Das Trinkwasserversorgungsunternehmen Brabant Water wollte die Qualität seines Jahresberichts verbessern. Die Einführung einer Disclosure-Management-Lösung (SAP DM) beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern gewährleistet auch eine genaue Versionsverwaltung und einen automatisierten Prüfpfad. Dies schafft Raum für die Konzentration auf die Qualität der Zahlen.
"Letztes Jahr bin ich zum ersten Mal mit dem Prozess der Erstellung des Jahresberichts in Berührung gekommen", sagt Henk de Boer, Leiter der Abteilung Finanzwirtschaft bei Brabant Water. Mit 800 Mitarbeitern versorgt Brabant Water 2,4 Millionen Einwohner und Unternehmen in Nordbrabant mit Trinkwasser. "Die Versionsverwaltung erforderte viel Aufmerksamkeit und war fehleranfällig. Der letzte Strohhalm war der Moment, als ich unsere Version neben die Druckfahne legte und eine Änderung versehentlich nicht vorgenommen worden war."
"Wir wollten uns auf den Jahresabschluss konzentrieren können und nicht auf die Versionskontrolle", sagt Adinda te Veldhuis, AO/IC-Beraterin von Brabant Water. "Oberste Priorität war es, die Qualität des Jahresberichts zu erhöhen. Wir wollten verhindern, dass der Wirtschaftsprüfer eine andere Version in den Händen hält als wir", sagt Henk.
Verbesserung des Jahresberichtsprozesses
Mit der Zeit strebt Brabant Water auch kürzere Vorlaufzeiten an. "Mit den Möglichkeiten, die das Tooling bietet, kann man auch Änderungen im Prozess umsetzen", sagt Wesley Schulte von Finext. Als Performance-Management-Berater ist er eng in die Implementierung der neuen Lösung eingebunden. "Oft werden die potenziellen Prozessverbesserungen erst nach der Implementierung der Disclosure Management-Anwendung richtig verstanden. Diese Prozessverbesserungen waren nicht der ursprüngliche Grund für die Implementierung, aber sie waren ein großer zusätzlicher Nutzen", sagt Henk.
"Änderungen werden automatisiert aus den Quelldaten in den Jahresabschluss übernommen."
So sind die Mitarbeiter beispielsweise besser in der Lage, das neue System zu übernehmen. "Wenn man die Lösung richtig einrichtet, kann man die Verantwortung an die richtigen Leute abgeben. Sie übernehmen die Verantwortung für die Texte. Früher wurde das alles von einer Person erledigt. Jetzt ist die Eingabe an der Quelle möglich, wodurch man auch die Verantwortung an der Quelle ansiedeln kann", sagt Henk. "Das neue Tool liefert auch den Prüfpfad, den man normalerweise als Einzelperson liefern muss. Dadurch wird ein Teil meiner Arbeit automatisiert, so dass ich mich mehr auf die Qualität konzentrieren kann", sagt Adinda. "Für den Buchhalter ist es schön, wenn der Prüfpfad sorgfältig aufgezeichnet wird", sagt Naida Sadzak von Finext, die ebenfalls eng in das Projekt eingebunden ist. Als ehemalige Buchhalterin betrachtet sie die Verbesserung der Prozesse aus der Perspektive der Buchhalter.
Von den Quelldaten zum Jahresabschluss mit SAP DM
Brabant Water entschied sich für SAP DM, die Disclosure Management Lösung von SAP. Ein Referenzbesuch bei Achmea gab den Ausschlag. "Bei Achmea stellte sich heraus, dass SAP DM funktionell genau unseren Vorstellungen entsprach. Wir wollten, dass die Änderungen in den Quelldaten automatisch in den Jahresabschluss einfließen. Die Anwendung sorgt dafür, dass die Änderungen an der richtigen Stelle im Jahresabschluss erscheinen, sowohl im Text als auch in den Tabellen", sagt Henk. "SAP DM hält die Versionen gut fest; wenn sich ein Satz oder eine Zahl irgendwo ändert, sieht man das sofort", sagt Adinda. "Außerdem müssen wir nicht mehr selbst darüber nachdenken, wie wir eine Änderung auf Seite 36 vornehmen", sagt Henk. "Schließlich ist alles mit der gleichen Quelle verknüpft."
