UTAC testet Fahrzeuge für einige der anspruchsvollsten Branchen der Welt. Die weltweiten Aktivitäten des Unternehmens basieren auf Präzision. Die Finanzprozesse taten dies jedoch nicht. Da die Budgetierung auf Excel-Dateien, zwei ERP-Systeme sowie Teams in Großbritannien und Frankreich verteilt war, dauerte die Konsolidierung Stunden, und das Vertrauen in die Zahlen war gering. UTAC benötigte eine Planungsumgebung, die mit dem Umfang und der Komplexität des Geschäfts Schritt halten konnte. Gemeinsam mit Finext und Vena haben sie eine solche Umgebung aufgebaut. In acht Wochen
· Verkürzung der Konsolidierungszeit von 3 Stunden auf 15 Minuten
· Abschluss einer 8-wöchigen Implementierung mit Finext – termingerecht und im Rahmen des Budgets
· Einführung von Self-Service-Berichten und Transparenz, einschließlich der weltweit konsolidierten Mitarbeiterzahl auf Knopfdruck
„Vena hat unsere Budgetierung grundlegend verändert. Mit jedem Zyklus wird es besser, und wir sparen immer mehr Zeit.“ – Rachel Cundell, FP&A-Managerin, UTAC.
Die Herausforderung: Bewältigung globaler Komplexität mit fragmentierten Tools
UTAC prägt seit mehr als einem Jahrhundert die Zukunft der Mobilität. Mit 250 Kilometern Teststrecken, 30 Labors weltweit und 1.300 Experten, die Technologien für autonome, vernetzte und elektrische Fahrzeuge vorantreiben, unterstützt das Unternehmen ein breites Spektrum an Kunden aus der Automobil-, Transport-, petrochemischen, Reifen- und Verteidigungsindustrie.
Doch trotz seiner globalen Präsenz wurden die Budgetierungs- und Prognoseprozesse bei UTAC nach wie vor vollständig in Excel abgewickelt. Es gab weder einen Prüfpfad noch eine zentrale Zuständigkeit, und es gab keine einfache Möglichkeit, die Daten aus Oracle Fusion und Sage in den jeweiligen Niederlassungen in Großbritannien und Frankreich zu konsolidieren.
„Das Vertrauen in die Zahlen entsprach nicht unseren Anforderungen, was in erster Linie auf das Fehlen eines Prüfpfads zurückzuführen war, wodurch es schwierig war, die Daten abzugleichen und Änderungen lückenlos nachzuverfolgen“, erklärte Rachel.
Die Konsolidierung erforderte stundenlange manuelle Arbeit, und es fiel dem FP&A-Team schwer, einen Gesamtüberblick zu erstellen. Mit dem Wachstum von UTAC wuchs auch der Bedarf an einer Planungsplattform, die internationale Geschäftsabläufe unterstützen, die Nachvollziehbarkeit verbessern und sich wiederholende manuelle Aufgaben überflüssig machen konnte.
Die Umsetzung: Wie Finext UTAC dabei half, schnell und sicher voranzukommen
UTAC entschied sich für Vena aufgrund der einfachen Bedienbarkeit, der Excel-integrierten Benutzeroberfläche und der Möglichkeit, das System schnell und ohne Abstriche bei der Governance einzuführen. Unter der Leitung von Finext schloss das Team die Implementierung in nur acht Wochen termingerecht und im Rahmen des Budgets ab. Finext sorgte für Struktur, Klarheit und brachte seine Erfahrung ein, wodurch UTAC dabei unterstützt wurde, Anforderungen abzustimmen, Metadaten zu bereinigen und ein skalierbares Modell für die Organisation zu entwerfen.
„Wir konnten Vena sofort einsatzbereit nutzen“, erzählte Rachel. „Finext hat uns herausgefordert, uns unterstützt und uns dabei geholfen, ein System aufzubauen, das sich mit jedem Zyklus weiter verbessert.“
„Die Professionalität und das Fachwissen von Finext haben unsere Implementierung zu einem Erfolg gemacht.“
Von Anfang an lag der Schwerpunkt darauf, zügig voranzukommen, um rechtzeitig zum nächsten Haushaltszyklus den Betrieb aufzunehmen, ohne dabei Stress zu verursachen, und eine Lösung zu entwickeln, der die Menschen vertrauen können.
