Personalplanung in Echtzeit auf der Greenery

Komplexe Personalplanung

Die Personaleinsatzplanung im Distributionszentrum ist komplex. "Wir haben rund um die Uhr geöffnet, nicht nur für den Ein- und Ausgang, sondern auch für die Verpackung von Obst und Gemüse", erklärt Erwin in 't Veld von The Greenery den Grund für die Implementierung von Anaplan als Personaleinsatzplanungslösung. Das internationale Unternehmen hat 1.400 Mitarbeiter.

Vorhersage der Skalierung des Personals

The Greenery liefert zusammen mit zahlreichen Erzeugern und Lieferanten ein täglich frisches Sortiment an Gemüse, Obst und Pilzen an europäische Einzelhändler. Das Unternehmen ist in 60 Ländern tätig und befindet sich im Besitz der Genossenschaft Coforta, in der mehr als 500 Erzeuger zusammengeschlossen sind.

"Die Entlassung von Mitarbeitern ist besonders schwer vorherzusagen", fährt Erwin fort. "Denken Sie an Fragen wie 'Haben wir genug Personal?', 'Müssen wir Leute länger arbeiten lassen?', 'Müssen wir zusätzliche Arbeitskräfte bei der Zeitarbeitsfirma anfordern?' "

"Dafür muss man viele Informationen zusammenstellen, wofür Excel letztlich zu begrenzt ist."

Als Erwin mit Anaplan in Kontakt kommt, scheint es ihm eine interessante Lösung für die Personaleinsatzplanung zu sein. Ein Proof of Concept (PoC) zusammen mit Finext bestätigt dies: "Besonders der Echtzeit-Einblick in die benötigten Kapazitäten hat mich angesprochen. Der PoC verlief sehr positiv; nicht nur, weil wir sehen konnten, was Anaplan für uns tun kann, sondern auch wegen des Klicks mit den Beratern von Finext. Die Zusammenarbeit verlief für uns sehr gut."

Neben dem Echtzeit-Einblick ist die Benutzerfreundlichkeit von Anaplan ein weiterer wichtiger Faktor. "Anaplan eignet sich sehr gut für ein Co-Build- oder Coaching-Modell, bei dem die Mitarbeiter der Organisation viel selbst machen und daher in der Lage sind, die Lösung selbstständig zu pflegen", sagt Willem van Os, der als Finext-Berater eng in den PoC und die Implementierung von Anaplan eingebunden war.

Das ist eine große Motivation für Erwin: "Ich glaube fest daran, dass man diese Art von Kompetenzen in sein Team einbringen sollte. Dann kann man mehr aus den Daten herausholen. Außerdem kann man so datengesteuert arbeiten, ohne in Systemen festzustecken oder Verfahren mit der IT- oder Finanzabteilung einrichten zu müssen. Man kann selbst loslegen und die Ergebnisse sofort sehen.

Personaleinsatzplanung in Echtzeit pro Tag und pro Woche

Die Umsetzung beginnt mit der Einrichtung von zwei verschiedenen Arten von Plänen: eine Personalplanung pro Tag und eine Prognose pro Woche. Erwin: "Bevor wir die Investition in die neue Lösung tätigten, wollten wir wissen, wie schnell sich die Lizenzen amortisieren würden. Zu diesem Zweck haben wir eine Liste mit 13 Geschäftsfällen erstellt."

Der erste Geschäftsfall konzentriert sich auf die Planung des Arbeitsaufkommens während des Tages. "Mit der Tagesplanung können wir die Anzahl der benötigten Mitarbeiter sofort anpassen. So erhalten wir einen Einblick, wie es uns heute geht und ob wir Maßnahmen ergreifen müssen, um heute und morgen durchzukommen.

Der zweite Business Case dreht sich um einen Prognosebericht über das wöchentliche Arbeitsaufkommen. "Mit der Wochenprognose können wir das Arbeitsaufkommen der kommenden Woche genau vorhersagen", sagt Erwin. "Wir wollen nicht zu wenige Mitarbeiter haben, aber auch nicht zu viele."

