Wenn eine Tochtergesellschaft der Terberg-Gruppe mit der spanischen RosRoca-Gruppe fusioniert, steigt ihr Umsatz um 100 %. Dies erfordert größere Änderungen in den Berichtsströmen, zumal zwei verschiedene GAAP verwendet werden. Das Familienunternehmen möchte auch den Planungsprozess verbessern. Durch die Berichterstattung mit OneStream können all diese Änderungen schnell umgesetzt werden.
Die Fusion von Terberg Environmental mit der spanischen RosRoca-Gruppe macht die Terberg-Gruppe zu einem der größeren Akteure in Europa. "Durch die Übernahme haben wir unsere Größe verdoppelt", sagt Bart de Haas von der Terberg Gruppe. Der Umsatz steigt um etwa 100 % und die internationale Organisation wächst auf 2.500 Mitarbeiter. Auch die Zahl der Einheiten verdoppelt sich von 25 auf 50. Das Familienunternehmen ist unter anderem ein weltweiter Anbieter von Spezialfahrzeugen und Leasingfahrzeugen.
Mehrere GAAPs in einer Plattform
Die Auswirkungen dieser Übernahme auf die Finanzabteilung sind vielfältig. "Wir haben einen breiteren Informationsbedarf und wollten unsere Berichtsströme weiter professionalisieren", fährt Bart fort. "Außerdem berichten wir mit OneStream jetzt sowohl nach Dutch GAAP als auch nach UK GAAP." Der Grund dafür ist, dass die neue Terberg RosRoca Group ihren Sitz im Vereinigten Königreich hat. Das bedeutet, dass die Berichterstattung nach UK GAAP erfolgt, während die Terberg Gruppe nach Dutch GAAP berichtet.
Es wird eine einzigartige Lösung rund um das Reporting für die beiden unterschiedlichen GAAPs geschaffen. "Beide GAAPs werden innerhalb derselben Plattform erstellt", sagt Andreas Nederhoed, der an der Implementierung von OneStream von Finext beteiligt war. "Die Unternehmen laden die Daten auf einmal, und danach berichten wir auf zwei Arten."
Berichterstattung mit OneStream
Die Terberg-Gruppe möchte bei ihren Konsolidierungs- und Berichtsprozessen eine Vorreiterrolle einnehmen. So war das Familienunternehmen vor einigen Jahren die zweite Organisation in den Benelux-Ländern, die OneStream implementierte. "Beim Reporting mit OneStream merkt man, dass die Flexibilität der Plattform bei der Integration hilft", sagt Ivo Jansen von der Terberg Group. "Diese Flexibilität war ursprünglich auch einer der Gründe für die Wahl dieser Lösung." Weitere Gründe für die damalige Wahl waren Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit.
Das Familienunternehmen will noch viele weitere Schritte mit der Plattform unternehmen. "Wir nutzen derzeit nur 20 % der Möglichkeiten von OneStream", sagt Bart. Grund genug, eine Folgeimplementierung zu starten. "OneStream kann viel mehr als das, wofür wir es ursprünglich gekauft haben, zum Beispiel um Querschnitte und Berichtsanforderungen zu erstellen", sagt Ivo. "Jetzt, da wir das Potenzial von OneStream kennen, können wir es noch besser einrichten."
"Jetzt, da wir das Potenzial von OneStream kennen, können wir es noch besser einrichten."
Fortlaufende Prognose
Einer der nächsten Schritte ist die Einrichtung des Planungsprozesses. "Wir wollen den Planungsprozess effizienter gestalten", sagt Bart. "Letztes Jahr haben wir drei Monate damit verbracht, die Budgets zu sammeln, sie in OneStream einzugeben und sauber wieder herauszugeben." "OneStream kann diesen Prozess sehr gut unterstützen", sagt Maaike Brouwer von Finext. "Wir haben es jetzt so eingerichtet, dass die Benutzer die Daten nicht mehr in Tabellenkalkulationen eingeben, sondern direkt in OneStream."
Bart ist ein großer Befürworter einer rollierenden Prognose. "Während der Haushaltsrunde im September sind alle sehr beschäftigt, aber ich möchte, dass die Organisation kontinuierlich in die Zukunft blickt. Wenn man im Juni eine 18-Monats-Prognose erstellt, hat man eigentlich schon die erste Version des Budgets. Dann kann sich das Management bereits damit befassen. Das Feedback des Managements, z. B. weniger Kosten oder mehr Einnahmen, kann dann in die nächste Prognose einfließen. Auf diese Weise wird die Vorhersage jeden Monat überprüft und wird dadurch immer genauer. Dies erfordert jedoch noch einen Mentalitätswandel innerhalb der Organisation. "Diese Denkweise entspricht noch nicht dem, was die Controller gewohnt sind", sagt Ivo. "In OneStream ist alles möglich, aber die Leute müssen mitmachen", stimmt Bart zu. "Man will verhindern, dass die Leute denken, es sei eine Blackbox."
Professionalisierungskampf dankder Berichterstattung mit OneStream
Auch in der internen Organisation entwickelt sich die Terberg-Gruppe rasch weiter. "Wir sind dabei, die Organisation zu professionalisieren. Das hat mit einem größeren Veränderungsprozess zu tun: Wie wollen wir die Organisation führen, nachdem wir größer geworden sind? "George Terberg leitet das Unternehmen bereits seit 37 Jahren. Früher hatte er so viel Gespür für das Geschäft, dass er die Zahlen nicht brauchte, um zu wissen, ob die Dinge gut liefen. Aber die Organisation ist größer geworden, und er distanziert sich immer mehr. Der Vorstand braucht mehr Informationen".
Gleichzeitig kommt auch der Informationsbedarf des Unternehmens ins Spiel. "Jede Komponente hat viel Freiheit; Unternehmertum steht an erster Stelle. Weil OneStream so flexibel ist, hoffen wir, dass wir schnell auf Informationsanfragen reagieren können. Der Wert eines solchen Softwarepakets kommt dann stark zur Geltung", erklärt Bart. Mit der Dashboarding-Funktion in OneStream machen sie diese Informationen aufschlussreich.
"Es ist besser, es einfach zu halten. Dann ist es leichter zu verstehen, effizienter und einfacher auszutauschen."
Wünsche abwägen
Bei der Umsetzung aller Anforderungen ist es nach Ansicht von Bart und Ivo wichtig, den Zweck der Änderungen im Auge zu behalten. Bart: "Man muss sich immer fragen, wozu man sie braucht." Ein Beispiel dafür ist das Spannungsverhältnis zwischen der Berichterstattung an die Gruppe und den lokalen Rechenschaftspflichten. "Die Länder müssen der Gruppe 12 Mal im Jahr Bericht erstatten. Das sollte führend sein im Vergleich zu den lokalen Rechenschaftspflichten, denen die lokale Organisation nur einmal im Jahr Rechenschaft ablegen muss."
"Wenn man all die Möglichkeiten des Pakets sieht, ist man zunächst versucht, es zu komplex zu gestalten", sagt Ivo. "Es ist besser, es einfach zu halten. Dann ist es leichter zu verstehen, effizienter und einfacher auszutauschen."
