Hunkemöller wächst schnell; es gibt jetzt über 900 Geschäfte und jedes Jahr kommen weitere Geschäfte und Länder hinzu. Dieses ehrgeizige Wachstum erfordert eine andere Performance-Management-Lösung. Mit der Umstellung auf OneStream werden die Reporting-Prozesse automatisiert, so dass die KPIs pro Filiale schnell und zuverlässig zur Verfügung stehen.
"Wir wollen nicht so sehr mehr Informationen pro Filiale, sondern eher schnellere Informationen, damit wir schneller handeln können", erklärt Hanno van Vuren, Financial Controller bei Hunkemöller, den Grund für den Wechsel zu OneStream, um Einblick in die Ergebnisse pro Filiale zu erhalten.
Mehr automatisieren
Das bestehende System musste ersetzt werden. "Unser vorheriges System war veraltet. Es stürzte häufig ab, wurde nicht mehr unterstützt und entsprach nicht mehr unseren Anforderungen an die Bereitstellung von Informationen", so Hanno weiter.
"Wir wollten die Managementinformationen stärker automatisieren, sie stabiler machen und einen schnelleren Einblick in unsere (Vor-)Finanzen erhalten."
Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit sind wichtige Ziele. "Vorher hatten wir viel manuelle Arbeit, die zeitaufwändig war. Außerdem geht man ein Geschäftsrisiko ein, wenn das System nicht mehr unterstützt wird; wir wollen in der Lage sein, Geschäftsinformationen schnell und genau abzurufen." Auch die Übernahme durch eine Private-Equity-Gesellschaft ist ein Faktor. Hanno: "Das erfordert mehr Berichte und mehr Querschnitte."
Berichterstattung aus einer einzigen Quelle
Das internationale Einzelhandelsunternehmen hat sich für OneStream entschieden. "Wir haben uns für OneStream entschieden, weil es sich um eine Plattformanwendung und nicht um eine modulare Anwendung handelt. Wenn wir in Zukunft zusätzliche Berichtsprozesse, wie z. B. die strategische Planung, hinzufügen wollen, fällt dies unter dieselbe Lizenz. Außerdem stammen die Zahlen dann aus einer Quelle, so dass wir die Daten nicht neu aufbauen müssen", sagt Hanno.
Auch die Wartung spielt bei der Wahl eine Rolle. Hanno: "OneStream basiert auf moderner Technologie, und es erscheinen regelmäßig Updates. Die Wartung ist einfach. Das hat sich in der Praxis bereits bewährt, ein Update ist innerhalb von zwei Stunden eingeplant und erledigt. Außerdem führen wir den größten Teil der Wartung selbst durch."
Die Dynamik des Einzelhandels
Der Einzelhandel ist eine Branche mit einer eigenen Dynamik, so auch bei Hunkemöller. Das ist einer der Gründe für die Wahl von Finext als Implementierungspartner. "Finext hat eine Menge Erfahrung im Einzelhandel", sagt Hanno. "Das ist wichtig, weil sie unsere 'Sprache' sprechen. Typische Einzelhandelsbegriffe wie 'like for like' und 'in growth', aber auch unterschiedliche Vertriebskanäle wie Shop in Shop, Franchise und E-Commerce können sie daher sehr gut erfassen."
Neben der Erfahrung im Einzelhandel gibt es zwei weitere Gründe, sich für Finext zu entscheiden. Hanno: "Sie hatten bereits Erfahrung mit OneStream-Implementierungen und sind einer der größten Implementierungspartner in Europa. Außerdem haben sie eine große Gruppe von Beratern, die Unterstützung leisten können; man ist nicht von einer oder zwei Personen abhängig."
Reporting mit OneStream liefert schnelle Ergebnisse pro Filiale
Die neuen Berichte sind sehr detailliert, insbesondere die Berichte über die Filialen. "Für jede der über 900 Filialen gibt es eine Gewinn- und Verlustrechnung. Außerdem kann man alle Filialen 'like for like' vergleichen, unter Berücksichtigung des Alters der Filialen und nach Filialtyp", sagt Rob Visser, der als Finext-Berater eng in die Berichte von Hunkemöller eingebunden ist. "Jedes Hauptbuchkonto wird in die Plattform übersetzt." |Solche Details sind eine bewusste Entscheidung. Hanno: "Bei den Filialen wollen wir so viel wie möglich benchmarken; wie geht es dieser Filiale im Vergleich zu einer durchschnittlichen Filiale im gleichen Sortiment. Wir unterscheiden verschiedene Vertriebskanäle, von denen wir verschiedene Querschnitte sehen wollen."
Kritisch gegenüber der Datenmenge
Die Wahl vieler Details hat eine Bedeutung für die Gestaltung der Lösung. Bei der Implementierung wurde dies daher immer kritisch betrachtet. "Zum Beispiel gibt es Einblicke in die Marge und den Umsatz pro Produktkategorie auf Filialebene", erklärt Rob. "Auch das ist hier möglich, weil die Daten in den Quellsystemen gut aufgehoben sind." Auch die Übertragung der Historie wurde berücksichtigt. "Wir haben gemeinsam überlegt, wie viel Historie wir brauchen, wie detailliert sie sein soll und welche Bilanzspezifikationen wir brauchen", sagt Hanno. "Man muss sorgfältig abwägen, wofür man es braucht, und darf vor allem nicht etwas nur um des Machens willen machen."
"Es stellt eine Verlagerung in der Finanzabteilung dar: von der Erstellung von Berichten zu deren Analyse.
Auch in Zukunft will das Unternehmen kritisch mit der Datenmenge umgehen. "Zusätzlich zu den mehr als 900 bestehenden Filialen eröffnen wir jedes Jahr weitere 80 Filialen", sagt Hanno. "Wir müssen uns genau überlegen, wie wir das im Detail aufstellen wollen. Nehmen Sie Personalkosten und Mietkosten, ist da wirklich so viel Detail notwendig? Jetzt haben wir das teilweise gelöst, indem wir mit Knoten arbeiten, in denen verschiedene Kostenarten zu Hauptkostenarten zusammengefasst werden."
Effiziente Berichte bieten einen schnelleren Einblick in die Ergebnisse pro Geschäft
Hanno ist von den Ergebnissen der Umstellung auf OneStream begeistert. "Der Abschlussprozess wurde erheblich beschleunigt. Was in das System eingeht, wird automatisch abgeglichen und hat dieselbe Quelle. Das macht die Verwaltung einfacher; die Berichte sind sofort verfügbar und man muss nichts mehr manuell zählen. Auf Knopfdruck steht das Management-Reporting bereit, und zwar in jeder gewünschten Dimension."
Auch die Nutzer in der Finanzabteilung sind positiv gestimmt. "Die Controller sind sehr zufrieden", sagt Hanno. "Es gibt in der Abteilung eine Verlagerung von der Erstellung der Berichte zur Analyse der Berichte, und das ist eine anspruchsvollere Arbeit."