Einsparung von Personalkosten

Eine derart detaillierte Planung klingt eher ungewöhnlich, ist aber für Unternehmen notwendig, in denen der Personalbedarf täglich oder sogar stündlich schwankt. "Wir arbeiten mit frischen Produkten, die plötzlich sehr gefragt sein können und deren Qualität sich in kurzer Zeit verschlechtern kann", erklärt Erwin. "Schnelligkeit und Flexibilität sind daher der Schlüssel zu unserem Geschäft."

Erwin ist von den Ergebnissen der Planungslösung überzeugt: "Wir haben einen besseren Einblick in unser Lager, was ansteht. Da wir dies nun in Echtzeit sehen können, können wir unsere Arbeitskräfte besser einsetzen. Mit dieser strafferen und besseren Planung können wir Einsparungen erzielen, indem wir gerade genug Arbeitskräfte einstellen."

Die neuen Zeitpläne bieten nicht nur mehr Einblick, sie sind auch viel einfacher zu erstellen.

"Wir sparen Zeit bei der Erstellung von Berichten und Zeitplänen, so dass wir viel häufiger planen können.

Grids in Anaplan importieren oder erstellen

Bei der Umsetzung der ersten beiden Pläne wurden bereits die nächsten Geschäftsfälle auf der Liste berücksichtigt. So wurde beispielsweise bewusst entschieden, zu diesem Zeitpunkt mehr Datenverbindungen mit dem Quellsystem herzustellen.

Eine weitere bewusste Entscheidung ist die Erstellung von Dienstplänen in Anaplan selbst. "Die Alternative ist, die Dienstpläne in Excel zu erstellen und sie dann in Anaplan zu importieren", erklärt Willem. "Die Planung direkt in Anaplan erfordert eine Umstellung von den Benutzern, spart ihnen aber gleichzeitig viel Zeit. Außerdem dient der Dienstplan dann als direkter Input für andere Berechnungen in Anaplan, so dass er die einzige Quelle der Wahrheit ist."

"Digital und agil sind tolle Begriffe und stehen auf der Wunschliste vieler Unternehmen, aber die große Frage ist, wie man das macht."

Datengesteuert und agil

Die Einführung der Plattform steht im Einklang mit der Strategie von The Greenery. "Wir möchten digitaler und agiler werden. Dieser Schritt passt gut dazu", sagt Erwin.

Doch der Wunsch nach einer Lösung für die Personaleinsatzplanung entstand von unten nach oben: "Digital und agil sind tolle Begriffe und stehen auf der Wunschliste vieler Unternehmen, aber die große Frage ist, wie man es macht", sagt Erwin. Die Herausforderungen rund um die agile Personaleinsatzplanung sind durchaus vorhanden. "Aus der Sicht der Lieferkette haben wir dieses Projekt von unten nach oben begonnen; es steht natürlich im Einklang mit der Strategie und trägt zur Agilität bei. Außerdem werden wir immer datengesteuerter. Wir hoffen, dass sich Anaplan nun wie ein Ölteppich ausbreitet und auch andere Abteilungen damit beginnen werden, es zu nutzen.

"Ich hatte im Vorfeld hohe Erwartungen, aber die sind definitiv erfüllt worden", sagte er.

Verknüpfung mit den Gittern

Neben der aktuellen Liste von 13 Punkten denkt Erwin bereits über weitere Schritte nach. "Ein logischer nächster Schritt ist die Verknüpfung zwischen dem HR-System und den Dienstplänen. Diese zukünftige Verbindung ist bereits vorhanden. Eine solche Verknüpfung ist sicherlich kein Ersatz für das HR-System, in dem die Mitarbeiter sich ein- und ausstempeln, aber sie bietet die Möglichkeit, die Dienstpläne mit dem Urlaub abzugleichen."

Aus den Folgeschritten zur breiteren Nutzung von Anaplan im Unternehmen dürften weitere Ideen folgen. "Ich hatte im Vorfeld hohe Erwartungen, die sich auch erfüllt haben", resümiert Erwin.