Die Auswahl einer geeigneten Performance Management (EPM) Lösung ist nicht einfach. Grund für VodafoneZiggo, einen gründlichen Auswahlprozess zu starten. Durch die Verwendung von Anwendungsfällen und die Einbeziehung der Anwender in den Auswahlprozess wurden die Bedürfnisse konkretisiert. Auf diese Weise wurde eine fundierte Entscheidung für die Lösung getroffen, die am besten zu den aktuellen Zielen passte, und eine gute Basis für den Start des Implementierungsprojekts gelegt.
Der Wunsch nach einer gründlichen Tool-Auswahl für eine neue EPM-Lösung war schon seit einiger Zeit im Spiel. Sarita Sewnarain, Managerin für technisches Reporting bei VodafoneZiggo: "Früher war die Zeit noch nicht reif. Nach dem Joint Venture zwischen der Vodafone Group und Liberty Global wurde mehr Zeit benötigt, um die Reporting-Strukturen zu harmonisieren, um einen erfolgreicheren Übergang zu einer EPM-Lösung zu ermöglichen. In den letzten Jahren haben wir Schritt für Schritt daran gearbeitet, dies zu standardisieren. Jetzt sind die Anwender bereit für ein integriertes Berichtswesen."
"Der Auswahlprozess war ein logischer nächster Schritt zur weiteren Vereinfachung verschiedener Prozesse nach der Fusion der beiden Unternehmen. Man kann nicht anfangen, das Haus zu streichen, bevor der Rohbau fertig ist", fügt Julius Ronner, Head of FP&A bei VodafoneZiggo, hinzu.
"Wir waren auf der Suche nach einem integrierten End-to-End-System, das Menschen wie "One Finance" ein Werkzeug an die Hand gibt, mit dem sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können."
Ausrichtung der Ziele bei der Werkzeugauswahl
Ein wichtiges Element der Toolauswahl ist die Herausarbeitung der gemeinsamen Ziele, die VodafoneZiggo mit dem neuen System im Rahmen der "Go Digital"-Strategie erreichen will. Julius: "Für uns waren das die weitere Professionalisierung des Reporting- und Kontrollzyklus. Wir wollten manuelle Tätigkeiten automatisieren und Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen, um die Rolle von Business Control und FP&A zu stärken. Außerdem wollten wir die Prognoseprozesse verbessern; mehr Einblicke, schneller verfügbar und mit weniger Arbeit."
"Wir waren auf der Suche nach einem integrierten End-to-End-System, das Menschen wie 'One Finance' ein Werkzeug an die Hand gibt, mit dem sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können", so Sarita weiter.
Attraktiver Arbeitgeber durch die richtigen Instrumente
Neben den inhaltlichen Zielen gibt es oft noch einen weiteren Grund, der im Auswahlverfahren eine Rolle spielt: die Gewinnung neuer Mitarbeiter. "Diesen letzten Grund höre ich in letzter Zeit immer häufiger bei Auswahlverfahren. Unternehmen wollen auf dem derzeit angespannten Arbeitsmarkt eine gute technologische Perspektive bieten", sagt Tom Borsboom, Finext-Berater und eng in den Auswahlprozess bei VodafoneZiggo eingebunden.
Dies ist sicherlich auch für VodafoneZiggo ein wichtiger Aspekt. Julius: "Die Leute wollen in einem professionellen, modernen Umfeld arbeiten und stolz auf ihre Erfahrungen und ihr Wissen sein. Niemand möchte in einem Unternehmen arbeiten, in dem er sozusagen noch mit Kohlepapier arbeitet."
Umgang mit der Komplexität der Finanzen
Der Finanzbereich von VodafoneZiggo ist komplex, mit 250 Finanzdaten, vielen verschiedenen Systemen und vielen End-to-End-Finanzprozessen. Um dieser Komplexität gerecht zu werden, wurde der Auswahlprozess Finance-wide angegangen.
"Für jedes Thema haben wir uns mit den Nutzern anhand von Anwendungsfällen eingehend unterhalten, anstatt nur die kommerzielle Demo zu bewerten", sagt Sarita. Sie ist von diesem Ansatz begeistert: "Ich werde diesen Ansatz für den Rest meiner Laufbahn verfolgen, das war die Grundlage für die Auswahl".