Dynamisches Projekt
Während des Projekts war eine Menge im Spiel. Erstens stand die Implementierung unter großem Zeitdruck. "Im Sommer haben wir die Entscheidung getroffen, den nächsten Jahresabschluss mit SAP DM zu machen", sagt Henk, "wir hatten es also wirklich eilig." Außerdem befand sich Adinda, eine der Hauptakteure, zu Beginn des Projekts noch im Mutterschaftsurlaub. Darüber hinaus wurde während des Projekts eine Verbesserung im Bereich der Konsolidierung eingeführt. Brabant Water hat drei unabhängige Tochtergesellschaften: HydroScope, Hydreco und HydroBusiness. "Wir haben die Konsolidierung von extracomptable auf intracomptable umgestellt", sagt Henk. "Zuvor haben wir die Konsolidierung in Excel durchgeführt, jetzt sind die Tochtergesellschaften auch in SAP." "Trotz dieser zusätzlichen Faktoren ist das Projekt gut gelaufen", sagt Henk. "Nicht nur, dass der Geschäftsbericht im neuen System rechtzeitig fertig war, sondern auch die angestrebte Qualitätsverbesserung wurde erreicht."
Zum Verständnis der konsolidierten Zahlen
Neben der Qualitätsverbesserung hat sich die verbesserte Versionskontrolle auch stark auf die Arbeitsbelastung ausgewirkt. Wir präsentieren jetzt die Version 96 mit einem "breiten Lächeln"", sagt Adinda. "Irgendwann werden wir zu viel weniger Versionen übergehen; im Moment verbessern wir uns nach und nach. Außerdem ist jede Textänderung eine neue Version." "Die Standardisierung des Prozesses kann noch Verbesserungen bringen, so dass die Anzahl der Abstimmungen reduziert wird", sagt Naida. Da der Prozess rund um die Konsolidierung gleich mit einbezogen wurde, liegen künftige Verbesserungen nicht nur in den Zahlen. "Es ist auch ein Lernprozess; vorher haben die Kollegen nur die Einzelzahlen gesehen, jetzt kommen die konsolidierten Zahlen dazu", sagt Henk. "Daran muss man sich erst einmal gewöhnen." Das Verständnis der konsolidierten Zahlen führt auch schon zu Qualitätsverbesserungen. "Die Leute verstehen die Beziehung zwischen Mutter- und Tochterunternehmen besser", sagt Adinda.
Im Jahresbericht treffen die verschiedenen Welten der Finanzen, der Kommunikation und der IT aufeinander. "Alle internen Prozesse müssen gut aufeinander abgestimmt sein. Zu Beginn eines solchen Projekts ist es wichtig, dass wir zum Ausdruck bringen, was wir voneinander erwarten", sagt Adinda. "In der Praxis sehen wir oft, dass Abteilungen wie Inseln an einem Jahresbericht arbeiten", sagt Naida. "Indem man ein gemeinsames Produkt in einem einzigen Prozess liefert, bindet man die anderen Parteien stärker ein". "Die Zusammenführung der Inseln ist ein Mehrwert der neuen Lösung", sagt Adinda. "Dabei ist es gut, zunächst eine grundlegende Messung vorzunehmen, mit einer Bestandsaufnahme, wer welche Rolle im aktuellen Prozess hat."
Mehr als nur Werkzeuge
Brabant Water will noch mehr Schritte rund um den Jahresbericht unternehmen, zum Beispiel durch die Nutzung der Workflows in SAP DM. "Man arbeitet bereits mit allen Beteiligten an einem Dokument zusammen, wobei jeder parallel an seinem eigenen Kapitel des Jahresberichts arbeitet", sagt Wesley. "Indem man den eingebauten Workflow in SAP DM nutzt, können alle am Prozess Beteiligten noch besser zusammenarbeiten." "Eine Disclosure-Management-Lösung ist mehr als nur ein Tool", sagt Henk. "Wir haben sie als Ziel gekauft, aber letztendlich ist sie ein Werkzeug zur Verbesserung des Prozesses."
