Als der Kleinstkreditgeber CreditAccess Asia auf eine automatisierte Konsolidierungslösung umsteigt, will er selbst viel übernehmen. Bei der Implementierung von CCH Tagetik für die Konsolidierung gibt es ein wöchentliches Coaching durch einen erfahrenen Berater. So kann CreditAccess Asia einen Großteil der Implementierung selbst durchführen. Außerdem ist dies der richtige Weg für das schnell wachsende Unternehmen, um so viel wie möglich aus der Lösung herauszuholen und dabei so wenig Beratungstage wie möglich zu benötigen.
CCH Tagetik für die Konsolidierung
Finext implementierte CCH Tagetik für die Konsolidierung bei CreditAccess Asia. CreditAccess Asia ist ein Mikrokreditgeber, der sich hauptsächlich an Kleinst- und Kleinunternehmen in Asien richtet. Die internationale Organisation ist ehrgeizig und wächst schnell: 2008 gegründet, hat sie heute mehr als 2,6 Millionen Kunden in Indien, Indonesien und auf den Philippinen. Sie beschäftigt mehr als 10.000 Mitarbeiter.
Dieses Wachstum wirkt sich auch auf die Konsolidierung aus. "Vorher haben wir die Konsolidierung in Excel durchgeführt. Da oft verschiedene Versionen des Konsolidierungspakets verschickt wurden, war es schwierig, die Konsolidierung zeitnah und planmäßig durchzuführen. Außerdem hatten wir keine zentrale Datenbank, in der alle Informationen gespeichert waren", erläutert Ted Medenblik, Chief Accounting Officer von CreditAccess Asia, den Grund für den Wechsel zu einer automatisierten Konsolidierungslösung wie CCH Tagetik for consolidation.
"Bei diesem Coaching-Modell wird der größte Teil der Umsetzung von der Organisation selbst unter Anleitung eines erfahrenen Beraters durchgeführt.
Einfach und innovativ
Die Wahl fiel auf CCH Tagetik. Dabei hatte der internationale Kreditgeber einen wichtigen Wunsch: Er wollte die Lösung über ein Coaching-Modell implementieren. "Bei diesem Projektmodell wird der größte Teil der Implementierung von der Organisation selbst durchgeführt, unter der Anleitung eines erfahrenen Beraters", sagt Alwin Berkhout. Als Berater bei Finext hat er die Rolle des Coaches übernommen.
Auf diese Weise kann das Unternehmen so viel wie möglich aus der Lösung herausholen, und das bei einer möglichst geringen Anzahl von Implementierungstagen. "Der Kostenaspekt hat definitiv eine Rolle gespielt", erklärt Ted. "Unsere Konsolidierung ist nicht so groß oder speziell, wir waren der Meinung, dass wir aufgrund unseres Wissens und unserer Erfahrung in der Lage sein sollten, vieles selbst zu machen."
"Bei der Implementierung von CCH Tagetik für die Konsolidierung ist ein Coaching-Modell noch nicht sehr verbreitet", sagt Alwin. Der Ansatz passt jedoch gut zur Kultur von CreditAccess Asia. Die Mission von CreditAccess Asia ist es zum Beispiel, einfache und innovative Finanzdienstleistungen anzubieten.
Umsetzung innerhalb von 15 Beratungstagen
Der gewählte Ansatz war erfolgreich; in etwa drei Monaten UND innerhalb der vereinbarten 15 Beratungstage wurde die neue Konsolidierungslösung eingeführt. "Rückblickend würde ich es auf jeden Fall wieder so machen", sagt Ted.
Eine gute Planung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Coaching-Modells. "Man muss sich von beiden Seiten gut an den Zeitplan halten, sonst wird die Umsetzung zu sehr ausufern", stimmt Alwin zu. "Am ersten Tag haben wir sofort einen Coaching-Tag pro Woche in unseren Kalender eingetragen, und wir haben uns gut daran gehalten", stimmt Ted zu.
Coaching in der Praxis
Die wöchentlichen Coaching-Tage sind in zwei Teile gegliedert. "Zu Beginn des Tages haben wir gemeinsam geschaut, wie die vergangene Woche gelaufen ist, ob es Fragen gibt und ob alles gut aufgestellt ist", sagt Alwin. "Im zweiten Teil des Tages habe ich Erklärungen gegeben, und am Ende des Tages haben wir die nächsten Aktionen besprochen."