Die Meinung der Nutzer zählt
Dazu gehören nicht nur die Nutzer aus der Geschäftskontrolle, sondern auch die Finanzkontrolle, das Rechnungswesen, die externe Berichterstattung und die IT. Julius: "Die Anwender wissen genau, was sie brauchen und womit sie es zu tun haben."
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die Dokumentation der einzelnen Schritte. Dabei wurden nicht nur die Bewertungen notiert, sondern auch das Feedback in Textform. Julius: "So konnten wir uns die Sachfragen ansehen. Wir haben eine Reihe von Dingen nebeneinander gestellt, nicht nur die funktionalen Anforderungen, sondern auch eher technische Aspekte wie den Grad der Integration und die benötigten Schnittstellen."
"Die Nutzer wissen genau, was sie brauchen und womit sie es zu tun haben."
Detaillierte Begründungen der Nutzer geben den Ausschlag
Bei der Auswahl eines Werkzeugs ergeben sich alle möglichen Dilemmas, die entschieden werden müssen. Dies war auch bei VodafoneZiggo der Fall. Zum Beispiel bei der Wahl zwischen einer Plattformlösung oder einer Summe von Punktlösungen. Ein weiteres Dilemma drehte sich um die Frage, inwieweit man bei der Tool-Auswahl von der bestehenden Präferenz für einen unternehmensweiten Software-Anbieter abweichen sollte.
Aus einer Longlist, die auf allen Eingaben basiert, wird eine Shortlist erstellt. Letztendlich fiel die Wahl auf OneStream, wobei die ausführlichen Begründungen der Nutzer und die Situation bei VodafoneZiggo den Ausschlag gaben.
Unparteiische Beratung bei der Werkzeugauswahl
Rückblickend empfand Julius den Auswahlprozess als sehr intensiv. "In einem Auswahlverfahren wird man sehr stark mit Entscheidungen konfrontiert. Im Großen und Ganzen wussten wir genau, was wir wollten, aber wir wussten nicht genau, was wir voneinander wollten. Das zusammenzubringen und zu konkretisieren ist schwierig. Außerdem fand ich es lehrreich, sich mit anderen Abteilungen auszutauschen und auch deren Abläufe verstehen zu lernen."
Sarita und Julius bewerten die Beratung durch Finext positiv. Julius: "Wir haben uns für Finext entschieden wegen des Wissens, des flexiblen Ansatzes und der Kultur. Die Berater von Finext fragen: 'Sind Sie sicher, dass Sie das meinen, denn wir sehen die Dinge auch anders'. Wir wollten die Möglichkeit haben, gemeinsam zu arbeiten und nach Best Practices zu streben. Außerdem bringen sie das Wissen aus dem Auswahlprozess in die Umsetzungsphase."
Ein weiterer Grund für die Wahl von Finext ist seine Unparteilichkeit. Tom: "Wir sind unabhängig von Softwareanbietern und haben jahrelange Erfahrung in der Auswahl und Implementierung aller wichtigen EPM-Lösungen. Das ermöglicht uns eine unabhängige Beratung über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme."
"Die Zeit, die Sie für die Auswahl aufwenden, zahlt sich später durch die getroffene Auswahl und die Vorbereitung der Umsetzung aus."
Getragene Auswahl und Einsparungen bei der Umsetzung
Das sorgfältige Vorgehen hat klare Vorteile gebracht. Julius: "Erstens konnten wir so die Werkzeuge auf eine integrierte Weise betrachten. Darüber hinaus führte dieser Ansatz zu einer unterstützten Auswahl. Außerdem konnten wir so die internen Stakeholder überzeugen und dem Implementierungsteam einen guten Start ermöglichen. Das spart Geld bei der Implementierung und führte zu der Entscheidung, die Projektimplementierung in Form eines Co-Build-Ansatzes in die Linienorganisation zu legen."
Die Auswahl des Tools hat positive Auswirkungen auf Saritas Team: "Für das Team des Technical Reporting ist es interessant, dass wir den Punkt am Horizont nun in die Realität umsetzen. Unser Ziel ist es, dass die Benutzer optimal mit OneStream arbeiten und die Vorteile erleben können."
Investition umfassende Werkzeugauswahl zahlt sich aus
Das Team von VodafoneZiggo empfiehlt auf jeden Fall ein umfangreiches Auswahlverfahren. Julius: "Die Investition ist es wert. Die Zeit, die man für die Auswahl aufwendet, zahlt sich später durch die unterstützte Auswahl und die Vorbereitung der Implementierung aus."