Durch gemeinsame Workshops, kurze Entscheidungswege und ständige Abstimmung half Finext UTAC dabei, innerhalb von nur sechs bis acht Wochen ein strukturiertes Planungsmodell zu entwerfen und einzuführen. Der Ansatz sorgte für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Tempo und Klarheit, wodurch das Projekt ruhig und zielgerichtet verlief und gleichzeitig die gemeinsame Verantwortung gewahrt blieb. UTAC behielt die Kontrolle über wichtige Entscheidungen und Inhalte, während Finext dafür sorgte, dass der Zeitplan eingehalten wurde.
Finext spielte zudem eine wichtige beratende Rolle dabei, UTAC bei der Strukturierung komplexer Metadaten zu unterstützen und über den ursprünglichen Projektumfang hinauszudenken. Durch die Einbringung von Ideen, die UTAC zuvor nicht in Betracht gezogen hatte, schuf das Team eine Grundlage, die nicht nur auf den aktuellen Haushaltszyklus, sondern auch auf die zukünftige Nutzung ausgelegt ist. Die Daten werden nun über vom Finanzbereich verwaltete Flatfiles aus Oracle in Vena geladen, abgestimmt auf den Monatsabschluss.
„Finext an unserer Seite zu haben, war beruhigend“, sagte Rachel. „Sie haben uns angespornt, uns dazu gebracht, über Dinge nachzudenken, die wir zuvor nicht bedacht hatten, und das System mit Ideen verbessert, auf die wir selbst nicht gekommen wären.“
Die Lösung: Eine schnelle, integrierte Planungsumgebung, die für den weltweiten Einsatz bereit ist
Vena bietet UTAC nun eine einheitliche, kontrollierte Planungsumgebung, die den Teams Vertrauen in jede einzelne Zahl vermittelt. Dank Prüfpfaden und Drilldown-Funktionen kann UTAC jeden Eintrag bis zu seiner Quelle zurückverfolgen. Die operativen Führungskräfte erstellen ihre eigenen Berichte zu Kostenstellen und Personal, während die Teams aus den Bereichen Personal und Finanzen sofort einen Überblick über die global konsolidierte Mitarbeiterzahl erhalten.
Diese neue Transparenz fördert den Austausch über Personalbeschaffung und Personalplanung. Zum ersten Mal kann UTAC Stellenanträge regionenübergreifend anhand eines vollständigen und genauen Überblicks über die Personaldaten bewerten.
Vena hat UTAC zudem dabei geholfen, schneller auf Veränderungen zu reagieren. Als die britische Regierung Anpassungen der Sozialversicherungsbeiträge ankündigte, konnte das FP&A-Team die Auswirkungen auf mehr als 400 Mitarbeiter schnell und einfach modellieren.
Die Zeit für die Budgetkonsolidierung konnte durch die Arbeit eines einzigen Teammitglieds von drei Stunden auf 15 Minuten verkürzt werden. Und da dank der Echtzeit-Datenaktualisierungen über die Vena-Datenbank ein Bericht automatisch in andere Berichte einfließt, spart das Team nun bei jeder Ausführung dieses Berichts 10 Minuten – was sich im Laufe der Zeit summiert. Dadurch gewinnt das Team Zeit, um sich darauf zu konzentrieren, als strategischer Partner zu agieren und die Wirkung innerhalb des Unternehmens zu steigern.
„Selbst kleine Verbesserungen sparen uns Stunden an Zeit. Wir sind gespannt, was wir mit dem, was wir bereits haben, noch alles erreichen können“, fügte Rachel hinzu.
Aufbauend auf dem Erfolg mit Vena plant UTAC, in die Bereiche Cashflow-Modellierung, detailliertere Leistungsberechnungen und eine umfassendere Personalplanung in weiteren Ländern zu expandieren.
„Venahat uns Selbstvertrauen, Transparenz und mehr Zeit im Alltag verschafft. Jeder Budgetierungszyklus verläuft reibungsloser, und wir entdecken immer wieder neue Möglichkeiten, das System zu optimieren.“ – Rachel Cundell, FP&A-Managerin, UTAC
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