Ein regelmäßiger Zeitplan ist laut Ted ein guter Auslöser, um sicherzustellen, dass er und ein Kollege alles pünktlich erledigen können: "Jede Woche gab uns Alwin 'Hausaufgaben' für die kommende Woche."
Ted übernahm auch die Rolle des Projektmanagers, mit Tätigkeiten wie der Erstellung von Aktionslisten, Zeitplänen und Tagesordnungen. "In einem Coaching-Modell habe ich dafür keine Zeit, dann konzentriere ich mich darauf, die Umsetzung zu begleiten", erklärt Alwin. "Natürlich können wir die Planung auch von Finext aus machen, aber dann müssen wir auch öfter da sein. Eigentlich wird es dann eher ein Coaching-plus-Modell."
Finext FIT-Vorlage
Für die Implementierung wird die Finext FIT-Vorlage verwendet, das Fast Implementation Template, das Finext auf der Grundlage bewährter Verfahren entwickelt hat. Anhand dieser FIT-Vorlage können einfache und klare Entscheidungen für den Konsolidierungsprozess getroffen werden.
Alwin: "Man kann sich CCH Tagetik wie ein Standard-Build vorstellen, mit einer Technologie, auf die man zurückgreifen kann. Am ersten Tag habe ich die Finext FIT-Vorlage als Basis eingerichtet. Auf diese Weise muss man nicht die gesamte Konsolidierung von Grund auf neu erstellen; die Konsolidierung für den niederländischen Markt zum Beispiel ist bereits in der Vorlage enthalten. Auf diese Weise kann man wiederverwenden, was nützlich ist, und entfernen, was nicht notwendig ist.
Zusätzlich zur Implementierung erstellt Alwin eine Reihe von Berichten rund um den Jahresabschluss, um verschiedene "IFRS-Angaben" zu machen. "Wir wissen die Flexibilität sehr zu schätzen, ein paar weitere Dinge ad hoc zu übernehmen", sagt Ted. Er sieht die Zusammenarbeit mit Finext ohnehin positiv. "Es hat uns sehr gut gefallen. Wegen der Flexibilität, aber auch wegen des Wissens und der Erfahrung, die im Laufe des Projekts deutlich geworden sind."
"Jetzt können wir mehr qualitative Dinge tun. Es bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, wie z. B. Analysen. Dadurch ist meine Arbeit interessanter geworden."
Zeit sparen
Ted ist nicht nur vom Verlauf der Implementierung, sondern auch von den Ergebnissen der neuen Lösung begeistert: "Der Jahresabschluss ist gut gelaufen, und die Qualität ist gestiegen; dank der eingebauten Kontrollen und Abgleiche sind wir sicher, dass die Dinge zusammenhängen." Auch die vierteljährliche Berichterstattung hat sich verbessert. "Wir haben jetzt einen besser verwalteten, geplanten Prozess für die Finanzberichte der Gruppe.
Der wichtigste Vorteil ist für ihn jedoch die Zeitersparnis: "Durch CCH Tagetik für die Konsolidierung kann ich mehr qualitative Dinge tun, anstatt Excel-Tabellen auszutauschen und abzustimmen. Ich habe jetzt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, wie zum Beispiel für Analysen. Dadurch ist meine Arbeit interessanter geworden."
Die Vorteile von CCH Tagetik noch besser nutzen
Ted sieht weitere Möglichkeiten, CCH Tagetik zu nutzen, um das weitere Wachstum von CreditAccess Asia zu unterstützen. "Häufigeres Reporting, zum Beispiel mit monatlichen Berichten. Wir konsolidieren derzeit nicht auf monatlicher Ebene; hauptsächlich werden qualitative Informationen über Excel berichtet. Der nächste Schritt ist, auch diese qualitativen Informationen, wie die Anzahl der Kunden und ähnliches, über CCH Tagetik zu berichten."
Er sieht auch Möglichkeiten im Zusammenhang mit dem jährlichen Prozess. "Wir können damit beginnen, Budgetierung und Planung hinzuzufügen, was jetzt noch fehlt. Und in Zukunft würde ich gerne den gesamten Prozess rund um den Jahresbericht weiter automatisieren, dann werden wir uns mehr in Richtung Disclosure Management bewegen."
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