gleich, ob es sich um eine Prognose, einen Projekt-Tracker oder sogar einen Finanzbericht handelt. Und die gute Nachricht? Wenn Sie sich die Zeit nehmen, vor dem Export ein paar Anpassungen vorzunehmen, können Sie die von Ihnen erstellten Informationen in einem ansprechenden PDF-Format weitergeben.
Legen Sie immer zuerst den Druckbereich fest
Excel verfügt über eine Option zum Einstellen des Druckbereichs, und dies ist die einfachste Art, den Bereich festzulegen. Wenn der Druckbereich festgelegt ist, wird Excel nicht versuchen, zusätzliche Zellen oder Ränder einzubeziehen, die ausgeschlossen werden müssen.
Sie müssen dies nicht für jedes einzelne Excel-Blatt, das Sie erstellen, einstellen, denn wenn Sie eine Excel-Vorlage erstellen, mit der Sie arbeiten, muss dieser Druckbereich nur einmal eingestellt und je nach den Tabellen, die Sie erstellen, von Zeit zu Zeit leicht angepasst werden. Für Fortgeschrittene kann dies auch durch Makros automatisiert werden. Stellen Sie ihn beispielsweise für einen vierteljährlichen Haushalt ein und markieren Sie die entsprechende Tabelle. Navigieren Sie zu Seitenlayout, wählen Sie Druckbereich, und wählen Sie Druckbereich festlegen, um den Vorgang abzuschließen. Mit dieser Methode können Sie sicher sein, dass die PDF-Datei den gewünschten Bereich erfasst.
Seitenlayout und Skalierung ändern
Wie gut Ihre PDF-Datei gelesen werden kann, hängt davon ab, wie der Seitenumbruch erfolgt. Wechseln Sie vor dem Exportieren immer in die Seitenlayout-Ansicht, um sicherzustellen, dass nichts über den Rand hinausläuft und dass der Text nicht verkrampft aussieht.
Skalieren Sie Ihr Blatt im Menü Seite einrichten so, dass es in die Breite einer Seite passt. Erzwingen Sie jedoch nicht die Anpassung in der Höhe, da der Text dadurch nur winzig wird. Dies ist vor allem bei Dashboards oder umfangreichen Jahresabschlüssen nützlich, da nicht alles auf eine Seite gequetscht werden muss.
Effizientere Nutzung von Seitenumbrüchen
Excel verfügt aus unerklärlichen Gründen über automatische Seitenumbrüche. Dies ist eines der häufigsten Probleme, mit denen Excel-Benutzer konfrontiert werden, da es Tabellen unterteilt oder Diagramme zerschneidet.
Anstatt dies zu akzeptieren, können Sie zu Seitenlayout > Umbrüche > Seitenumbruch einfügen gehen und Ihre eigenen sinnvollen Einstellungen vornehmen. Auf diese Weise werden zusammenhängende Daten nicht voneinander getrennt und Ihre Diagramme und Grafiken bleiben auf ihren jeweiligen Seiten.
Ränder und Ausrichtung prüfen
Die Art und Weise, wie Ihre Daten im PDF-Format angezeigt werden, kann durch die Ränder und die Seitenausrichtung beeinflusst werden. Eine Gewinn- und Verlustrechnung wird im Hochformat am besten dargestellt, während ein Gantt-Diagramm oder ein breiter KPI-Bericht im Querformat besonders gut zur Geltung kommt.
Wenn Sie wenig Platz haben, können Sie auch versuchen, mit schmalen Rändern mehr Inhalt unter Beibehaltung der richtigen Abstände unterzubringen. Mit diesen einfachen Anpassungen können Sie die Lesbarkeit Ihrer PDF-Datei erheblich verbessern und gleichzeitig für ein professionelles Erscheinungsbild sorgen.
Exportieren, nicht drucken
Wählen Sie "Als PDF speichern" statt "In PDF drucken". Dieser Ansatz bietet eine bessere Kontrolle über Qualität und Dateigröße.
Wenn Sie die Datei zur Überprüfung oder Präsentation versenden, wählen Sie Standard unter Optimieren für, um eine hohe Qualität zu gewährleisten. Wenn die Datei nur zur schnellen Weitergabe per E-Mail bestimmt ist, wählen Sie Mindestgröße.
Schlussfolgerung
Wenn Sie bei der Konvertierung der Datei ein paar zusätzliche Schritte unternehmen, wird der Inhalt Ihrer Arbeitsmappe im PDF-Format elegant dargestellt. Setzen Sie diese Strategien um, und Ihre Berichte werden ohne falsche Formatierung glänzen.
Profi-Tipp: Für Teammitglieder, die mit umfangreichen einmaligen oder regelmäßigen Berichten arbeiten, spart die Erstellung einer Vorlage in Excel, die leicht in ein PDF umgewandelt werden kann, viel Zeit und vermeidet hektische Formatierungsversuche in letzter Minute.
